Tipy pro MS Access

práce s tabulkami



"Databázová součást" kancelářského balíku Miicrosoft Office -
Access, se stala jednou z nejpoužívanějších databází na PC, a to
zejména k interaktivní práci, oblibu si však získává i jako
prostředek sloužící k vytváření kancelářských databázových
aplikací. V tomto prvním ze série článků věnovaných tipům a
metodám, které mohou méně zkušeným uživatelům tohoto programu
ulehčit a zefektivnit práci, se budeme věnovat práci s
tabulkami. Pokud máte konkrétní dotazy nebo jiné náměty, pošlete
je prosím na pcworld@idg.cz .

Založení tabulky

Důležité je u každé tabulky nastavit primární klíč, který může
tvořit jedno nebo více polí, a jehož hodnota musí být jedinečná
v celé tabulce. Primární klíč umožňuje rychlejší prohledávání
záznamů a používá se v relacích mezi tabulkami. Access pro jeho
volbu nabízí speciální typ pole -- automatické číslo , kdy se
program sám postará o přiřazení jedinečného čísla záznamu. Volba
automatického čísla je rozhodně lepší než primární klíč založený
na "jednoznačném" poli, jako je např. rodné číslo . Rodné číslo
jednak nemusí -- bohužel -- být jednoznačné, a navíc může dojít k
jeho špatnému zapsání, ať již vinou obsluhy programu či chybou
zákazníka ve vyplněném formuláři (problémy nastávají např. s
jeho dodatečnou změnou -- co když je již vytisknutá faktura
apod.?)

Občas nastane situace, kdy potřebujete změnit formát pole.
Například zjistíte, že velikost textového pole Obec , která je 25
znaků, nestačí, a rozhodnete se ji zvýšit na 30 znaků. Pokud
tabulka obsahuje větší počet záznamů, může -- i v závislosti na
konfiguraci hardwaru -- nastat situace, že Access odmítne typ dat
změnit (viz obr. 1). Problém můžete vyřešit vytvořením dočasného
nového pole stejného typu (v našem příkladu Obec2 , text,
velikost 30 znaků) -- do něj dotazem zkopírujte obsah pole Obec ,
a nakonec toto pole smažte a pole Obec2 přejmenujte na Obec .

Novinkou ve verzi Accessu 97 je typ pole hypertextový odkaz ,
které -- jak název napovídá -- obsahuje adresy internetovských
stránek nebo dokumentů, jejichž obsah se zobrazí ťuknutím na
příslušnou položku. Vlastní hodnoty pole (např. www.pcworld.cz )
zadáváte buď přímo zapsáním nebo zobrazením kontextové nabídky a
volbou Hypertextový odkazZobrazit hypertextový odkaz.
V následujícím dialogovém okně (viz obr. 2) pak zadáte či
vyhledáte příslušnou webovskou stránku nebo dokument (např.
excelovský soubor). K zadání jiného textu, který se zobrazí v poli
hypertextového odkazu, použijete volbu Hypertextový
odkazZobrazený text.

Práce s indexy

Pokud chcete, aby pole obsahovalo jedinečné, ale specifické
hodnoty (jako např. Číslo výrobku ), použijte u tohoto pole tzv.
index Unique (v návrhovém zobrazení nastavte vlastnost Indexovat
na Ano (bez duplicity) ) a program neumožní vložit záznam
s duplicitní hodnotou tohoto pole. Nastavíte-li však jedinečnou
indexaci u již existující tabulky a pole obsahuje záznamy
s duplicitní hodnotou, Access index nedovolí vytvořit. V tomto
případě můžete pro zjištění a odstranění duplicit použít
Průvodce vyhledávacím dotazem (duplicitní položky) při vytváření
nového dotazu. Za pomoci tohoto průvodce vytvoříte dotaz, jenž
vyhledá a zobrazí duplicitní údaje, které můžete odstranit nebo
změnit.

Zabezpečení zadání

Často potřebujete zajistit, aby u dceřiné tabulky (např.
Prodeje ) mohly být zadány pouze určité hodnoty z rodičovské
tabulky (např. Dealeři ). V našem příkladě s tabulkami Dealeři a
Prodeje to znamená, že program nesmí dovolit zadat do tabulky
Prodeje prodej, který provedl zatím v tabulce Dealeři nezadaný
dealer (vazba přes ID_dealera ). To zajistíte tak, že v návrhovém
zobrazení u tabulky Prodeje vyberete pole ID_dealera a ve spodní
části okna ťuknete na "ouško" Vyhledávání . Nyní nastavte tyto
hodnoty:

/* tabulka */

Zobrazit ovládací prvek Pole se seznamem

Typ zdroje řádků Tabulka/dotaz

Zdroj řádků Tabulka Dealeři

Vázaný sloupec 1

Počet sloupců 2

Šířka sloupců 0cm;3cm

Při zadávání prodejů se při volbě ID dealera zobrazí rozevírací
nabídka se jmény prodejců (předpokládáme, že druhý sloupec
v tabulce Dealeři je Jméno_Deal ), ze kterého vyberete požadované
jméno. Program také zajistí, že místo "pouhých" ID se v poli
zobrazují odpovídající jména.

Mazání záznamů

Chcete-li zmenšit velikost databáze smazáním (nebo archivací a
následným smazáním) většího počtu záznamů tabulky, zjistíte, že
se velikost databáze vůbec nezměnila. Problém spočívá v tom, že
musíte ještě provést tzv. komprimaci (volbou NástrojeSpráva
databázeZkomprimovat databázi). Program tím provede
reorganizaci uložení záznamů fyzického prostoru souboru databáze
a uvolní místo zabírané "smazanými" záznamy.

Pokud smažete souvislou řadu záznamů (např. s hodnotou
automatického čísla 1000--2000 a číslo 2000 bylo zároveň
nejvyšší) a ihned provedete komprimaci, program zajistí, že
hodnota pole automatického čísla nově vkládaných záznamů bude
bez mezery pokračovat od čísla 1000. (Bez provedení komprimace
by číslování pokračovalo od hodnoty 2001.)

Import a export údajů tabulek

Access poskytuje bohaté možnosti při importu a exportu údajů.
Základní volbou pro import je volba Otevřít databázi..., pro
export pak označení tabulky v okně databáze a volba Uložit
jako/Export... V následujícím dialogovém okně v poli Typ souboru
určíte požadovaný formát (Excel, text, HTML, dbf, Paradox aj. -
samozřejmě pokud máte požadovaný typ nainstalován) a nakonec
příslušný soubor. Při volbě textového souboru se spustí
průvodce, s jehož asistencí určíte další požadavky na
importovaná/exportovaná data. Zajímavou je i možnost publikovat
data, formuláře či sestavy na Webu (staticky i dynamicky),
k čemuž je určen Průvodce publikováním na síť WWW (volba
Soubor/Uložit jako HTML -- viz obr. 3).

Hromadná korespondence

Údaje tabulek Access můžete použít jako zdroj dat při hromadné
korespondenci v programu Word. Při nastavení zdroje dat stačí
v okně Otevřít zdroj dat nastavit pole Soubory typu na databáze
MS Access , dále určit databázi a poté příslušnou tabulku.