Pracovat hodně neznamená nutně pracovat efektivně. Toto základní pravidlo timemanagementu platí dvojnásob pro lidi, kteří se zrovna vrátili z dovolené a mohou být zaskočeni enormním přívalem nevyřízené pošty. „Návrat do pracovního prostředí může být pro mnohé z nich šokující. Při práci s poštovním klientem si totiž neumí stanovit priority, chovají se nekoncepčně, chaoticky a dostávají se tak do zbytečného stresu,“ říká Martin Vitouš, lektor Počítačové školy Gopas.
2. díl článku: Využívejte chytrých funkcí poštovního klienta. Ušetříte čas
3. díl článku: Nedělejte z odpovědi emailem dogma
1) Třiďte poštu podle priorit. Pomůže vám i smartphone
Základní pravidlo z hlediska timemanagementu pro práci s poštou zní takto: „Předtím, než se pustíte do vyřizování pošty, rozdělte si emaily podle priorit. Nejprve eliminujte ty, které nejsou určeny vám, pak zjistěte, zda se jedná o informaci nebo úkol a nakonec určete důležitost a naléhavost jednotlivých zpráv,“ radí Vitouš.
Jinou důležitost má příchozí pošta od šéfa, jinou od obchodních partnerů a jinou od kolegů. Na základě stanovených priorit si následně rozvrhněte práci do několika dnů a poté na maily postupně reagujte. Snaha odpovědět na vše bez ohledu na důležitost zprávy, navíc třeba během jediného dne, nemá smysl. Na druhou stranu, pokud si odpověď na mail nevyžádá více než tři minuty, je efektivnější poštu vyřídit hned.
V trochu jiné situaci budou při návratu do zaměstnání ti, kteří na úkor úplného odpočinku i na dovolené kontrolují pracovní poštu pomocí chytrého telefonu. Pokud jej mají synchronizovaný s poštovním klientem, mohou reagovat na skutečně naléhavé maily třeba z přímořské pláže a třídit je průběžně.
„Trendem poslední doby je rozhodně synchronizace poštovního klienta s chytrým telefonem a přesun práce ke cloudovým aplikacím, které využívají virtuální úložiště dat. Zejména top manažeři si takto udržují přehled o dění ve firmě a snadněji se při návratu do zaměstnání adaptují,“ řekl Michael Horejsek ze společnosti Sunnysoft, která se specializuje na prodej chytrých telefonů.
Úvodní foto: © Alexander Lukin - Fotolia.com
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU