Správa podnikového obsahu: Co nabízí ECM? (2.)

Dokončení včerejšího článku…

S bezpečností souvisí i podřízení legálním požadavkům, podnikovým zásadám a postupům a povinné auditování všech aktivit. Například pro ECM ImageNow firmy Perceptive je bezpečnost na úrovni autentizace zajištěna využitím externích zdrojů z uživatelské infrastruktury včetně LDAP. Další složkou bezpečnosti je autorizace, ověření, že uživatel je registrován v ImageNow a jeho privilegia vyhovují pro zamýšlenou seanci. Všechny objekty jsou zajištěny digitálními signaturami, které ověřují autenticitu uživatele, datovou integritu, důvěrnost dat a zamezují pozdějšímu popření přístupu uživatelem. U důvěrných dat lze uživateli zpřístupnit jen část dokumentu nebo i obrazu (až do pixelové úrovně) podle jeho privilegií nebo uvážení nadřízeného. Jakýkoliv pohyb dat probíhá vždy po zabezpečené šifrované trase (SSL/HTTPS). Pro všechny aktivity lze nadefinovat flexibilní schémata pro audit.

Podobně Alfresco Records Management zajišťuje správu záznamů, jejich uchování a podřízení legálním a podnikovým pravidlům a procedurám. Brání neautorizovanému přístupu k dokumentům, systémům a přidruženým záznamům. Zabezpečuje shodu se všemi platnými legálními a regulačními požadavky. Pracuje s webovým rozhraním se standardem CIFS (Common Internet File System) nebo e-mailovou aplikací, kompatibilní s IMAP, s podporou přetahování poštovních zpráv myší.

Nejen textové formáty
Jak už bylo zmíněno, v ECM se neukládají jen textové dokumenty. Významnou částí jsou třeba obrázky. Patří sem i oskenované papírové dokumenty, technické a provozní výkresy, různá grafická schémata a podobně. Velké systémy ECM umožňují skenování nejen lokálně, ale i vzdáleně, případně i v dávkách. Příkladem takového systému je řešení firmy Fabasoft. Fabasoft FOLIO Enterprise je software pro komplexní správu obsahu. Pracuje s webovým rozhraním na straně účastníků (AJAX) a grafickou prací (přetahování myší, náhledy) a zpracováním obsahu nezávisle na jeho zdrojovém formátu (převod na PDF). S dokumenty se v něm zachází jako s objekty (wordový objekt, excelový objekt). K archivaci se využívá MS Office SharePoint Server. E-maily se importují do úložiště z e-mailových serverů a ukládají se podle pravidel e-mailové archivace. Archivuje se také ze SAPu (až 1 000 000 dokumentů za hodinu). Pro skenování a zobrazování dokumentů se využívá produkt Kofax Capture.

Obsah se může získávat i z webu, jak ukazuje příklad řešení firmy Laserfiche. Zpracování obrazů zahrnuje skenování a import z webu (podpora TWAIN, ISIS a Kofax). Elektronické dokumenty lze archivovat jako obrazy, popřípadě konvertovat na formát TIFF. Podobně i v ECM firmy Newgen  lze dokumenty získat z mnoha zdrojů, jako HTTP nebo FTP, e-mail, fax. Skenování je buď lokální, nebo distribuované, přímé, nebo v dávkách.

Bohatost možného obsahu ilustrují výňatky z vlastností ECM některých firem. Objective Foundation lze použít pro skoro všechny objektové typy, jako texty, tabulky, prezentační software, výkresy, obrázky, vývojové diagramy, databáze, e-maily, audio, video a CAD aplikace. Perceptive Document Imaging se používá pro všechna nestrukturovaná data – e-mail, elektronické soubory, multimedia, XML a další. Uživatelé mohou získat, indexovat, zpracovat a mít přístup k téměř neomezenému množství obsahu libovolného typu. Distribuované získávání umožňuje snímání dokumentů z libovolného zařízení na jakémkoli místě. Automatický import zpracovává e-mail, fax a soubory na síti. Vyspělé zpracování zahrnuje čárový kód, OCR/ICR a další. V ECM firmy SpringCM lze posílat obsah přímo z rychlých skenerů na automatické zpracování, přijímat a migrovat dokumenty přes FTP nebo SFTP se zachováním původních atributů (indexová data a metadata), tisknout do SpringCM z libovolných aplikací podporujících tisk, skenovat do SpringCM z libovolného TWAIN-kompatibilního skeneru, pojmenovávat a kategorizovat dokumenty při skenování a ukládat je do specifikovaných složek na SpringCM, skenovat s použitím OCR softwaru pro převod faxů a obrázků na textové dokumenty.

