kancelářského balíku MS Office se zaměříme na metody, které lze používat bez
znalostí programování. O spolupráci na základě programovacích metod bude
pojednávat pokračování tohoto článku v dalším čísle časopisu.
Použití techniky ,,Drag and Drop,,
-- ,,Přetažení,, informací nebo objektů myší je nejjednodušší způsob spolupráce
Accessu a ostatních programů MS Office. Stačí spustit cílovou aplikaci (např.
Word či Excel), označit objekt (tabulku nebo dotaz), a přetáhnout jej na
požadované místo do dokumentu cílové aplikace (komunikace funguje i obráceně,
např. z Excelu do Accessu). V případě dotazu bude nejdříve vytvořena výsledná
datová množina, vyhovující podmínkám dotazu. Neumožňuje-li vám velikost
monitoru efektivně pracovat s více okny spuštěných aplikací zároveň, přetáhněte
objekt nad tlačítko cílového programu na hlavním panelu. Windows po chvíli
zobrazí okno této aplikace do popředí, a nakonec vyberte cílové místo v
dokumentu, kam chcete vkládaný objekt umístit, a uvolněte levé tlačítko myši.
-- Zcela analogicky lze používat příkazy práce se schránkou Kopírovat, Vyjmout,
Vložit, což má tu výhodu, že můžete kopírovat nebo přesouvat i části objektů,
např. pouze několik záznamů. Další možností je použít při vkládání volbu Vložit
jinak. V tomto případě nedojde k vložení kopie objektu do dokumentu cílové
aplikace, nýbrž k propojení (vloženy budou pouze informace o umístění
zdrojového objektu); to znamená, že při změně objektu ve zdrojové aplikaci
dojde k aktualizaci informací v aplikaci cílové.
-- Technika "drag and drop" samozřejmě funguje i mezi jinými aplikacemi, které
podporují technologii firmy Microsoft OLE (Object Linking and Embedding).
Kontingenční tabulky
Další možností spolupráce Accessu a Excelu je vytváření a úpravy údajů
kontingenční tabulky. Chcete-li vytvořit formulář s takovou tabulkou, zvolte
Průvodce s kontingenční tabulkou v okně Nový formulář. Nakonec určíte položky,
které chcete použít, a program načte data do Excelu, kde kontingenční tabulku
vytvoříte. Pokud budete chtít data zobrazená ve formuláři dále v Excelu
analyzovat, stiskněte programem vytvořené tlačítko Upravit kontingenční tabulku
(stačí také poklepat na kontingenční tabulku).
Další možnosti spolupráce s programem Excel
-- Přenést údaje aktuálního listu tabulky z Excelu do databáze MS Access můžete
takto: Zvolte Převést do aplikace MS Access... v nabídce Data. Program zobrazí
okno, ve kterém určíte cílovou databázi. Oproti přetažení údajů tabulky má
tento postup tu výhodu, že v dalších krocích můžete upravit datové typy polí
cílové tabulky.
-- Listy tabulek programu Excel je možno také propojit a používat v Accessu
stejným způsobem jako data jiných databází (volba Načíst externí data\Propojit
tabulky...). Access spustí Průvodce propojení s tabulkovým kalkulátorem, pomocí
kterého zadáte požadavky na připojovanou tabulku. Propojenou tabulku potom
můžete používat obdobným způsobem jako nativní tabulky databáze Access
(například jako podklad formuláře či tiskové sestavy).
-- K vytvoření formuláře v programu Access pro údaje tabulky Excelu zvolte
Data\Formulář aplikace MS Access..., v zobrazeném okně zadejte, zda formulář
vytvořit v nové databázi, či použít existující soubor. V dalším kroku se
zobrazí Průvodce formulářem, v němž zadáte požadavky na formulář a údaje, které
má formulář zobrazovat (formulář samozřejmě můžete kdykoli poté upravit).
Všimněte si, že program automaticky vytvořil propojení na tabulku Excelu z
databáze Accessu.
-- Analogicky k postupu vytvoření formuláře můžete vytvořit pro tabulku Excelu
tiskovou sestavu v programu Access (volba Data\Sestava aplikace MS Access...).
Další
-- Při vytvoření tabulky můžete použít datový typ Objekt OLE. Položky tohoto
pole potom mohou obsahovat OLE objekty, například dokumenty Wordu nebo tabulky
Excelu (nebo zvuky, obrázky, videosekvence, grafy apod.). Ke vložení objektu
použijte volbu Vložit\Objekt... nebo volbu Vložit objekt... z nabídky, která se
zobrazí stisknutím pravého tlačítka myši. V dialogovém okně určíte typ objektu,
a v případě volby Vytvořit ze souboru zvolte zaškrtávací okénko Propojení pro
propojený objekt (jinak bude zvolený objekt do databáze vložen). Údaje objektu
OLE pak zobrazíte poklepáním na konkrétní položku.
-- O použití údajů databáze Access jako zdroje dat pro hromadnou korespondenci
v programu Word jsme již pojednali v prvním dílu. Vytvoření formulářových
dopisů však můžete spustit přímo z Accessu označte tabulku nebo dotaz, který
chcete použít pro hromadnou korespondenci, a zvolte Nástroje\Propojení programů
Office\Sloučit s dokumentem MS Word (nebo stiskněte odpovídající tlačítko z
ovládacího panelu Databáze). Všechny další informace zadáte v oknech Průvodce
hromadnou korespondecí MS Word.
-- Používate-li ke korespondenci aplikaci Outlook, můžete vybraný objekt
databáze odeslat volbou Soubor\Odeslat... (program vám umožní vybrat formát
odesílaného objektu). Možnost odesílání objektů přímo z Accessu můžete využívat
i u jiných poštovních programů (splňujících tzv. protokol VIM).
9 0337/OK
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU