je však pohřbeno hluboko ve struktuře menu a podmenu. Některé z těchto skrytých
extra funkcí, které mohou vašim dokumentům dodat ten správný švih, jsme pro vás
našli a vyzkoušeli.
Za dávných a dávných časů... neuměly textové editory o moc víc než psát text,
dát mu základní úpravu a zkontrolovat pravopis. Fungovaly jako o stupeň
vylepšený psací stroj. Postupem času se ale programy jako Microsoft Word nebo
Corel WordPerfect změnily k nepoznání. Nabíraly neustále další a další funkce
až vyrostly do velikosti monster, která je možné použít pro napsání
neformálního dopisu příteli, sestavení profesionálně vypadající zprávy,
vytvoření prezentace nebo publikaci na Internetu a všechny tyto dokumenty mohou
obsahovat nejen obrázky, ale i multimediální klipy.
Jediný problémem je, že velká část těchto extra funkcí (a i některé funkce
běžné) je skryta hluboko v architektuře programu, v některém z podmenu, a
frustrovaný uživatel je často vůbec nemusí objevit. Orientace v moderních
složitých textových editorech přetékajících menu a funkcemi opravdu není
jednoduchá. Rozhodli jsme se proto poradit čtenářům, jak maximálně využít
impozantní možnosti Wordu a WordPerfectu, včetně extra funkcí, o jejichž
existenci ve vašem editoru jste možná neměli ani ponětí. Doufáme, že tyto tipy
a triky nejenom dodají extra švih vašim dokumentům, ale ušetří vám i čas a
zvýší produktivitu.
1. UPOUTEJTE POZORNOST HLASOVÝM KOMENTÁŘEM
Někdy potřebujete upoutat pozornost čtenáře, nebo ji přitáhnout k určité části
dokumentu. Proč nedoplnit dokument hlasovým komentářem nadiktovaným přímo jakou
součást souboru, a nedonutit tak čtenáře, aby doslova nastražil uši? Pokud máte
k počítači připojený mikrofon, není na tom nic složitého. Je pouze nutné mít na
paměti, že hlasové komentáře mohou podstatně zvýšit velikost souboru a používat
je s mírou: například hlasový komentář trvající tři a půl vteřiny přidá k
velikosti souboru asi 75 KB.
Word 97 a 2000: Nejprve umístěte kurzor na místo, kam chcete komentář vložit,
pak z menu Vložit (Insert) zvolte možnost Objekt (Object). Na záložce Vytvořit
nový (Create New) vyberte položku Zvuk Wave (Wave Sound) a stiskněte OK. Až se
vám na obrazovce objeví dialogové okno Zvukový objekt (Sound Object), klikněte
na červené tlačítko nahrávání (Record) a nahrajte komentář, po dokončení
nahrávání stiskněte tlačítko Stop. Z menu Soubor se pomocí položky "Zavřít a
návrat do..." (Exit and Return to Document) vraťte zpět do okna editoru. Na
místě, kam jste umístili kurzor, by se vám nyní měla objevit ikona reproduktoru
zastupující hlasový komentář.
Komentář přehrajete poklepáním myší na tuto ikonu. Pokud chcete komentář
upravit nebo zcela přepsat, klikněte na ikonu pravým tlačítkem myši, zvolte
Objekt Zvuk wave Upravit (Wave Sound Object/Edit). Stiskněte tlačítko pro
nahrávání a komentář podle libosti změňte.
WordPerfect 8.0 a 9.0: WordPerfect sice nabízí možnost Insert/Sound, existuje
ale i jednodušší způsob, jak do dokumentu přidat hlasový komentář.
Nejprve opět umístěte kurzor na místo v dokumentu, kam si přejete komentář
vložit. V menu vyberte možnost Insert/Object. V dialogovém okně Object zvolte
ze seznamu typů objektů položku Wave Sound. Stiskněte OK.
Na monitoru se vám objeví dialogové okno Sound Object. Stiskněte tlačítko
nahrávání a do mikrofonu namluvte komentář. Po ukončení nahrávání stiskněte
tlačítko Stop. Z menu File zvolte Exit and Return to Document. Na místě
vloženého komentáře se vám objeví ikona reproduktoru.
Zvuk přehrajete poklepáním na ikonu reproduktoru a stisknutím tlačítka Play v
dialogovém okně Sound Object. Po ukončení přehrávání dialogové okno zavřete.
Přejete-li si komentář upravit nebo přepsat, klikněte pravým tlačítkem myši na
ikonu reproduktoru, vyberte Wave Sound Object/Edit a opakujte nahrávání.
Jak ve Wordu, tak ve WordPerfectu jsou hlasové komentáře uloženy jako součást
vlastního textového souboru, což podstatně usnadňuje manipulaci s takto
upravenými dokumenty.
2. ZAOSTŘENO NA ZVÝRAZŇOVÁNÍ
Ať už chcete přitáhnout pozornost čtenáře k určité části dokumentu, nebo si
potřebujete označit některé pasáže pro vlastní potřebu, jednoduchým způsobem,
jak toho dosáhnout bez nutnosti měnit vlastní text, je zvýrazňování. Pro mnoho
lidí však stále zvýrazňování pomocí textového editoru zůstává velkou neznámou.
Zde je pár tipů, které vám pomohou se zorientovat.
Word 95 až 2000: V editoru Microsoft Word 95 až 2000 klikněte na šipku vedle
ikony zvýrazňování (obrázek barevně podtržené tužky) na panelu formátování a
zvolte si barvu, kterou chcete pro zvýrazňování použít (viz obrázek). Poté, co
si vyberete barvu, změní se kurzor na symbol zvýrazňovače. Stiskněte levé
tlačítko myši a přetáhněte kurzor přes část textu, kterou si přejete zvýraznit,
pak tlačítko myši pusťte.
Chcete-li zvýraznit určitý blok textu rychle a jednoduše, můžete namísto myši
použít shortcut. Pro zvýraznění jednoho slova stačí na něj dvakrát kliknout,
pro zvýraznění věty stiskněte klávesu Ctrl a pak klikněte na kterékoli místo
věty, pro označení celého odstavce třikrát klikněte na libovolné místo odstavce.
Kurzoru ve tvaru zvýrazňovače se zbavíte (a ukončíte tak zvýrazňování) tak, že
znovu kliknete na ikonu zvýrazňování nebo pouze stisknete klávesu Esc. Nechtěné
zvýraznění odstraníte tím, že zvýrazněný text znovu označíte kurzorem ve tvaru
zvýrazňovače nebo použijete výše uvedené shortcuty.
WordPerfect 8.0 a 9.0: Pro zvýraznění části textu v programu WordPerfect
klikněte na šipku vedle ikony zvýrazňování na formátovacím panelu a zvolte
barvu, pak klikněte na vlastní ikonu. Až se kurzor myši změní na symbol
zvýrazňovače, označte část textu, jíž chcete zvýraznit, kliknutím a tažením
myši. Pusťte tlačítko myši.
Pro rychlé zvýraznění určitého textového bloku můžete použít následující
shortcuty: jedno slovo zvýrazníte dvojitým kliknutím, větu trojitým kliknutím,
odstavec čtyřnásobným kliknutím uvnitř odstavce nebo dvojitým kliknutím po jeho
levém okraji.
Kurzor myši vrátíte zpět ze zvýrazňovacího modu kliknutím na ikonu
zvýrazňování. Zvýraznění z textu můžete odstranit opětovným vybráním textu
kurzorem zvýrazňovače, odstraněním zvýraznění v okně Reveal Codes nebo použitím
výše popsaných shortcutů.
3. ABYSTE NEODEPSALI STARÉ SOUBORY...
Vytváření nových dokumentů založených na starších dokumentech je oblíbeným
způsobem úspory práce a času, ale může způsobit nenahraditelné škody, pokud se
spletete při ukládání. Je velice jednoduché starší dokument omylem přepsat,
pokud namísto možnosti Uložit jako (Save as) použijete pouze možnost Uložit
(Save). A když k tomu dojde, způsobená škoda může být téměř jakýchkoli rozměrů.
Microsoft Word vám nedovolí funkci ukládání jako takovou přepsat, ale můžete
příkaz Uložit odstranit z menu Soubor, čímž dosáhnete téměř stejného výsledku.
Tato možnost se vztahuje na všechny verze Wordu, od Wordu 97 po Word 2000. V
menu Nástroje (Tools) vyberte možnost Vlastní (Customize). Přímo v okně, které
se vám na obrazovce objeví, nemusíte dělat nic, máte však nyní možnost upravit
si menu podle vlastního uvážení. Otevřete menu Soubor (File), klikněte na
příkaz Uložit a odtáhněte ho z menu pryč do okna dokumentu. Tím odstraníte
tento příkaz z nabídky Soubor.
Chcete-li si být skutečně jistí, že při ukládání omylem nepřepíšete data,
můžete odstranit kliknutím a odtažením ikonu diskety z panelu nástrojů (máte-li
otevřeno okno Nástroje/Vlastní). Potřebujete-li soubor rychle uložit, použijte
klávesovou kombinaci Ctrl+S. Menu Soubor vám však bude nabízet pouze možnost
Uložit jako. Můžete také použít klávesu F12, což je standardní klávesa Wordu
pro příkaz Uložit jako.
Pokud se později rozhodnete, že byste si přáli položku Uložit v menu Soubor
obnovit, otevřete okno Nástroje/Vlastní a přejděte na záložku Příkazy
(Commands). Otevřete menu Soubor, v dialogovém okně ze seznamu příkazů vyberte
příkaz Uložit a přetáhněte ho zpět do menu.
4. VYTVÁŘENÍ SEZNAMŮ S ODRÁŽKAMI VEDLE SEBE
Je obecně rozšířeným omylem, že ani Microsoft Word, ani WordPerfect neumožňují
vytvářet na jedné stránce více seznamů s odrážkami vedle sebe. Ve skutečnosti
je to v obou programech poměrně snadné, použijete-li tabulku (viz obrázek).
Výhodou tohoto postupu je, že zatímco při použití sloupců je téměř nemožné
udržet formátování textu a umístění odrážek pod kontrolou, tabulky si s
organizací textu v paralelních sloupcích poradí hravě.
Word 95 až 2000: Umístěte kurzor na místo, kde chcete mít začátek paralelních
seznamů. Vyberte v menu Tabulka (Table) možnost Vložit tabulku (Insert Table).
V dialogovém okně nastavte počet sloupců na hodnotu 2 a počet řádků na 1.
Stiskněte OK.
Poté klikněte dovnitř prvního sloupce a na panelu nástrojů poklepte na ikonu
Odrážky (Bulleted List). Napište levý seznam, nebo zkopírujte a vložte do buňky
seznam existující. Tentýž postup opakujte v pravém sloupci.
Nechcete-li, aby se v tištěném dokumentu objevilo ohraničení tabulky, klikněte
uvnitř tabulky pravým tlačítkem myši a z kontextového menu vyberte Ohraničení a
stínování (Borders and Shading). V dialogovém okně zvolte možnost Žádné (None)
a potvrďte stisknutím OK. Přestože na obrazovce počítače se vám ohraničení
tabulky bude i nadále zobrazovat jako světle šedé čáry, na tištěném dokumentu
se neobjeví.
Word také umožňuje nastavit šířku a umístění sloupců tabulky jednoduchým
roztažením pomocí myši přímo uvnitř dokumentu.
WordPerfect 8.0 a 9.0: Nejprve umístěte kurzor myši na místo, kam chcete vložit
paralelní seznamy, a v menu Insert vyberte možnost Table. V dialogovém okně pro
vytváření tabulky nastavte počet sloupců na hodnotu 2 a počet řádků na hodnotu
1. Stiskněte tlačítko Create. Myší klikněte dovnitř levého sloupce a na hlavním
panelu nástrojů poklepte na ikonu Bulleted List. Vepište seznam do levého
sloupce nebo vložte existující seznam, pak opakujte stejný postup v pravém
sloupci.
Pokud si nepřejete, aby se ohraničení a rozvržení tabulky objevilo v tištěném
dokumentu, klikněte uvnitř tabulky pravým tlačítkem myši a v kontextovém menu
zvolte položku SpeedFormat. V dialogovém okně vyberte ze seznamu možných stylů
(Available Styles) možnost No Lines No Border, klikněte na tlačítko Použít
(Apply) a pak na tlačítko Zavřít (Close).
Stejně jako Word, i WordPerfect nabízí možnost nastavit šířku a umístění
sloupců tabulky jejich roztažením či přetažením myší uvnitř dokumentu.
5. ZAJISTĚTE SI ODESÍLANÉ DOKUMENTY
V případě, že potřebujete odeslat dokument jako přílohu elektronické pošty, ale
chcete zabránit tomu, aby příjemce v dokumentu prováděl jakékoli změny, máte
dvě možnosti. První možností je uložit soubor jako soubor pouze ke čtení (Read
Only).
V programu Word 97 toho dosáhnete tak, že v menu Soubor vyberete možnost Uložit
jako, kliknete na tlačítko Možnosti (Options) a zaškrtnete řádek "Doporučeno
jen ke čtení". Ve Wordu 2000 vyberete Soubor/Uložit jako/Nástroje/Obecné
možnosti (File/Save As/Tools/General Options) a zaškrtnete možnost doporučit
jen ke čtení.
Dalším způsobem, jak soubor označit jako pouze ke čtení, je kliknout pravým
tlačítkem myši na jeho ikonu v okně složky, zvolit Vlastnosti (Properties) a
zaškrtnout políčko Pouze ke čtení (Read-only).
Bohužel, pokud bude příjemce dokumentu opravdu chtít něco v textu změnit, může
toto nastavení opět zrušit, čímž získá neomezený přístup k editaci dokumentu.
Navrhujeme proto, abyste dokumenty, které potřebujete skutečně před případnými
změnami ochránit, převedli do formátu, v němž je obtížné je editovat, ale lze
je otevřít a číst. Tento tip funguje pro Word 97 a 2000 a pro WordPerfect 9.0,
ale nelze ho použít pro Word-Perfect 8.0. Přejete-li si zabezpečit dokument v
některém z uvedených editorů, postupujte tedy podle následujících kroků:
1 - Má-li dokument pouze jednu stranu, stiskněte klávesovou kombinaci Ctrl+A a
označte tak celý dokument. Jestliže je dokument delší, budete ho muset označit
celý po jednotlivých stránkách.
2 - Zkopírujte výběr do schránky pomocí Úpravy/Kopírovat (Edit/Copy) nebo
klávesovou zkratkou Ctrl+C.
3 - Vytvořte nový prázdný dokument: z menu Soubor vyberte Nový (File/New).
4 - V menu Úpravy zvolte možnost Vložit jinak (Edit/Paste Special). Objeví se
vám dialogové okno s rozšířenými možnostmi pro vkládání.
5 - V seznamu "Typ" ("As") dialogového okna vyberte položku Rastrový obrázek
(Picture) používáte-li Word, nebo Picture (Metafile) používáte-li WordPerfect.
Stiskněte OK.
6 - Pokud pracujete s vícestránkovým dokumentem, stiskněte Ctrl+Enter, čímž v
novém dokumentu vytvoříte další stránku. V původním dokumentu vyberte obsah
další stránky a zkopírujte ho do schránky, pak se přesuňte zpět do okna s novým
dokumentem. Kroky 4 a 5 opakujte pro každou stránku původního dokumentu.
7 - Z menu Soubor zvolte Uložit jako (File/Save As) a uložte nově vytvořený
dokument pod novým názvem. Ukládáte-li soubor ve Wordu, ujistěte se, že ho
ukládáte ve formátu Word 97 nebo Word 2000. (Pokud byste ho uložili ve formátu
Word 6.0/95, nebylo by možné ho přečíst.) Jako přílohu elektronické pošty pak
namísto původního dokumentu použijte raději tento upravený text.
Upozornění: nově vytvořený soubor je tvořen grafickými obrázky, bude tedy větší
nežli soubor původní. Grafika je ale ve formátu Windows Metafile, což snižuje
velikost souboru, a nebude tedy příliš velký pro zasílání elektronickou poštou.
Pokud vám i přesto dělá velikost souboru starosti, můžete ho před odesláním
zazipovat.
Varování: i když je podstatně obtížnější takto upravený dokument změnit, není
to nemožné. Programy schopné pracovat se soubory ve WMF formátu (včetně Wordu
samotného, nebo například Paint Shop Pro, Photoshop a další) umožňují dokument
změnit ani tento způsob tedy není stoprocentně bezpečný.
6. KDE JSEM TO VLASTNĚ SKONČIL?
Pracujete na mnohastránkovém dokumentu, jehož editování trvá dny či týdny. Na
konci každého dne soubor uložíte a zavřete editor a další den se k práci opět
vrátíte. Problém je v tom, že musíte scrollovat dolů celým textem, než najdete
místo, kde jste včera skončili je to tak? Není. Jak Word, tak WordPerfect vám
nabízejí možnost "skočit" přímo k naposled napsanému či upravenému slovu.
Nastavení programu tak, aby to dokázal, je hračka.
Word 95 až 2000: Při ukládání souboru Word automaticky zaznamená tři poslední
lokace v dokumentu, kde jste psali nebo upravovali text. K naposledy napsanému/
upravovanému slovu se přesunete stisknutím klávesové kombinace Shift+F5 ihned
po otevření dokumentu. Dalším stiskem této klávesové kombinace se přesunete
ještě o krok zpátky.
Tento úkon můžete zautomatizovat vytvořením makra, které nazvete například
AutoOpen, a které bude obsahovat právě tuto klávesovou kombinaci. Word poté
spustí makro při každém otevření dokumentu.
Máte-li již existující AutoOpen makro obsahující jiné úkony, můžete o tento
krok rozšířit přidáním příkazu Application.GoBack na samostatnou řádku na konci
tohoto makra.
WordPerfect 8.0 a 9.0: Ve WordPerfectu je toto nastavení dokonce ještě
jednodušší. Můžete mu prostě přikázat, aby si pamatoval lokaci při ukládání
dokumentu, a program na toto místo při příštím otevření přejde automaticky. V
menu Tools vyberte položku Bookmark. V dialogovém okně, které se objeví na
obrazovce, zaškrtněte možnosti "Set QuickMark on file save" a "Go to QuickMark
on file open. Stiskněte tlačítko Close. Toto nastavení funguje jako výchozí a
vztahuje se na všechny dokumenty.
7. EDITACE HTML VE WORDPERFECTU 9.0
Pro tvorbu webových stránek nepotřebujete speciální program stačí vám jakýkoli
textový editor, třeba i Notepad. V programu WordPerfect 9.0 ale můžete mít s
editací HTML dokumentů problémy. Verze 8.0 dávala možnost specifikovat formát
dokumentu jako "text", verze 9.0 však tuto možnost nenabízí. Existuje však
způsob, jak to obejít.
V menu Tools zvolte položku Settings. Poklepejte myší na ikonu Environment v
dialogovém okně nastavení a v dalším dialogovém okně přejděte na záložku XML.
Zaškrtněte řádky "Import HTML documents using the XML component" a "Prompt for
file type when importing XML/SGML documents. Nastavení potvrďte kliknutím na OK.
Nyní by se vám při každém otevření HTML dokumentu mělo objevit dialogové okno
"Convert File Type". V seznamu "Convert file format from" vyberte možnost ASCII
DOS Text a stiskněte OK. Soubor po otevření můžete upravovat a při ukládání ho
po výzvě opět uložit jako ASCII DOS Text.
8. OZNAČTE SI NEBEZPEČNÁ SLOVA
Jistě jste se s tím problémem setkali. Při kontrole pravopisu textový editor
některé chyby neodhalí, protože slovo je napsáno "správně" až na to, že se
jedná o jiné slovo. Existuje množství takových dvojic slov, která se často
zaměňují. Zde je způsob, jak tyto zákeřné chyby v pravopisu odstranit pomocí
dobře skryté funkce programu Word 97 a 2000.
Word obsahuje málo známý soubor s výjimkami ze standardního slovníku a slova
obsažená v tomto souboru program automaticky zvýrazní, i pokud jsou pravopisně
správná. Zde je návod, jak tento soubor vytvořit.
1 - nový dokument pomocí menu Soubor/Nový (File/New).
2 - Napište seznam slov, která má program při kontrole pravopisu označovat.
Každé slovo napište na zvláštní řádek a každý řádek ukončete stisknutím klávesy
Enter. Používejte pouze malá písmena Word v textu později rozezná verze s malým
i s velkým písmenem na začátku.
3 - Zjistěte, v jaké složce Word uchovává soubory slovníků. Pravým tlačítkem
myši klikněte na nabídku Start a v menu vyberte možnost Najít (Find) pro
Windows 9x nebo (Search) pro Windows 2000. V dialogovém okně hledání zadejte do
pole pro název souboru *.lex. V poli prohledávání nastavte Tento počítač (My
Computer) a stiskněte tlačítko vyhledávání (Find Now/Search Now).
4 - Používáte-li jako jazyk britskou angličtinu, najděte soubor nazvaný
mshy_en.lex (pro Word 97). Podívejte se, ve které složce se tento soubor
nachází.
5 - Vraťte se do programu Word a zadejte příkaz Soubor/Uložit jako (File/Save
As).
6 - Zvolte jako cíl pro ukládání složku obsahující slovníky (viz krok 4).
7 - Nastavte formát ukládání v poli Typ souboru (Save as Type) na možnost
"pouze text" (text only).
8 - Ve Wordu 97 nazvěte soubor (pro britskou angličtinu) mshy_en.lex a klikněte
na tlačítko Uložit (Save). Název souboru musí být shodný s názvem slovníku,
který Word používá, bude mít ale příponu .exc.
9 - Zavřete dokument pomocí Soubor/Zavřít (File/Close).
10 - Obsah tohoto souboru můžete později upravovat nebo přidávat další slova
tak, jako byste pracovali s kterýmkoli jiným dokumentem.
Upozornění: používáte-li pro práci ve Wordu jiný jazyk, název slovníku bude
pochopitelně odlišný, pro americkou angličtinu bude ale také začínat písmeny
mshy. Ujistěte se, že jste soubor s příponou .exc uložili pod stejným názvem,
jako má slovník, který používáte.
9. NASTAVENÍ PLNÝCH MENU VE WORDU 2000
Personalizovaná menu programu Word 2000 jsou tak inteligentní, až to může být
nepříjemné. Uznejte sami není to k naštvání, když otevřete některé z hlavních
menu a příkaz, který potřebujete, se vám neobjeví? Můžete pochopitelně několik
vteřin počkat, nebo kliknout na šipku pro roztažení menu, ale i tak to dokáže
člověku znepříjemnit život. Existuje však i jednodušší způsob: stačí na název
menu nebo podmenu kliknout dvakrát, a menu se objeví celé. Chcete-li program
nastavit tak, aby celá menu otvíral pokaždé, zvolte Nástroje/Vlastní
(Tools/Customize) a přejděte na záložku Možnosti (Options). Odškrtněte řádek
("Menus show recently used commands") a dialogové okno zavřete kliknutím na
tlačítko Zavřít (Close).
10. OZNAČTE SI NEBEZPEČNÁ SLOVA
Pokud v dokumentech Microsoft Word často používáte citace či výrazy v cizím
jazyce, nebo pokud vaše dokumenty doslova přetékají technickými výrazy a
zkratkami, s nimiž si kontrola pravopisu nedokáže poradit, můžete program
nastavit tak, že tento text při kontrole pravopisu přeskočí a nebude vás tak
obtěžovat návrhy na opravu slov, o nichž víte, že jsou v pořádku.
Toto nastavení je jednoduché: stačí slova, u nichž si nepřejete provádět
kontrolu pravopisu, označit a otevřít menu Nástroje/Jazyk/Nastavit jazyk
(Tools/Language/Set Language). Ve Wordu 97 vyberte ze seznamu "Označte jazyk
vybraného textu" ("Mark selected text as") možnost "bez kontroly pravopisu"
("no proofing") a klikněte na OK. Ve Wordu 2000 v tomtéž dialogovém okně
vyberte možnost ("Do not check spelling or grammar") a opět klikněte na
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU