Přečtěte si několik jednoduchých tipů a triků pro práci s e-mailovou schránkou, které vám ušetří spoustu času a naučí vás s elektronickou poštou pracovat velmi efektivně.
1. díl - Pročistěte obsah e-mailové schránky
2. díl - Roztřiďte e-maily do rozumných kategorií, Uspořádání a automatizace vaší e-mailové schránky
3. díl - Neprohlížejte e-mailovou schránku příliš často
4. díl - Nastavte pevné hranice
Nastavte pevné hranice
Nyní máte svoji e-mailovou schránku prázdnou a současně nastavenou tak, aby automaticky třídila veškeré příchozí zprávy. Pokud si nastavíte, aby váš klient pro práci s elektronickou poštou kontroloval obsah stránky jednou či dvakrát během pracovní doby, vězte, že i tak bude schopni odpovědět na drtivou většinu všech důležitých e-mailových zpráv.
Někdy však není ani takto přísné nastavení e-mailové schránky dostatečné k tomu, aby vás ochránilo před zbytečným plýtváním časem ve formě čtení a odpovídání na e-maily. Pokud během dne dostáváte stovky kriticky důležitých e-mailových zpráv, budete muset nasadit přísnější omezení.
Pracujete-li s obzvláště velkým objemem e-mailů, nebo pokud máte spolupracovníky, kteří od vás očekávají takřka bleskové reakce podobné komunikaci na chatu, budete své představy muset sdělit naprosto otevřeně. Použijte proto funkci automatického odpovídání v nepřítomnosti, jejíž pomocí kolegům sdělíte způsob své práce s elektronickými zprávami. Pro tento účel je jako stvořená například funkce Odpovědi v nepřítomnosti, kterou v Gmailu naleznete v obecných nastaveních. Stačí, když tuto funkci na jeden či dva týdny zapnete a vytvoříte zprávu, v níž svoji strategii vysvětlíte. Gmail vám navíc umožňuje nechat zasílat tuto odpověď pouze uživatelům uvedeným ve vašich kontaktech, lze tuto funkci cílit přesně na ty spolupracovníky a přátele, kteří potřebují o vaší strategii vědět naprosto přesně.
Pro všechny případy si však určitě nezapomeňte nechat otevřený nějaký komunikační kanál, na němž vás kdokoli a kdykoli zastihne (například telefon či IM klienta). To pro případ, kdyby nastala výjimečná situace a bylo vás nutné bezpodmínečně kontaktovat. Pokud se budete řídit uvedenými tipy, budete zakrátko překvapeni, jak málo problémů vyvstane z faktu, že je na vaši odpověď nutné několik hodin nebo (v některých případech) dnů čekat.
Jakmile si výše uvedená pravidla nastavíte, nezapomeňte na to, že je nutné respektovat pravidla ostatních. Je logické, že vámi nastavená pravidla budou vaši kolegové respektovat tím spíš, pokud jim vy sami nebudete psát e-maily týkající se zaměstnání v noci či o víkendu. Zvýšením efektivity práce s e-mailovou schránkou denně ušetříte jednu až dvě hodiny. Tento čas jistě každý strávit příjemnějšími aktivitami.
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU