Pro úspěch týmu pracujícího na nějakém projektu je dnes naprosto klíčová dobrá komunikace. Je přitom úplně jedno, zda se jedná o partu studentů pracující na nějakém školním projektu, malou firmu, v níž tvrdě pracuje několik málo lidí (třeba maloobchod), či obrovský podnik čítající stovky až tisíce zaměstnanců. Oním slovíčkem „dobrá“ se pak myslí taková komunikace, která skutečně funguje. Pro zajištění efektivní komunikace se dnes nabízí celá řada nástrojů usnadňující spolupráci. A pokud využití těchto nástrojů spojíte alespoň s trochou pracovní disciplíny, pak věřte, že ve vašem týmu půjde vše doslova jako „na drátku“.
Bejvávalo
Když jsem před asi 15 lety nastoupil do zaměstnání, byly moje aktivity v práci sladěny s mými ostatními kolegy. V podstatě to znamenalo, že každý z našeho týmu se v práci objevil přibližně ve stejnou dobu, pracovali jsme spolu ve společné kanceláři, chodili jsme na stejné schůze, okolo 12:30 hodin jsme šli společně na oběd, a když jsme si chtěli udělat přestávku, scházeli jsme se u stejného automatu na kávu. Vzájemná komunikace sice vždy nebyla ideální, ale hovořili jsme spolu hodně, a pokud jste o něco přišli, pak zde vždy byl po ruce někdo, kdo vám pomohl.
Dnes je tomu jinak (alespoň v mém případě a možná se to týká i vás). V současnosti již pracovní aktivity obvykle sladěny nejsou a ani nemusí. Mnozí pracují po značnou část pracovní doby vzdáleně z domova nebo na cestách. Vzhledem k tomu, že řada z nás pracuje na několika náročných projektech současně, je velmi obtížné plánovat v rámci jednoho projektu „živá“ setkání, kdy se jednotliví členové pracující na projektu sejdou na jednom místě a zde proberou vše potřebné. Pokud se přesto takové setkání pokusíme zajistit, řada z členů pracujících na projektu se ho prostě nemůže z nejrůznějších důvodů zúčastnit osobně, maximálně tak po telefonu, což ale s sebou přináší nižší úroveň srozumitelnosti předávané zprávy. (Já osobně jsem absolvoval řadu schůzek po telefonu, daleko od místa konání schůzky, navíc to často bylo při řízení automobilu, na letišti či v podobném nestandardním stavu). V takových pracovních podmínkách je skutečně velmi obtížné motivovat všechny účastníky projektu, aby se soustředili v jednu chvíli na stejný úkol, je pro zajištění slušné úrovně komunikace naprosto nevyhnutelné použití nástrojů pro sociální spolupráci.
Pod pojem sociální spolupráce (v angličtině se používá pojem social collaboration) se toho dá zahrnout poměrně hodně. Ve firmě, kde pracuji, jsme z tohoto pohledu používání nástrojů pro sociální spolupráci naprosto univerzální, protože používáme celou řadu naprosto skvělých nástrojů, konkrétně počínaje Google Apps přes Yammer až po Basecamp, samozřejmě mimo jiné. Konkrétně mám tedy na mysli všechny ty nástroje, jako jsou nástroje od firmy Salesforce, dále třeba Basecamp či Socialtext, jež umožňují každému týmu sledovat a sdílet jednotlivé pokroky při práci na kriticky důležitých projektech, a to aniž by bylo nutné náročně plánovat konkrétní setkání členů pracujících na projektu.
Nicméně jako bych slyšel některé z vás, jak po chvilce přemýšlení namítají, že se jedná o nástroje pro maximálně produktivní spolupráci a nikoliv o nástroje pro sociální komunikaci. Dovolte mi, abych vás ještě chvíli nechal pochybovat, vysvětlení totiž přijde vzápětí.
Komunikace a vše kolem ní
Tzv. social business, neboli používání sociálních sítí ve firmách však neznamená pouhou komunikaci se zákazníky přes sociální síť. Jádrem všeho, co se pod pojmem social business označuje, jsou nástroje pro spolupráci, kdy propojení skupin na sociální síti proniká hluboko do kultury firmy a převádí striktně izolovanou offline komunikaci do široce sdílené nesynchronizované spolupráce, v níž je každý dostatečně informovaný, vybavený a dostatečně motivovaný k tomu, aby firmu, v níž pracuje, posunul vpřed.
Jaké řešení pro nasazení sociální spolupráce zvolit? Hlavním kritériem je velikost a struktura vaší firmy. Právě v závislosti na tomto kritériu může být výsledné řešení jednoduché – například v podobě nasazení Basecampu, nebo naopak robustní, kupříkladu v podobě značně upraveného řešení od firmy Salesforce doplněné do speciální doplňky, které dokáží pokrýt prakticky libovolnou funkci v každém úseku vaší firmy.
V příštím díle si řekneme, které klíčové funkce by měl obsahovat každý nástroj pro spolupráci.
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU