Tip: Pracujte se svou e-mailovou schránkou efektivněji - 2. díl

Přečtěte si několik jednoduchých tipů a triků pro práci s e-mailovou schránkou, které vám ušetří spoustu času a naučí vás s elektronickou poštou pracovat velmi efektivně.

1. díl - Pročistěte obsah e-mailové schránky

2. díl - Roztřiďte e-maily do rozumných kategorií, Uspořádání a automatizace vaší e-mailové schránky

3. díl - Neprohlížejte e-mailovou schránku příliš často

4. díl - Nastavte pevné hranice

Roztřiďte e-maily do rozumných kategorií

Dalším krokem bude třídění e-mailů, jež vám poskytne potřebný dojem z vytvoření svého osobního modelu pro správu e-mailů. Jde o to, že po vytřídění budete moci mezi všemi příchozími e-maily snadno zjistit, kdo od vás očekává odpověď, ke kterým e-mailů se budete muset vrátit a co se pravděpodobně ve vaší e-mailové schránce objeví v nejbližší době.

Nasaďte razantnější řešení

V krajním případě můžete zvážit, zda nebude lepší „vyhlásit amnestii“ a označit všechny nepřečtené e-maily jako vyřízené. Pokud se rozhodnete jít touto cestou, pak doporučujeme, abyste všem svým spolupracovníkům odeslali hromadný e-mail, v němž je požádáte, aby byli tak laskaví a zaslali vám upomínku týkající se vyřízení projektů, k nimž se máte nějakým způsobem vyjádřit či k nim něco vytvořit. Naštěstí taková extrémní řešení u většiny uživatelů nebudou vůbec nutná a navíc otázka úklidu e-mailové schránky bude záležitostí několika hodin.

Uspořádání a automatizace vaší e-mailové schránky

Nyní, když máte uspořádánu svoji sbírku starších e-mailů, je na čase připravit se na budoucnost. Bude totiž nutné všechny nové příchozí e-maily co možná nejefektivněji třídit, protože jinak se méně časté kontroly vaší e-mailové schránky nestanou ničím jiným než maratonem akcí odpovídání na zprávy.

Třídění příchozích e-mailových zpráv do složek je vhodné provádět na základě toho, kdo a z jakého důvodu vám e-mail poslal. Po vytvoření příslušných složek pak bude třeba nastavit, aby se příchozí e-maily do těchto složek třídily zcela automaticky. Takto získáte rychlý přehled, na které zprávy bude nutno odpovědět.

Následující díl věnujeme strategii kontroly e-mailové schránky a zavedení praktik, jež vám při práce se schránkou ušetří čas.