Posledním typem obsahu je informace získaná z on-line formulářů. Příkladem je řešení firmy Perceptive, jejíž produkt eForms doplňuje získávání obsahu. Umožňuje on-line vstup a sběr dat v elektronických formulářích dostupných z webu a portálů. Navíc lze vkládat samočinně data z jiných zdrojů. Informaci lze elektronicky validovat a opravovat. Formuláře mohou být předdefinované nebo uživatelsky vytvořené.

Webový obsah
Některé firmy do obsahu zahrnují i webový obsah a nabízejí jeho správu jako třeba firma Day Software. Její Web Content Management umožňuje kontextovou tvorbu webových stránek metodou drag-and-drop (přetahováním) včetně tvorby textu a editace digitálních médií. Využívá k tomu rozhraní CIFS a WebDAV. Pro podpůrné aktivity lze použít libovolnou desktopovou aplikaci, např. MS Word. Webové stránky mohou obsahovat i tabulky a grafy z desktopových aplikací. Při tvorbě stránek je možné vyhledávat v dokumentech, webových stránkách a v digitálních médiích. Prohledávat se dají všechna úložiště od CRX po SharePoint. Klientský JavaScript dovoluje tvořit dynamické a interaktivní weby.

Velké týmy mohou u produktu Alfresco přispívat buď přes webové formuláře, nebo přes sdílený disk s použitím libovolného lokálního nástroje. Uživatelé a skupiny mají náhled a ověření pro své změny pomocí osobního zobrazení aktualizací webových serverů. Alfresco Surf je malá webová aplikace pro vkládání a prezentaci. Využívá Yahoo! UI, Adobe Flex  nebo jinou aplikaci na straně klienta. Podporuje mnohovrstvou architekturu tvorby stránek. Uživatelé mají možnost tvořit webové doplňky s pomocí JavaScriptu a Freemarkeru, doplňky lze kombinovat přes URL. Architektura používá J2EE, na straně klientů není třeba nic instalovat. K dispozici je rozhraní pro CIFS, WebDAV a FTP, umožňující snadný přístup. Je také možné použít integrované převodní služby, Office na ODF/PDF, PowerPoint na Flash. Zabezpečení je na úrovni uživatelů s použitím skupin a rolí. Jednotné přihlašování do systému používá NTLM nebo LDAP.

Někdy je správa webového obsahu rozšířená a prolíná se s jinými složkami ECM jako u ECM Documentum firmy EMC. Documentum eRoom je webové místo pro spolupráci vzdálených týmů s uživatelsky definovanými pracovními plochami, integrovaným komunikátorem IM, plánováním a řízením projektu (Ganttovy diagramy), vyhledáváním, řízením verzování a integrací s MS Office a MS Outlook a webovými portály, jako MS SharePoint a BEA WebLogic. Documentum Webtop je rozhraní pro webový přístup k úložišti Documentum a jeho správě obsahu. Je určen pro uživatele, kteří upřednostňují klikání jako hlavní operaci.

Integrace a kompatibilita
Důležitým prvkem systému ECM je integrace s jinými softwarovými systémy. Nejvíce se nabízí integrace s Microsoft Office, častým případem je plná nebo částečná integrace s MS SharePointem nebo MS SharePoint Serverem pro účely auditu s Microsoft WWF (Windows Workflow Foundation). Existují i případy integrace s Lotus Notes, SAP a produkty Oracle.

Mobilní přístup
Zatím nepříliš rozšířenou novinkou je možnost práce vzdálených uživatelů přes mobilní zařízení jako BlackBerry anebo chytré telefony jako iPhone. Rychlý nástup těchto zařízení si ale určitě rozšíření systémů ECM o přístup k nim vynutí.