Přečtěte si několik jednoduchých tipů a triků pro práci s e-mailovou schránkou, které vám ušetří spoustu času a naučí vás s elektronickou poštou pracovat velmi efektivně.
1. díl - Pročistěte obsah e-mailové schránky
2. díl - Roztřiďte e-maily do rozumných kategorií, Uspořádání a automatizace vaší e-mailové schránky
3. díl - Neprohlížejte e-mailovou schránku příliš často
4. díl - Nastavte pevné hranice
Neprohlížejte e-mailovou schránku příliš často
Pro třídění je možné použít celou řadu filtrů. Naneštěstí je ovšem v současnosti pro práci s elektronickou poštou k dispozici tolik aplikací a služeb, že je takřka nemožné nalézt filtry pro každé řešení.
Pokud si to můžete dovolit, vypněte některé implicitně povolené funkce, jako je upozornění na příchozí poštu či chat. V ideálním případě je vhodné současně zakázat upozorňování i na vašem mobilním telefonu či jiných zařízeních. Možná považujete za praktické, pokud vás váš mobilní telefon či tablet v případě příchodu nové e-mailové zprávy upozorní, nicméně jedná se o velmi rozptylující či rušivé elementy. Navíc již toto upozornění nepotřebujete, pakliže jste se rozhodli kontrolovat obsah e-mailové schránky sporadičtěji.
Stejně tak důležité je nastavení vašeho klienta pro práci s elektronickou poštou, a to v tom smyslu, aby kontroloval přítomnost nových zpráv méně frekventovaně. V ideálním případě by neměl klient pro práci s elektronickou poštou ověřovat stav e-mailové schránky častěji než vy sami. Pokud tuto kontrolu programu pro práci s elektronickou poštou nastavíte například na interval jedné hodiny či více, uvidíte, jak tato změna přispěje k nárůstu produktivity vaší práce. Někteří klienti pro práci s elektronickou poštou, jako je třeba Gmail, provádí kontrolu automaticky po celou dobu, co je máte otevřené v záložce internetového prohlížeče. Například v případě Gmailu tuto rušivou funkci odstraníte vypnutím upozorňování v obecných nastaveních, popřípadě zavřením okna Gmailu ve chvíli, kdy jej aktivně nepoužíváte.
V závěrečném díle se podíváme, jak stanovit hranice pro kontrolu e-mailů a jak o své nové strategii informovat kolegy.
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU