Tipy pro vaši úspěšnější práci

Obecně

O formátu PDF

V poslední době máme možnost stále častěji se setkávat se
soubory, jejichž formát je označován jako PDF. Možná jste
narazili na problém, jak jej přečíst nebo rozluštit, protože
běžně dostupné prostředky to nezvládly, a vy nevíte proč. Formát
uspořádání dat, označovaný jako PDF (Portable Document Format),
je výtvorem firmy Adobe, která produkuje mimo jiné vynikající
grafický software. V současné době se jedná o jeden
z nejuniverzálnějších formátů pro přenos a prezentaci dat, a
protože využívá velmi dobrou kompresi, je velmi dobrým
prostředkem pro distribuci dat po Internetu. Další předností je
nezávislost na platformě (PC, Mac, UNIX) a záruka, že výsledný
vzhled bude shodný s původní podobou dokumentu či prezentace.
Pokud chcete dokument prohlížet, je potřeba použít buďto některý
z grafických programů (Adobe Illustrator, Corel Draw), nebo,
pokud nepracujete s tímto typem softwaru, můžete použít
speciální prohlížecí program Adobe Acrobat Reader, jenž je
distribuován jako freeware (k dispozici i na CD PC WORLD 10/98
nebo 12/98). Používání tohoto formátu se stále rozšiřuje, a
proto vzniká řada produktů zaměřených na práci s PDF soubory,
počínaje tvorbou a konče převodem PDF do formátu HTML.

MS Windows 95/98

Poznávací znamení

Při instalaci mnoha programů a užitečných pomůcek se často
setkáte s volbou nebo dialogem, které zahrnují v textu informaci
o "Associated files", případně "Associated extensions". Jedná se
o velmi užitečné nastavení, jež v běžné praxi využíváte, aniž si
to uvědomujete. Jméno každého souboru (spustitelný program,
obrázek, textový dokument, midisekvence) obsahuje příponu neboli
extenzi, podle níž je možno identifikovat jeho charakter. Váš
systém tohoto využívá, a v případě, že chcete daný soubor
otevřít přímo z okna Průzkumníka nebo z Plochy, díky příponě
otevře správnou aplikaci. Pokud instalujete novou aplikaci
(například prohlížeč obrázků), instalační program se vás tedy
ptá, zda má přípony souborů, se kterými umí pracovat, jakoby
připojit k sobě. Po tomto nastavení bývá také soubor označen
odpovídající ikonou (notoricky známé jsou např. ikony MS Wordu
nebo MS Excelu), která nahradí univerzální ikonu Windows. Pokud
jste aplikaci nainstalovali, a přesto jsou soubory jí určené
stále "neasociované", nastavení jste zřejmě neprovedli správně,
a je potřeba tak učinit dodatečně, většinou v menu Option nebo
Properties dané aplikace. Přehled funkčních propojení získáte,
pokud v okně Průzkumníka nebo otevřené složky zvolíte
Zobrazit-Možnosti složky a kartu Typy souborů .

Příliš rychlá aplikace

Pokud používáte v prostředí Windows některé dosovské aplikace,
může nastat situace, kdy po spuštění daného programu se okno
s DOSem otevře, a než stačíte cokoliv spatřit, bleskově se zase
uzavře a zmizí. Problém může být způsoben více faktory, často je
však příčina prostá. Dobrým příkladem je známý komprimační
program ARJ. Pokud jej spustíte dvojklikem z okna Průzkumníka,
může nastat výše uvedený problém. Zkuste na ikoně programu
vyvolat kontextové menu (pravým tlačítkem myši), vyberte
Vlastnosti a zvolte kartu Program . Dole se nachází nenápadná
volba Při ukončení zavřít , která může celý problém způsobit.
Aplikace ARJ, pokud je spuštěna bez parametrů, pouze vypíše
stručnou nápovědu a svůj běh ukončí, a je-li zmíněná volba
zaškrtnutá, okno se opět rychle uzavře. A vy spatříte pouze
záblesk.

MS Word 97

Pracujete s oddíly?

Při tvorbě obsáhlejších a různorodých dokumentů jste možná
narazili na nepříjemná omezení. Formát odstavců umožňuje mnohá
nastavení, ale už jste například zkoušeli uprostřed dokumentu
vložit pár stránek, které nebudou zobrazeny a vytištěny svisle,
nýbrž vodorovně? Pokud používáte pro formátování pouze dvě
úrovně - odstavec a celý dokument - bude se vám určitě hodit
možnost nastavit tzv. oddíl . Začnete-li vytvářet nový dokument,
stane se automaticky celý jedním oddílem. Chcete-li vytvořit
oddíl nový, zvolte Vložit-Konec a vyberte si, kde bude další
oddíl pokračovat. Pokud jste vytvořili rozsáhlejší dokument,
můžete používat na jednotlivé oddíly volby a nastavení, které
byly dosud dostupné jen pro celý dokument (okraje, záhlaví a
zápatí, číslování stránek, orientace stránky, počet sloupců).

Neztrácejte přehled

Možná jste při práci s tímto textovým editorem nikdy
nepřekročili rozsah pár stránek. Při práci s rozsáhlejšími
dokumenty se vyplatí přijmout některé zásady práce, aby úměrně s
přibývajícím počtem stran nenarůstal zmatek. Jedním z účinných
prostředků pro vytvoření přehledné struktury je důsledné
používání stylů, kterými vhodně odlišíte hierarchii psaného
textu (nadpisy různých úrovní, obyčejný text). Vhodný styl
můžete volit na panelu nástrojů Formát zcela vlevo v okně stylů.
Pokud chcete použít jiný styl, případně definovat nový, zvolte
Formát-Styl a můžete si nadefinovat celou sestavu nových nadpisů
dle vašich představ. Využíváte-li důsledně stylů, můžete
využívat pro přehledné zobrazení dokumentu osnovu nebo rozvržení
dokumentu pomocí volby Zobrazit . V osnově můžete měnit nastavené
úrovně nadpisů, prohlížet a nastavovat styly částí dokumentu, a
stále budete mít přehled o celkové struktuře vaší práce.

Nechte pracovat editor

Mnoho uživatelů, často z nevědomosti, nepoužívá funkce, které
jsou k dispozici, a snaží se vytvořit vlastní řešení. Typickým
případem je číslování odstavců a používání odrážek. V tomto
případě se vyplatí ponechat starosti na programu. Chcete-li
vytvořit text s číslovanými odstavci, použijte funkci Číslování .
Pokud chcete upravit nastavení, zvolte Formát-Odrážky a
číslování. Jsou-li číslované odstavce vytvořeny editorem, máte
možnost s nimi dále pracovat. Můžete přidávat na kterékoliv
místo nový číslovaný odstavec, aniž se poruší pořadí, u
víceúrovňových seznamů můžete bez problémů jak přidávat nové
odstavce, tak měnit jejich úrovně, bez porušení celkové
struktury a návaznosti. Pokud však takto vytvořenou spojitost
porušíte, program se už "nedopočítá" a automatické číslování se
rozpadne. Hlavním pravidlem pro používání odrážek a číslování je
správné užívání klávesy Enter . Používejte ji opravdu jen tehdy,
chcete-li vytvořit nový odstavec (odrážku, číslování.), jinak
nechte text plynout z řádku na řádek. Pokud opravdu potřebujete
zalomit řádek v rámci odstavce, používejte Shift+Enter .

Rychlý pohyb

Pokud pracujete s rozsáhlejším dokumentem, pravděpodobně jej
máte rozpracován na více místech, a potřebujete se mezi nimi
rychle pohybovat. Chcete-li zabránit opakovanému zoufalému
prohledávání dokumentu, používejte záložky. Předtím, než
opustíte rozpracované místo, zvolte Vložit-Záložka. , zadejte
přiléhavé jméno a stiskněte Přidat . Když nastane čas vrátit se
na rozpracované místo, zvolte Úpravy-Přejít na. nebo Ctrl+G ,
označte Cíl-Záložka a vyberte si. Na první pohled tato možnost
vypadá možná složitě, ale velmi rychle si na ni zvyknete a při
pohybu v dokumentu čítajícím např. sto padesát stran ji určitě
oceníte.

Na dvou místech najednou

Má-li váš dokument má větší rozsah, a vy se při práci
potřebujete odkazovat nebo vracet k jiné dříve vytvořené pasáži,
můžete vhodně použít rozdělení okna aplikace. Zvolte
Okno-Rozdělit a pohybem myši si nastavte, zda rozdělovací příčku
potřebujete uprostřed nebo jinde. Pohled na dokument se změní ve
dvě části, které můžete procházet a zobrazovat nezávisle, a tak
být současně na dvou místech v textu. Každá z částí používá své
posuvníky, a nezávisle můžete také nastavit způsob zobrazení
(osnova, stránka, rozvržení.), takže můžete sledovat celý
dokument podle osnovy a ve druhé části upravovat konkrétní
odstavce. O zpracovávaném dokumentu tak získáte velmi dobrý
přehled.Do původního stavu se vrátíte volbou Odstranit příčky ve
stejném menu.

Ve správném formátu

Pokud jste dříve pracovali při zpracování textu s jinými
aplikacemi (např. s poměrně rozšířenou "šestsetdvojkou"), možná
potřebujete otevřít své starší dokumenty v prostředí MS Word.
Program samozřejmě podporuje převod z a do různých formátů,
převodní filtry však nejsou součástí standardní instalace a
musíte si je doinstalovat (spuštěním instalátoru MS Office a
přidáním potřebných součástí programu MS Word). Dokumenty
uložené v jiném formátu jsou poté při otevírání rozeznány (pokud
filtr existuje), a v následném dialogu potvrdíte parametry
převodu. Pokud je soubor otevřen bez dialogu a jeho převod není
v pořádku (např. u různých souborů s příponou .txt), lze
automatické konverzi zabránit a dialog vynutit. Zvolte
Nástroje-Možnosti a na kartě Obecné zaškrtněte volbu Při
otevírání potvrdit převod . Pokud potom znovu zkusíte otevřít
soubor cizího formátu, dostanete možnost ručně potvrdit
v dialogovém okně, jaký filtr použít.

Poznámky a vysvětlivky

Při tvorbě dokumentu často nastane situace, že chcete obsah
textu doplnit nebo projasnit poznámkou, vysvětlením či
doplňující informací. Používáním těchto prvků dosáhnete větší
přehlednosti, a je-li text "naučný", bude se mnohem lépe
studovat. Pokud budete chtít vložit poznámku nebo vysvětlivku,
zvolte Vložit-Poznámku pod čarou. a v zobrazeném dialogu
vyberte, o jaký odkaz se jedná. Můžete nastavit umístění
doplňující informace, formát odkazu v textu, způsob číslování a
jeho začátek.Pro odkazy na poznámky můžete také vybrat svůj
specifický symbol, který se v textu bude dobře hledat. Text
můžete posléze při kontrole nebo korektuře prohlížet po těchto
poznámkách, zvolíte-li jako objekt pro procházení Poznámku pod
čarou.

MS Excel 97

Zdlouhavé výpočty

Aplikace umožňuje vytváření složitých funkcí a komplikovaných
výpočtů. Poté, co vložíte do buněk konkrétní číselné hodnoty,
Excel automaticky provádí numerický výpočet a aktualizaci obsahu
všech "zúčastněných" buněk. Pokud pracujete na pomalejším
počítači a vkládáte větší objem dat do složitých výpočetních
struktur, průběžné přepočítávání vás může nepříjemně zdržovat.
Zvolte Nástroje-Možnosti a kartu Výpočty . V horní části lze
parametr Přepočet nastavit na Ručně . Pokud pak při práci v listu
potřebujete provést výpočty, stisknete pouze F9 .
Ochrana před útočníky
Jedním z největších nebezpečí v současném světě počítačových
virů jsou makroviry. Pokud neobdržíte excelovský soubor ze
zdroje, který je naprosto bezpečný (kolik jich znáte?), vyplatí
se být napozoru. Program umožňuje nastavit ochranu, která
zabrání otevření jakéhokoliv souboru, v němž se vyskytují makra
(byť třeba neškodná). V následném dialogu máte možnost se
rozhodnout, jak situaci vyřešíte. Zvolte Nástroje-Možnosti a
kartu Obecné . V části Nastavení zatrhněte volbu Antivirová
ochrana maker . Nezapomeňte, že vás pak bude program varovat před
všemi dokumenty s makry, tedy i před vašimi výtvory. Pokud
s nimi pracujete často, může se tato ochrana stát trochu
protivnou.

Nesprávný formát

Při vkládání údajů do buněk někdy nastane nežádoucí změna.
K vašemu překvapení se zadaná hodnota změní, aniž byste chtěli.
Není důvod k obavám, zadané údaje se neztratily, jen byly
zobrazeny v určitém formátu (někdy bohužel jiném, než jste
chtěli). Obecně používá program pro každou buňku přednastavený
formát označovaný jako Obecný . Ten zajišťuje, že vložená hodnota
je prozkoumána, a je-li rozpoznán formát, je na tento převedena.
Někdy však nežádoucím způsobem. Nastavení lze provést volbou
Formát-Buňky. na kartě Číslo . Chcete-li zachovat hodnotu
vloženou do buňky v nezměněné podobě, zvolte možnost Text .
Cokoliv zadáte, je uloženo jako sekvence znaků, a proto s těmito
údaji samozřejmě nelze provádět matematické operace jako
s čísly. Pozor, toto platí i v případě, že vložíte funkci.

Správné záhlaví

Pokud vytvoříte rozsáhlou tabulku s desítkami či stovkami řádků,
její vytištění zabere často mnoho stránek. Na listě v Excelu
stačí jedno záhlaví pro celou tabulku, umístěné na horním
okraji. Na papíře však potřebujete záhlaví zopakovat na každé
stránce, jinak se tabulka stane velmi nepřehlednou až
nepoužitelnou. Máte-li jasno, které údaje se mají na každé
stránce opakovat, zvolte Soubor-Vzhled stránky a kartu List .
V části Tisk názvů můžete vložit řádky a/nebo sloupce, jež
chcete opakovat na každé tištěné straně.

Zajímavé funkce

Program obsahuje nesmírně široký výběr vestavěných funkcí. Na
některé zajímavé bych vás rád upozornil.
-matematická funkce ROMAN převádí vámi zadané arabské číslice do
formátu římských číslic
-inženýrská funkce CONVERT dobře poslouží pro převod jednotek
mezi různými měrnými systémy (není běžnou součástí instalace,
lze doplnit ve volbě Nástroje-Doplňky. zatržením doplňku
Analytické nástroje ), přehlednou tabulku použitelných jednotek
najdete v nápovědě
-zajímavé možnosti poskytují matematické funkce ZAOKR a
ZAOKROUHLIT (celkem pět funkcí), pomocí kterých upravíte vložené
hodnoty přesně dle vašich představ. Pozor, výsledkem je skutečně
jiná číselná hodnota, ne jenom jiný formát zobrazení!

Kolikátého je dnes

Tabulkový procesor je aplikace určená především k výpočtům, a
tomu také odpovídá způsob, jakým zpracovává kalendářní a časové
údaje. Zadáte-li do buňky datum, údaj bude nadále zobrazen dle
nastaveného formátu, pro potřeby programu je však "interně"
převeden na číslo. Časová škála Excelu začíná 1. lednem 1900,
případně je možno nastavit počátek na 2. ledna 1904
(kompatibilita s platformou Mac), a každý následující den je
označován následujícím celým číslem. Pokud je součástí časového
údaje hodina a minuta, jsou vyjádřeny v podobě zlomků za
desetinnou čárkou. Končí-li tedy údaj např. xxxx,25, jedná se
šestou hodinou hodinu ranní (počátkem je půlnoc). Pro zobrazení
časových údajů máte k dispozici dostatek formátů, zvolte
Formát-Buňky , kartu Číslo a v levém okně Druh nastavte Datum , a
můžete vybrat z nabízených T ypů . Je-li nastaven některý
z formátů Datum , v řádku vzorců se zobrazí úplná interpretace
časového údaje aktivní buňky nezávisle na typu zobrazení. Způsob
uložení času ve formátu čísla umožňuje pracovat s nimi při
běžných výpočtech, a program nabízí celou řadu funkcí, jež toho
využívají. Jsou sdruženy ve skupinu nazvanou Datum a čas , a
umožňují např. převod údaje v hodinách, minutách a vteřinách na
desetinný zlomek ( ČAS ), výpočet dne v týdnu ( DENTÝDNE ) nebo
vložení aktuálního data ( DNES ) a času ( NYNÍ ).

WinZip 7.0

Tento program je jedním z velmi kvalitních zástupců softwaru
určeného k archivaci souborů. Jeho popularita je jistě způsobena
rozšířeností formátu zip, příjemným grafickým uživatelským
rozhraním, a v neposlední řadě vestavěnou podporou Windows
technologií jako je "táhni a pusť". Pojďme tedy důkladně využít
jeho možnosti.

Stále po ruce

Možná jste při instalaci ne všemu přesně rozuměli nebo jste
trošku zazmatkovali, a program nevytvořil ikonu v menu Start
nebo na ploše. Vše můžete napravit (poté, co se program podaří
spustit) ve volbě Option-Configuration-Systém . V části General
zvolte, kam si ikonu přejete, a také zatrhněte volbu Associate
WinZip. , aby všechny soubory s příponou zip byly automaticky
rozpoznávány a otevírány touto aplikací (nechcete-li používat i
jiný komprimační program.).

Vše rychle na dosah

Standardní panel nástrojů obsahuje graficky velmi pěkně vyvedené
ikony základních funkcí programu, ale možná některou postrádáte.
Pro přidání dalších ikon zvolte menu
Options-Configuration-Toolbar a stiskněte tlačítko Select
Buttons. V levém okně se vám zobrazí ikony, které ještě můžete
přidat do panelu nástrojů, např. pro tisk, vytváření
samorozbalovacího archivu nebo spuštění antivirové ochrany. Celý
panel ještě můžete zpřehlednit přidáním svislého oddělovače
(Separator) na libovolné místo.

Přehledné zobrazení

Pro přehlednou a pohodlnou práci s archivy je důležitá forma
zobrazení informací. Program obsahuje přednastavení, které
sloupce zobrazí, takže je automaticky zobrazen název souboru,
datum jeho poslední změny nebo kompresní poměr. Pokud některé
informace postrádáte nebo vám naopak překážejí, zvolte
Options-Configuration-View . V levé části karty ( Columns ) můžete
zaškrtnutím navolit, co bude zobrazeno. V části General lze
aktivovat zobrazení názvů souborů velkými písmeny, vybírání
souborů kliknutím myši po celém řádku a zobrazení mřížky pro
přehlednější zobrazení. Uspořádání archivovaných souborů lze
také ovlivnit volbou Options-Sort , kde si můžete vybrat, podle
čeho si přejete soubory setřídit. Pokud patříte k těm, kdo se
nejlépe orientují na papíře, využijete funkci File-Print , která
obsah archivu se všemi informacemi vytiskne.

Správná navigace

Při aktivování některých funkcí otevírá program automaticky
složky (start aplikace, přidávání do archivu, při dekomprimaci
z archivu). Chcete-li zabránit zdlouhavému procházení jejich
často složitou strukturou, můžete si pomoci nastavením
v Options-Configuration-Folders . První volba v levé části karty,
kterou můžete nastavit (směrem shora dolů), nasměruje funkci
Open po spuštění aplikace. K dispozici jsou možnosti převzít
aktuální cestu z Windows, nastavit posledně použitou WinZipem
nebo zvolit konkrétní cestu. Máte-li na vašem disku či externí
jednotce speciální velkou složku určenou výhradně pro archivaci,
pak je třetí možnost velmi užitečná. Druhá volba určuje místo,
které vám bude nabídnuto při rozbalování souborů z archivu.
K dispozici je otevření složky, ve které je archiv samotný, nebo
opět využití posledně použité či pevně nastavené cesty. Třetí
volba nastavuje složku, z níž se automaticky předpokládá
vybírání souborů pro archivaci a její možnosti jsou stejné jako
u volby předchozí. V pravé části karty lze nastavit, které
složky bude program používat pro odkládání různých souborů,
s nimiž budete pracovat. Pokud často pracujete s více složkami a
archivy, nabízí se volba Favorites . Zde umístěte odkazy, jež
potřebujete mít po ruce.

Bezpečnost především

Formát zip je také často používán pro komprimaci souborů
dostupných prostřednictvím Internetu, a proto je užitečné mít po
ruce antivirový program. Nastavte si tedy jeho integraci do
WinZipu, a pro jeho spuštění pak používejte ikonu. Zvolte
Options-Configuration-Program Locations , a zde najdete nastavení
pro vámi užívaný antivirový program. Do řádku Scan program
zadejte cestu spustitelného souboru, a do řádku pod ním případně
přidejte parametry pro jeho spuštění.

Máte tajnosti?

Pokud potřebujete obsah svých archivů utajovat, můžete si
nastavit pro komprimaci také heslo. Pro archiv, se kterým právě
pracujete, jej nastavíte volbou Option-Password. , kde v dialogu
heslo vložíte. Pokud chcete, aby se znaky zobrazovaly jako běžně
známé "hvězdičky", zatrhněte volbu Mask password . Pro
zašifrování souborů v archivu je důležité dodržovat pravidlo, že
heslo vložíte hned po vytvoření archivu nebo před přidáním
souborů, které mají být utajeny. Heslo se vždy vztahuje na
konkrétní archiv a po jeho uzavření je vymazáno.

V cizích vodách

Potřebujete-li pracovat s archivy jiných formátů než zip, není
příliš pohodlné spouštět jednu aplikaci přes druhou, a proto
WinZip umožňuje nastavit cestu k programům, které pak přednostně
zpracují potřebný formát. Zvolte Options-Configuration-Program
locations a v pravé části karty vyberte cestu k archivačním
aplikacím, jež budete potřebovat.

A co kompatibilita?

Používáte-li plně 32-bitovou verzi programu, ještě to neznamená,
že nemůžete přichystat archiv pro kolegu nebo kamaráda
pracujícího na platformě Windows 3.x. Pokud přidáváte soubory do
archivu, je potřeba zabránit budoucím nedorozuměním převedením
dlouhého jména souboru na standard 8+3 znaky. Na kartě dialogu
Add můžete nastavit tento automatický převod vlevo dole
zaškrtnutím patřičného políčka. Ani při vytváření
samorozbalovacího archivu nejste omezeni. Po spuštění funkce
Make .Exe File můžete v následném dialogu specifikovat, zdali
budete vytvářet soubor určený pro starší nebo novější verzi
operačního systému Windows.