Výběr adekvátního systému tohoto typu, byť se vesměs jedná o relativně jednoduché produkty „krabicové“ kategorie, je vždy rozhodnutím, kterému by mělo předcházet důkladné zhodnocení potřeb a požadavků vaší firmy. I přesto, že tyto aplikace nejdou ve svých možnostech konfigurace a funkcionality tak daleko, jako velká ERP, bude mít jeho instalace a použití na provoz společnosti, resp. jeho efektivitu nemalý vliv.
Do dnešního testu ekonomických systémů pro malé a střední firmy jsme zařadili aktuální verze programů několika předních lokálních výrobců – konkrétně se podíváme na aplikace firem Cígler Software, PCS Software a Stormware, a na flexibilní ERP společnosti Altus.
Obecně můžeme říci, že všechny zde popisované ekonomické systémy mají své nesporné klady a promítají se v nich nejen mnohaleté zkušenosti jejich výrobců z oboru, ale také požadavky dosavadních zákazníků, na jejichž reálné potřeby mnohé z funkčních upgradů v průběhu doby vývoje aplikace postupně reagovaly. Rozšířeným je mezi zákazníky tohoto typu softwaru přístup spočívající ve výběru čistě podle ceny, který je v segmentu menších firem pochopitelný, ne vždy ale nejvhodnější. Rozhodně je vhodné zvážit, zda potenciálně uspořené prostředky nevyváží a v relativně krátkém časovém horizontu i nepřeváží přínosy dostupné za příplatek. Odlišná je u jednotlivých výrobců také jejich cenová politika, již je dobré vzít v potaz.
Je dobré se mít na pozoru před ukvapeným hodnocením ve stylu „počet modulů vs. cena“, neboť o skutečném rozsahu funkcí a možností to nemusí mít dostatečnou vypovídací schopnost. Zde více napoví instalace bezplatné či demoverze. Nezapomeňte, že pořizovací cena tvoří v dlouhodobějším pohledu jen část nákladů, -neboť neustálé legislativní změny si vynucují platit v následujících letech za služby aktualizace či podpory.
Aconto Corporate
Ekonomický systém Aconto, jehož výrobcem je firma PCS Software, dospěl za poslední rok do verze 2.82. Nejvyšší Aconto Corporate v podstatě představuje plně funkční systém bez jakýchkoliv omezení, zatímco Aconto MSP je levnější, položkově omezená varianta a samozřejmě si můžete stáhnout i bezplatnou verzi. Klasická modulární koncepce dovoluje koupit si příslušný počet licencí jen na ty moduly, jež skutečně potřebujete (počet licencí na různé moduly se může pochopitelně lišit), což poskytuje velmi dobrou flexibilitu z hlediska ceny. K dispozici jsou navíc zvýhodněné balíčky jako Živnostník, Prodejna, Corporate Účetní základ či Corporate Business, jež nabízejí některé typické skladby modulů, jež budou mnohým zákazníkům bez dalších požadavků plně vyhovovat.
K základním modulům patří Evidence, která tvoří základ celého systému, Podvojné účetnictví, Daňová evidence příjmů a výdajů, Sklad, Evidence majetku, Prodejní kasa (registrační pokladna), Mzdy a Správce. Veškeré doklady jsou pak členěny podle střediska, zakázky a akce, což je užitečné pro různé druhy přehledů a výkazů. Členění dle akcí lze využít například i pro rozlišení podle dealerů a podle střediska lze pak členit například i mzdy. Byť základní výčet na první pohled neobsahuje množství specializovaných modulů, jakými se chlubí někteří z konkurentů (a v jejichž rámci jsou často beztak nabízeny jen jednoduché základní funkce), v oblasti evidence, účetnictví, skladů a zpracování ekonomických agend je systém Aconto velmi pružný a v mnoha směrech lépe vybavený po stránce funkčnosti i možností využití než mnohé z jiných „krabicových“ ekonomických programů. V uvedených modulech jsou přítomny také některé analytické funkce či automatizační a kontrolní mechanizmy pro účetnictví, které možnosti systému posouvají na vyšší úroveň.
Mezi funkčními aktualizacemi jsou nejen ty vynucené legislativou, ale i značné množství drobných, ale praktických úprav a doplňků ve všech modulech – týkají se například účetního párování, importů bankovních výpisů, ceníku, který dovoluje dynamické procentuální dopočty navýšení cen pro až devět různých cen u každé položky atd. Již loni výrobce doplnil funkcionalitu pro rezervaci zboží a sledování objednávek v modulu Sklad, kterou se povedlo ještě dále optimalizovat a doladit. V Přehledu skladových karet je k dispozici zobrazení rezervací a objednávek a přehled nevyřízených objednávek a pracovat můžete s evidencemi pro rezervaci zboží, poptávky a zpracování objednávek, zatímco mezi podklady přibyl číselník dodavatelů.
V principu zůstává zachován dosavadní styl práce, což je v zásadě dobře nejen pro stávající zákazníky. Na první pohled poněkud strohé rozhraní se oproti minulosti nezměnilo, ale pod povrchem se skrývají poměrně široké možnosti nastavení podle potřeb firmy či jednotlivých pracovníků. Můžete si nastavit vzhled, neboli formát řádků, a to zvlášť pro zobrazení na displeji i tisk – formátů si lze uložit více a posléze mezi nimi dle potřeby přepínat. V rámci toho samozřejmě nechybí možnost určit, které sloupce mají a nemají být zobrazeny, záznamy jsou odlišeny barevně a je zobrazován strav jejich zpracování. Důraz je kladen také na možnost rychlého ovládání prostřednictvím klávesových zkratek.
Systém podporuje vzdálený přístup a přenos dat z poboček do prvotní evidence či do podvojného účetnictví, což uvítají například i účetní firmy a k dispozici jsou i externí programy pro import z CSV souborů. Pružné jsou i možnosti exportu nebo kopírování řádků do Excelu i Open-Office a pro automatický tisk faktur v cizím jazyce si můžete nadefinovat vlastní slovník pro automatický překlad položek faktury.
K praktickým nástrojům patří například funkce Informace o zákazníkovi, umožňující rychlé vyhledání dat k subjektu, s jehož zástupcem zaměstnanec například právě telefonicky hovoří, a to včetně tzv. Přehledu dokladů ke kódu adresy, který umožňuje rychle zjistit, zda má zákazník například zaplaceny všechny faktury apod. Pro každého zákazníka si lze v adresáři také cenovou skupinu formu úhrady a cenovou skupinu (tj. zvolit jednu ze zmíněných devíti cen). V oblasti „jednodušších“ ekonomických systémů je nadprůměrně detailní také nastavení přístupových práv podle uživatelů a jejich skupin. Aconto během našeho testování potvrdilo svůj status uceleného a flexibilního ekonomického systému, který má svými vyspělými možnostmi šanci uspokojit jak náročnější malé tak i relativně velké firmy s větším počtem poboček.
Money S3 Premium
Společnosti Cígler Software se letos povedlo se svým menším ekonomickým systémem (pro náročnější nabízí také ERP Money S5) překonat hranici jedenácté verze a k testu poskytla čerstvě aktualizovaný Money S3 11.020. Ten je nabízen v celé řadě variant s různou skladbou modulů, přičemž nejvíc je jich dostupných pro subjekty podnikatelského charakteru. Na začátku řady stojí varianta Start dodávaná zdarma s omezením počtů položek a na jejím konci je kompletní balík Premium. Ten obsahuje základní moduly Daňové evidence, Podvojné účetnictví, Adresář, Majetek, Sklad (A, B), Objednávky a Mzdy a kromě toho pak nástroje Kniha jízd, Tiskové výstupy a Editor tiskových sestav, Import a export, Homebanking, Internetové obchody, Bezpečnost dat a Výkazy Intrastat.
Cenově zvýhodněné nabídky varianty Premium a vybraných „chudších“ balíků jsou pak nabízeny účetním specialistům a daňovým poradcům, potažmo neziskovým a vzdělávacím institucím. Money S3 patří k zavedeným pojmům ekonomického softwaru, takže výčet možností a funkcí je podobně jako u ostatních recenzovaných programů velmi rozsáhlý a jeho fungování včetně automatizace vyplňování a zpracování údajů zaručují vysokou efektivitu práce. Pochopitelně byla doladěna celá řada existujících funkcí a s ohledem na legislativu a další požadavky bylo provedeno množství úprav a doplnění formulářů.
Je zde ale i několik opravdu zajímavých novinek, z nichž tou asi nejviditelnější je na inovovaném (a viditelně zrychleném) uživatelském rozhraní integrace nadstavby Money Dnes, která je od verze 11.020 standardní součástí Money S3. Jde o jakousi informační plochu, která přehledně zobrazuje stav některých klíčových údajů z finanční oblasti a další praktické informace. Z finančních ukazatelů jde například o přehled vystavených faktur, závazků a pohledávek (za různá časová období), stav přijatých objednávek či hotovosti (k danému dni). Jde o nástroj, který ocení zejména vedení firmy, pro který jsou právě takové souhrnné, ihned viditelné a aktuální informace klíčové. S tím souvisí i to, že přístup k tomuto modulu je možné omezit v uživatelských právech. Ředitelé či majitelé firem ocení i další z nových funkci, jíž je možnost automatického zasílání e-mailových oznámení typicky například s informací o vystavení dokladu nad určitou částku – této funkci lze předpovídat velkou oblíbenost.
Rutinní uživatelé z ekonomických oddělení naproti tomu ocení možnost přímé fakturace z objednávek či skladových dokladů. Dosavadní funkcionalita uživatele nutila, aby pro fakturaci vyřízené objednávky nejprve otevřeli seznam faktur, zatímco nově nabízený opačný postup, byť jde zdánlivě o jednoduchou záležitost, přináší výrazné zefektivnění těchto každodenních operací. Už v předešlých verzích byl změněn také systém zpracování zálohových faktur, které nyní netvoří skladové pohyby, ale je s nimi nakládáno jako s objednávkovými doklady představující rezervační položky – čímž se systém srovnává s realitou pohybu zboží na skladě.
Ve skladových kartách jsou vedeny nákupní a pořizovací ceny na základě váženého průměru nebo dodávek a u prodejních cen si můžete vést neomezený počet tzv. cenových hladin. K jedné skladové kartě je jich pak možné přiřadit až deset – základní cenu a až devět dealerských. V každé cenové hladině je pak je od základní ceny možné odvodit až čtyři množstevní slevy, které lze kombinovat s adresními slevami vztahujícími se k jednotlivým partnerům.
K samozřejmým funkcím většiny ekonomických systémů je podpora homebankingu s možností zadávání platebních příkazů, importu výpisů z účtu či kurzových lístků pro přední banky. V poslední verzi 11.020 jde ale výrobce softwaru ještě o krok dále s podporou služby Databanking pro klienty České spořitelny, kteří mohou účet u této banky ovládat přímo z Money S3.
Rozhraní programu si díky jeho designu nepochybně oblíbí uživatelé zvyklí na práci v prostředí Windows aplikací, ačkoliv výrobce opět myslí také na klávesové zkratky. Praktické jsou nástroje pro vyhledávání a filtrování (s možností ukládat filtry a automaticky do nich při vyvolání horkou klávesou doplňovat aktuální data, pokud se podle nich má filtrovat). Záznamům v adresáři můžete přidělovat různé atributy/klíče pro následné třídění či přiřazovat a evidovat akce (telefonát, zaslání nabídky), jež mají být prováděny s danou adresou – ty mohou sloužit také jako úkoly, jejichž plnění lze snadno sledovat.
Samozřejmostí jsou hromadné operace zjednodušující práci. V účetnictví můžete pracovat se samostatnými číselnými řadami pro jednotlivé typy dokladů a různými seznamy, jako jsou střediska, zakázky a činnosti. Velmi dobré jsou také možnosti pro práci s tiskovými výstupy. Kromě uvedených modulů tvořících základ systému, výrobce nabízí speciálně pro S3 širokou škálu nadstavbových modulů pro speciální účely – Kasa (registrační pokladna), Analyst (manažerský informační systém pro analýzu a reporting), CRM, Taxedit (pro daňové kanceláře) apod. Kombinací s nimi lze z Money S3 vytvořit pokročilý systém, jde však pochopitelně o produkty dostupné za příplatek (pouze Taxedit a Kasa jsou v nejjednodušší variantě k dispozici i zdarma).
Money S3 patří k osvědčeným volbám a jeho kontinuální vývoj je zárukou nejen zdokonalování a rozšiřování velmi pestré a propracované funkcionality, ale i dalšího zefektivňování práce, což dokládá i nová verze se svojí nabídkou užitečných a praktických nástrojů. Stormware nabízí také doplňkový software pro pobočkové zpracování dat, rozšíření funkcionality zpracování mezd či maloobchodní prodej (Kasa Online nebo Kasa, která může být využita i samostatně). Náročnější zákazníci (včetně těch, kteří už z tradiční krabicové Pohody vyrostli) zvolit verzi Pohoda SQL, která je postavena na technologii klient/server – nabízí tak nejen robustnější architekturu, ale také rozšířenou funkcionalitu včetně mezd pro velké firmy, účtování skladů metodou A či editoru tiskových výstupů. Kromě toho dovoluje také parametrizaci a uživatelské úpravy funkcí a nabízí podrobnější nastavení přístupových práv a větší rozsah možností v oblasti skladového hospodářství.
Pokračování článku vám přineseme v nejbližších dnech...
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU