Ke stahování e-mailů většina uživatelů stále ještě využívá protokol POP3. Ten je nastaven jako výchozí u většiny programů (Outlook, Thunderbird...) a dříve mělo jeho použití smysl. Ve světě, kde se k e-mailům připojujeme z různých zařízení, však svůj původní smysl již ztrácí. POP3 totiž stáhne váš e-mail a na serveru jej ihned smaže. Pokud tedy stahujete své maily ze dvou a více zařízení, je lepší se protokolu POP3 vyhnout.
Na výběr máte dvě možnosti: použít webmail, který vaše zprávy uchovává na internetu, kde k nim také přistupujete (například Yahoo.com, Gmail.com či třeba Seznam.cz) nebo použít protokol IMAP ve svém poštovním programu. Použití IMAPu zaručí, že si ten samý e-mail budete moci ze serverů stáhnout i na více počítačích. V Outlooku 2007 ke změně protokolu klikněte na Nástroje, Nastavení účtu a v záložce E-mail klikněte na Nový. Na další stránce zvolte Manuálně nakonfigurovat nastavení serveru nebo další typy serverů a následně zvolte IMAP.