Test: Ekonomické systémy, které vás vyvedou z krize (2.)

Dokončení včerejšího článku…

Pohoda 2010
Ekonomický a informační systém společnosti Stormware je v současnosti nabízen již v několika verzích. My jsme se v našem testu zaměřili na balík Pohoda 2010, nicméně náročnější uživatelé mohou sáhnout po variantě Pohoda SQL se srovnatelnou funkčností, ale větší škálovatelností díky použití architektury klient-server a plnohodnotné SQL databáze, nebo Pohoda E1. Ta už je výrobcem charakterizována jako program na pomezí ekonomického a ERP systému, neboť jde dále i ve funkční oblasti (pokročilá definice přístupových práv, přizpůsobitelnost podle požadavků uživatelů včetně možnosti přidávat do jednotlivých agend nová pole, vytvářet vlastní agendy apod., výrazně vylepšená oblast skladového hospodářství atd.). Výrobce přitom nabízí také hostovanou on-line variantu Pohody pro přístup odkudkoliv.

Základní ekonomický a účetní systém Pohoda 2010 je dodáván v několika tradičních baleních počínaje Mini a konče verzí Komplet. K dispozici je i síťová verze nebo speciální edice Look pro prohlížení, kontrolu a tisk dat a dokladů je pak speciálně určena pro klienty účetních firem. Základní moduly dodávanými v různých kombinacích v rámci základních verzí jsou Adresář, Daňová evidence/Účetnictví, Fakturace, Sklady, Mzdy, Jízdy a Majetek plus funkcionalita pro oblast financí (pokladna, banka) a homebanking (příkazy, import výpisů), zpracování daně (DPH, daň z příjmů) a objednávek. Dále můžete počítat také s podporou výkazů Intrastat, internetových obchodů (čtyři řešení), pokladního softwaru a hardwaru.

Také Pohoda nabízí pohodlnou práci s kontakty včetně automatického doplňování adres do dokladů podle prvních písmen. V Adresáři najdete také položku Kredit, což je maximální tolerovaná výše pohledávek pro daného klienta – při vložení adresy do vydané faktury či přijaté objednávky pak systém ihned kontroluje, zda nedošlo k jeho překročení.

Pohoda je schopna komunikovat také se systémy ARES a VIES. Propojení s ARES umožňuje při vytváření nového záznamu v Adresáři podle IČ vyplnit také celou adresu subjektu, nebo ověřovat příslušnost IČ a stávající adresy. Průvodce pro ověření IČ v IS ARES umí porovnat také adresu uloženou v programu a v ARES.

Program umožňuje ruční zaúčtování dokladů i automatické předvyplnění nejpoužívanějších předkontací nebo odložení zaúčtování, pokud uživatel neví, jakou předkontaci vybrat. Po zaúčtování se doklad přenese do účetního deníku bez nutnosti dalších zásahů. Tady lze se zaúčtovanými doklady dále přehledně a snadno pracovat i provádět opravy zaúčtování.

Mnoho zjednodušení přinášejí funkce fakturace, kde lze u vydaných faktur pracovat se šablonami či snadno spustit hromadnou operaci pro skupinu uživatelů, zatímco přijaté faktury vytvářet přímo z objednávek či příjemek nebo s využitím čtečky čárových kódů a snadno kontrolovat, zda nedošlo k vícenásobnému splácení. Při stornování je vytvořen i příslušný doklad a automaticky vyrovnáno saldo a při dobropisování je automaticky vystaven vzájemný zápočet.

Modul Sklad podporuje účtování metodou A i B, umožňuje vedení libovolného počtu skladů (s omezením přístupových práv až na jednotlivé sklady) a k ocenění zásob používá metodu váženého aritmetického průměru, kdy vedlejší náklady rozpočítává na základě podílu cen zásob v dané dodávce. Na dobré úrovni je také práce s cizími měnami včetně toho, že například do zahraničního příkazu k úhradě můžete zadávat částky v domácí měně.

Solidní nabídka tiskových sestav včetně grafů je dostatečně široká a pokrývá všechny běžné potřeby zaměstnanců na operativních či vedoucích funkcích. Zahrnuje například přehledy denních tržeb, měsíčních fakturací, fakturací dle středisek, činností a zakázek nebo přehled dodavatelů a odběratelů s uvedením celkových vyfakturovaných částek nebo podle jednotlivých dodávek.

V aktuální verzi Pohoda podporuje formát ISDOC, který standardizuje elektronickou fakturaci v českém prostředí tak, aby bylo možné posílat elektronické faktury mezi ekonomickými systémy různých výrobců – to zjednodušuje komunikaci nejen mezi firmami, ale také mezi nimi a institucemi státní správy. S tím souvisí i možnost elektronického podepisování dokladů a ověřování podpisu. Například při zpracování vydaných faktur stačí kliknout na Záznam/Export do ISDOC a v příslušném průvodci vybrat certifikát k podpisu. Připojíte-li další přílohy, jsou soubory zabaleny do jednoho souboru ZIP. Import můžete provést volbou Soubor/Datová komunikace/Import z ISDOC.

Výrobce navíc nabízí ke stažení i ISDOC Reader, který je součástí instalace programu, kde slouží k otevření souborů i následný import do Pohody, ale jako samostatný nástroj umožní prohlížení souborů v tomto formátu i na jakémkoliv jiném počítači.

Počítat můžete také s možností zpracování čárových kódů, a to včetně možnosti nastavit automatickou kontrolu a zamezení duplicit čárových kódů u více skladových zásob. Díky podpoře XML lze importovat například seznam zakázek do systému nebo skladových položek do dokladů (včetně možnosti editace). Pohoda 2010 je ucelený ekonomický systém s dobrou úrovní funkcionality a intuitivním ovládáním, který je schopen pokrýt všechny potřeby většiny menších firem.

WinStrom FlexiBee
Ekonomický systém WinStrom FlexiBee sice přináší zavedení nového označení, ale v podstatě jde o další vývojový stupeň programu společnosti WinStrom, který je aktuálně dostupný ve verzi 10.9.0.3. Je určený pro menší firmy, jež chtějí vést podvojné účetnictví, i podnikatele, kterým postačuje daňová evidence, dovoluje však zpracovávat i agendy více firem současně.

Za zásadní diferenciátor proti většině konkurenčních aplikací tohoto typu můžeme považovat to, že kromě Windows je dostupný pro operační platformy Linux a Mac OS. Systém je navíc kromě češtiny lokalizován i do slovenštiny, angličtiny a němčiny, z hlediska legislativy podporuje českou a slovenskou. Výrobce poskytuje sedm základní typů balíků a dvě specializovaná řešení pro účetní firmy či firmy s větším počtem zaměstnanců.

Rozhraní programu zaujme na první pohled svým zajímavým grafickým ztvárněním, kromě toho se ale vyznačuje také specifickým členění funkčních bloků. Ty nesou označení Obchodní partneři (tedy adresář), Zboží, Prodej, Nákup, Peníze, Majetek, Mzdy a Účetnictví. I přes odklon od běžně používané terminologie označování a členění modulů však práce v programu neztrácí na logice a přehlednosti. Celkově se nám rozhraní jevilo velmi intuitivní a uživatelsky přívětivé. Můžete počítat s dobrou provázaností souvisejících dokladů a číselníků či podporou práce se šablonami pro rychlé vytváření podobných dokladů.

Adresář umožňuje evidovat veškeré běžné informace a dovoluje pracovat s tzv. skupinami firem, pro něž lze například zadat způsob účtování atd. Modul Zboží umožňuje práci s ceníkem a správu skladu metodou A i B s využitím průměrných cen nebo FIFO. Pokročilé funkce ceníku dovolují definovat také úrovně cenových hladin pro různé typy partnerů, slevy nebo akce. Zajímavostí je možnost dělení zboží do skupin opět s příslušným způsobem účtování či lokalizace skladových karet podle polic a regálů, dále rezervace, nastavení šarže a expirace, evidence výrobních čísel  nebo podpora čteček čárového kódu.

V rámci modulů Nákup a Prodej si můžete definovat také typy faktur a dalších dokladů (podporují i možnost zamykání a schvalování) nebo příkazy k úhradě. Sekce Peníze dovoluje snadné párování dokladů banky nebo pokladny podle variabilního symbolu. Program hlídá účetní vazby, takže zamezuje „rozbití“ účetního salda.

Mezi zajímavé vlastnosti patří také podpora formátu elektronických faktur ISDOC – faktury lze do něj exportovat, nebo z něj importovat, stejně jako vydané faktury přímo odesílat e-mailem pouhým stiskem ikony obálky v kartě, kterým se otevře defaultní poštovní klient. Doklady mohou mít formát ISDOC či ISDOCX, což je komprimovaný soubor s přílohami (k prohlížení je možné využít bezplatný ISDOC Reader stažený z www.isdoc.org). Kromě toho lze faktury elektronicky odesílat ve formátu PDF – ať přitom použijete kterýkoliv, můžete jej také elektronicky podepsat.

Záznamy můžete evidovat podle střediska, zakázky či tzv. štítků, které lze nadefinovat a záznamům přiřadit pro snazší filtrování. Dobré jsou i možnosti vyhledávání a filtrování. Jestliže na kterékoliv pozici v tabulce začnete psát, automaticky budete přesunuti na položku odpovídající zadaným počátečním písmenům. Dále můžete použít řazení tabulky podle více sloupců nebo pokročilý filtr či možnost předdefinovaných filtrů pro časté operace s tabulkami. Nabídka tiskových výstupů byla s ohledem na zaměření programu dostatečná a podporován je např. i export do Excelu. Při tisku si také můžete zvolit jazyk – i v české lokalizaci programu tak můžete přímo tisknout například do angličtiny.

K důležitým vlastnostem tohoto systému, které konkurenti z této kategorie většinou běžně nenabízejí, patří zejména možnost vzdáleného přístupu odkudkoliv přes internet - on-line verzi FlexiBee je přitom možné hostovat buďto na vlastním firemním serveru nebo přímo u výrobce. V principu je třeba nejprve nasadit centrální FlexiBee Server a na straně klienta pak můžete využít buď tlustého klienta FlexiBee (což je vlastně tatáž aplikace, jako základní verze programu), nebo přístup přes prohlížeč. Při nasazení na vlastním hardwaru je třeba zvolit síťovou instalaci a jeden z počítačů určit jako server. Mobilní přístup přes prohlížeč je vhodný pro prohlížení dat a zadávání základních údajů do adresáře, faktur či ceníků z libovolného místa a počítače.

On-line variantu provozu jsme si pro usnadnění vyzkoušeli na instalaci hostované u výrobce, na níž jsme se mohli přesvědčit, že nedocházelo k žádným problémům a program neměl problém komunikovat ani při pomalejším připojení. FlexiBee online přitom poskytuje internetový přístup bez potřeby složitější synchronizace účetnictví v pobočkách atd.

FlexiBee podporuje také import a export XML, který je využitelný pro přenos dat mezi instalacemi programu, nebo pro napojení aplikací třetích stran na něj pomocí otevřeného rozhraní WinStrom REST (Representational State Transfer) API. Toto rozhraní ale můžete využít třeba jen pro zpřístupnění splatnosti faktur v kalendáři, jeho bližší popis je k dispozici ve vývojářské sekci webu výrobce.

Intuitivní rozhraní, podpora on-line režimu či operačních platforem patří k vlastnostem, které z tohoto systému činí velmi zajímavou volbu. Možná v některých směrech nenabídne flexibilitu či pokročilé nástroje, jako některé jiné programy, ale nabízí vše podstatné v kombinaci s velmi snadným a rychlým ovládáním.