Tipy pro vaši úspěšnější práci

Pro Windows 98

Pomůcka systémové konfigurace

Pokud patříte k odvážnějším uživatelům Windows, jistě jste již
narazili na problematiku úpravy inicializačních souborů jako
např. Config.sys nebo Autoexec.bat, a říkáte si, že jejich
editace pomocí Poznámkového bloku není to pravé. Nebo možná
používáte různé užitečné prográmky a pomůcky, které se při
instalaci usadily ve vašem systému a od té doby se tvrdošíjně
spouštějí spolu se startem Windows, přestože to je proti vaší
vůli a vy jste se je snažili opakovaně, leč marně odstranit ze
složky Po spuštění , kde nejsou k nalezení. Pro tyto případy
existuje ve Windows 98 užitečný prográmek, kterému se říká
Pomůcka systémové konfigurace . Spustíte jej nejlépe z menu Start
- Spustit vložením " msconfig ", jinak je program k nalezení
v podsložce System hlavní složky Windows. Aplikace umožňuje
v první řadě pořídit zálohu stávajících souborů pro případ, že
některé změny přeženete - nabídne vám různé způsoby spouštění
systému pro zvýšení kontroly při zavádění, poskytuje možnost
změnit konfiguraci stávajících inicializačních souborů (kromě
dvou výše zmíněných ještě System.ini a Win.ini) a přehledně vám
ukáže, který software je automaticky spouštěn. Pomocí programu
sice nelze vkládat nové položky do zmíněných souborů, ty
stávající však můžete jednoduchým způsobem pomocí zaškrtávacího
pole vypínat a znovu zapínat, a zjišťovat tak "následky"
jednotlivých zásahů. Na kartě Po spuštění naleznete přehledný
seznam automaticky spouštěných aplikací, včetně cest ke
spouštěným programovým souborům a jejich případných parametrů
příkazového řádku. Třeba právě zde naleznete řešení vašich
problémů.

Nebojte se vyčistit disk!

Mezi systémovými nástroji, které jsou k dispozici ve Windows, je
také program, jejž jste se možná báli použít. Jeho jméno
Vyčištění disku samo o sobě nevěští nic dobrého, a pokud jste
jej přece jen ze zvědavosti spustili, pak slabší povahy určitě
odpadnou po následujícím okně, které nepodává žádnou informaci o
funkci programu, ale pouze nabízí výběr jednotky pro vyčištění.
Není však třeba se obávat, neboť pomůcka nabízí přehledný a
pohodlný způsob, jak se zbavit opravdu nepotřebných souborů na
vašem disku a nenechá vás napáchat větší škody. Můžete odstranit
dočasné soubory z cache vašeho internetového prohlížeče,
vyprázdnit koš a složku dočasných souborů Windows (obvykle TMP)
nebo zachráněné soubory, které vám do kořenového adresáře uložil
ScanDisk. Před samotným vyčištěním si můžete navíc pro jistotu
soubory projít a zkontrolovat, co vlastně vyhazujete. Pokud to
nestačí, můžete přímo vstoupit do okna dialogu Přidat nebo
odebrat programy (normálně dostupný z Ovládacích panelů) a
odinstalovat součásti systému nebo aplikace. Pomocí programu
tedy nemáte možnost zničit žádné důležité systémové soubory nebo
nastavení, a obavy proto nejsou na místě.

Pro MS Word 97

Rychlé ohraničení

Pro přehlednější oddělování částí textu nabízí Word zajímavou
pomůcku, která vám možná už nechtěně způsobila nepříjemnou
chvilku, zvláště pokud jste při podtrhávání textu nebo
oddělování odstavců čarami chtěli použít stejný způsob jako u
psacího stroje - opakování některých znaků. Protože k podtržení
části textu lze použít přímo speciální formát písma a výše
uvedený nepohodlný způsob tak odpadá, byla tímto "uvolněná"
funkce opakujících se znaků použita pro automatické grafické
oddělování celých odstavců. Chcete-li oddělit odstavec po jeho
dokončení čárou (různého druhu), stačí jeho poslední řádek
ukončit "tvrdým" koncem (klávesou Enter ), na následující řádek
alespoň třikrát za sebou napsat některý z dále uvedených znaků a
opět ukončit klávesou Enter , a program doplní souvislou čáru na
celou šíři odstavce dle jeho formátu. Typ čáry bude určen
znakem, který použijete - pomlčka vytvoří tenkou čáru,
podtržítko tlustou, rovnítko dvojitou, hvězdička tlustou
přerušovanou, křížek (#) střídavou tenkou-tlustou a tilda (~)
vlnovku. Pokud budete chtít čáru odstranit, je dobré vědět, že
se nejedná o posloupnost znaků, ale o způsob formátování
odstavce, který je nezávislý na vpisování textu do dokumentu, a
proto pokusy použitím klávesy Delete nebo Backspace jsou
zbytečné. Označte poslední řádek nad čárou (protože ohraničení
patří k odstavci, jenž je nad ním), zvolte menu Formát -
Ohraničení a stínování a na kartě Ohraničení vyberte Žádné . A
pokud vám tato automatická funkce opravdu není po chuti, zvolte
menu Nástroje - Automatické opravy , přejděte na kartu Při psaní
a v její horní části zrušte volbu Ohraničení .

Pro matematiky

Samozřejmě nejen pro ně, ale i pro ostatní tvůrce dokumentů je
určena pomocná aplikace Microsoft Equation, pěkně po česku
Editor rovnic. Jde o možná trochu zbytečně dobře ukrytou
pomůcku, která umožňuje do stránek vložit profesionálně
vypadající matematické výrazy, a to i velmi komplikované. Pokud
je vaším kriteriem výsledný vzhled, a ne rychlost zápisu (poté
už nemusí vaše poznámky přečíst nikdo), můžete bez problémů
vytvořit matematické či fyzikální pojednání, seminární nebo
diplomovou práci. Požadovaný výraz je vkládán do textu jako
objekt, a dle toho je také zpracováván. Nový výraz založíte
volbou Vložit - Objekt , kde na kartě Vytvořit nový jako typ
objektu vyberete Microsoft Equation 3.0. Do místa, kde byl
v dokumentu umístěn kurzor, je vložen rám a jednotlivá menu jsou
upravena pro editaci matematických výrazů. Při zadávání můžete
využít širokou nabídku nabízených předdefinovaných šablon pro
jednotlivé znaky, symboly či operátory (relační, množinové,
logické operátory, malá a velká řecká abeceda, všemožné závorky,
symboly pro integrály a sumy, odmocniny a indexace) a také znaky
vkládané z klávesnice (čísla, písmena jako proměnné, rovnítko).
Ve vytvářené struktuře se pohybujete pomocí kurzorových šipek, a
opakovaným vkládáním dalších šablon či znaků je možno zapsat i
složité struktury. Ani příznivci počítání matic nepřijdou
zkrátka a pro tvůrce chemických rovnic jsou rovněž k dispozici
vodorovné šipky s popisem prakticky kdekoliv. Chcete-li dále
upravovat vzhled zápisu, můžete například upravit velikost mezer
(prakticky jakýchkoliv, mezerou mezi znaky počínaje a tloušťkou
zlomkové čáry konče), upravit nadefinované styly pro jednotlivé
symboly nebo změnit velikost písma (zvláště pro indexy, snížené
indexy a symboly). Vytvořený objekt opustíte jednoduše kliknutím
jinam do dokumentu. Další úpravy můžete provádět jako s jinými
objekty po klinutí na výraz samotný, případně pomocí
kontextového menu. Takto vytvořený objekt nelze uložit jako
samostatný soubor, ale pouze s dokumentem Wordu, do kterého byl
vložen.

Jak přenést vlastní nastavení

Základem pro jakýkoliv obecný nový dokument je ve Wordu šablona
Normal.dot, pokud nezvolíte při tvorbě nového souboru jinou. Ta
obsahuje základní nastavení určující vzhled dokumentu (typ a
velikost písma, vzhled odstavců a stránky) a neobsahuje žádná
makra. Veškerá vlastní nastavení, která při práci s libovolným
dokumentem provedete, jsou ukládána jako jeho součást, a pokud
je chcete použít jinde, případně je přednastavit do libovolného
nového dokumentu (přes Normal.dot), musíte je do cílového
souboru uložit. Pro zjednodušení a zpřehlednění této práce
můžete použít pomůcku zvanou Organizátor , kterou vyvoláte
v nabídce Nástroje - Šablony a doplňky nebo Formát - Styl
tlačítkem Organizátor . Otevřené okno poskytuje souběžný pohled
na dva soubory (dokumenty nebo šablony) zároveň, každému patří
jedna polovina. Levá strana slouží po otevření jako zdrojová, do
ní tedy bývá standardně umístěn aktuální dokument, a pravá
strana jako cílová obsahuje implicitně šablonu Normal.dot.
Samozřejmě lze otevřít libovolné dva soubory, případně směr
kopírování otočit dle toho, který prvek v okně souboru označíte
kliknutím myši jako zdrojový. Pomocí čtyř karet lze zvolit,
které prvky nastavení budete přenášet (styly, automatické texty,
vlastní panely nástrojů a makra), a pak je můžete do cílového
souboru snadno kopírovat, případně z něj dodatečně odstraňovat.
Můžete potřebovat automatický formát?
Při práci na dokumentu se často stává, že mnoho textu již bývá
zapsáno, avšak představa o výsledné podobě dokumentu je mlhavá.
Přestože při práci s Wordem je lepší si strukturu ujasnit
předem, a pak postupně a důsledně vytvářet její stavební kameny,
ani druhá metoda neznamená zásadní problém. Program zde nabízí
pomoc v podobě možnosti automatického formátování. Poté, co
vytvoříte zdrojový text a ujasníte si, jak celý dokument vnitřně
rozčleníte, doporučuji vybrat (či nadefinovat vlastní) styly pro
text a odstavce, které budete potřebovat, pomocí volby Formát -
Styl , případně Formát - Galerie stylů . A máte-li rozmyšleno a
připraveno, jak budou vypadat jednotlivé nadpisy a kapitoly,
můžete nechat pracovat editor. Zvolte Formát - Automatický
formát a rozhodněte se, zda necháte celou práci jen na Wordu
(nedoporučuji), nebo si necháte změny nejdříve ukázat ve
výsledné podobě a pak je budete postupně potvrzovat nebo
zamítat. Po odsouhlasení dalšího postupu proběhne vlastní
automatické přeformátování a vy můžete zvolit možnosti dalšího
postupu. Pokud je výsledek odstrašující, rovnou lze vše
zamítnout, jste-li naprosto spokojeni, vše rovnou přijměte, a
pokud máte pocit, že to není nejlepší, ale dá se s tím něco
dělat, pomocí volby Přehled změn vstupte do interaktivního modu,
kde lze korigovat jednotlivé změny postupně, jednu po druhé.
Každá z nich je zde přesně specifikována, takže můžete výsledek
upravit podle svých představ. A pokud náhodou při postupném
procházení dospějete k závěru, že to přece jen nedopadlo dobře,
pomocí volby Storno se vrátíte do předchozího dialogu a vše
zamítnete.

Pro MS Excel 97

Jak a proč nazývat buňky?

K označování buněk v Excelu je používána "šachová" notace, tedy
každá buňka je identifikována pozicí v řádku a sloupci, případně
listu. Určování pozic buněk a jejich oblastí pomocí této metody
je sice jednoznačné, ale pro obyčejného smrtelníka přece jen
trochu cizí. Proto program umožňuje použít metodu, kdy zcela
konkrétním buňkám nebo jejich oblastem (prakticky libovolným)
lze přidělit zástupné symbolické Názvy . Ty lze poté všestranně
využívat v odkazech i vzorcích, a podstatně tak zvýšit
přehlednost zadávaných výrazů. Navíc lze stejně jako buňky
pojmenovat i konkrétní vzorec, a pak jej ve formě názvu vkládat
do cílových buněk (dvouslovné výstižné pojmenování obstojí ve
srovnání s komplikovaným vzorcem určitě lépe). Při tvorbě názvu
nejdříve vyberte buňku nebo oblast, a poté můžete nové
pojmenování jednoduše vepsat do Pol e názvů (vlevo na řádku
vzorců) a potvrdit klávesou Enter. Naleznete zde všechny platné
názvy v celém sešitu, a jednoduše tak můžete přejít na
kteroukoliv pojmenovanou oblast. Chcete-li vkládat názvy "ve
velkém", otevřete si na pomoc dialogové okno volbou V ložit -
Název - Definovat , a opakovaně můžete pojmenovat více oblastí a
buněk. Vzorec pojmenujete tak, že jej buďto vepíšete do řádku
Odkaz na: , nebo pojmenujete buňku, která vzorec obsahuje.
Nezapomeňte při pojmenovávání vzorce upravit absolutní odkazy na
relativní, pokud jej chcete používat univerzálně. Stejným
způsobem můžete vložit i různé konstanty. Máte-li v listě již
vytvořenou oblast a její potenciální název se nachází v některé
z buněk (jako nadpis), vyznačte celou oblast včetně budoucího
názvu a zvolte Vložit - Název - Vytvořit . V dialogovém okně
můžete vybrat, odkud bude název pro oblast převzat. Samotné
použití je snadné - klávesou F3 nebo volbou Vložit - Název -
Vložit otevřete dialogové okno, které vás nechá vybrat potřebný
název.

O podmíněném formátování

Při práci s rozsáhlejšími výpočty a tabulkami se může kontrola
výstupních hodnot - výsledků stát velmi obtížnou. Zvláště
v případě, máte-li v záplavě hodnot hledat např. pouze výsledky
v určitém intervalu. Také při zpětné kontrole velkého množství
vložených dat velmi rychle můžete ztratit přehled a zanechat v
buňkách chybné hodnoty. Pro tyto případy lze s úspěchem využít
nástroj Excelu, jenž upraví formát libovolné buňky v závislosti
na jejím obsahu, případně v závislosti na výsledku logické
funkce. Na důležité hodnoty či výsledky vás tak může upozornit
např. výrazné barevné podložení buněk nebo ohraničení.
Kupříkladu budete vyhodnocovat výsledky složitějšího
matematického výrazu nebo závislosti, a budou vás zajímat
výsledky ležící jen v přesně určeném intervalu. Označte buňky
s výsledky, které chcete formátovat v závislosti na obsahu,
zvolte menu Formát - Podmíněné formátování , a v dialogovém okně
můžete nadefinovat podmínky. Nejdříve vyberte, zda budete
formátovat v závislosti na konkrétní hodnotě, nebo dle výsledku
logické funkce (výsledkem výrazu musí být stav ano nebo ne ).
Pokud bude vzhled určovat specifická hodnota (jako v našem výše
uvedeném příkladu), pak ve vedlejším okně vyberte logické
operátory (je jich k dispozici osm a jsou popsány slovně) a do
dalšího vepište konstantu, se kterou se bude porovnávat (lze též
použít odkaz na jinou buňku). Zvolíte-li rozhodování podle
vzorce, vepište do vedlejšího okna výraz (musí začínat
rovnítkem, např.: "=D1=F1"), a při výsledku "logická 1" bude
použito podmíněné formátování. Na výsledném vzhledu můžete
nastavit řez písma (tučné, kurzíva), jeho barvu, podtržení a
přeškrtnutí, ohraničení formátované buňky a také barvu její
výplně. A nestačí-li vám podmínka jediná, můžete přidat ještě
další dvě. Pokud po čase budete zpětně takto podmínečně
naformátované buňky dohledávat (na první pohled je nijak
nerozeznáte), zvolte Úpravy - Přejít na - Jinak a zaškrtněte
možnost Podmíněné formáty . Ještě si budete moci vybrat, zdali
chcete nalézt všechny takto upravené buňky ( Vše ), nebo jen
shodné s buňkou aktivní ( Stejné ).

Pro lepší přehled

Máte-li v listu velké množství dat na desítky řádků a sloupců,
lze jejich vhodným "poschováváním" celkovou strukturu projasnit
a zpřehlednit. K tomuto účelu nabízí program funkce pro tvorbu
skupin - přehledů. Můžete takto skrýt libovolný počet řádků nebo
sloupců a nechat zobrazeny jen nadpisy či záhlaví. Zkuste
označit např. deset řádků a zvolte Data - Skupina a přehled -
Seskupit , na závěr vyberte v dialogu řádky. Po straně vedle
jejich záhlaví se zobrazí "svorka" a ovládací tlačítko pro
skrývání a opětovné rozbalování. Jeden z řádků, zahrnutých do
výběru, zůstává po sbalení zobrazen a slouží jako "reprezentant"
obsahu. Pomocí této metody můžete tvořit i víceúrovňové
struktury, navíc zároveň v řádcích i sloupcích, takže i velmi
obsáhlý list lze takto zjednodušit na stručnou tabulku
s výstižnými nadpisy jednotlivých ukrytých struktur (maximální
počet úrovní je osm).

Když máte co říci k obsahu buněk

Pro zlepšení přehlednosti a zvýšení vypovídací schopnosti je
možno opatřit buňky v listu komentářem, jenž může být buďto
ukryt (a aktivován umístěním ukazatele myši), nebo zobrazen
trvale. Označte buňku (nebo skupinu buněk), kterou chcete
opatřit komentářem, a zvolte Vložit - Komentář . Buňka (u skupiny
jedna na kraji) je opatřena červeným "růžkem", otevře se pole
s vloženým jménem autora poznámky a na následující řádek můžete
vkládat text. Řádky jsou při psaní automaticky zalamovány a
vkládání poznámky ukončíte klávesou Esc nebo aktivováním jiné
buňky myší. Velikost "bubliny" s poznámkou je možno upravit
podobně jako jiné vložené objekty roztažením myší. Chcete-li
upravit text komentáře nebo jej odstranit, aktivujte buňku a
nejlépe použijte kontextovou nabídku (pravým tlačítkem myši),
kde naleznete potřebné volby, a pro trvalé zobrazení komentáře
v listě můžete použít příkaz Zobrazit komentář . Jakou formou
budou zobrazovány všechny komentáře v sešitu, lze nastavit
volbou Nástroje - Možnosti na kartě Zobrazení . Menší problém
nastává pouze v případě, kdy trvale zobrazeným komentářem
opatříte více sousedících buněk, protože ty se budou
pravděpodobně překrývat, a proto bývá lepší ponechat v buňkách
jen potřebný indikátor. Pokud jste si indikátory i komentáře
zneviditelnili, patřičné buňky znovu naleznete volbou Úpravy -
Přejít na - Jinak a zatržením možnosti Komentáře . A v případě,
že chcete komentáře také vytisknout, použijte volbu Soubor -
Vzhled stránky , a na kartě List nastavte odpovídající volbu.

Skupinová práce

Při zpracovávání a vyhodnocování dat většího rozsahu bývá často
potřeba, aby s jedním dokumentem pracovalo více lidí po síti
zároveň. Pokud se pokusíte za běžných podmínek otevřít sešit, se
kterým pracuje někdo jiný, dostane se vám informace, o koho se
jedná, a můžete dokument buďto jen číst, nebo následně uložit
jako nový dokument a do něj zapsat změny. Potřebuje-li opravdu
pracovat interaktivně více uživatelů s jedním dokumentem (při
větším množství změn bývá dodatečné slučování komplikované až
prakticky nemožné), je třeba současné sdílení sešitu povolit.
Zvolte Nástroje - Sdílení sešitu a na kartě Úpravy zaškrtnutím
povolte současné otevření a zápis více uživatelům. Na kartě
Upřesnění pak můžete přesně specifikovat podmínky, za kterých se
změny budou ukládat a jak budou řešeny problémy při "konfliktu
zájmů". Všimněte si, že volby jsou vztaženy k autorovi
dokumentu, jenž si tak zachovává výsadní postavení při řízení
změn. Na kartě Úpravy můžete průběžně sledovat, kdo současně s
vámi sešit upravuje, a vedle názvu dokumentu se vám objeví
oznámení [Sdílený] . Pokud chcete průběžně kontrolovat, případně
dodatečně prověřit, jaké změny byly provedeny, použijte volbu
Nástroje - Sledování změn , a vyberte, zda budete změny jen
kontrolovat ( Zvýraznit změny ), nebo je chcete odsouhlasit či
zamítnout ( Přijmout či zamítnout změny ). V následujícím dialogu
můžete upřesnit, které úpravy vás budou zajímat (dle autora, dle
doby provedení, dle místa provedení). Je-li provedená změna
takto "podchycena", zobrazí se v listě s rámem a zvýrazněným
levým horním růžkem. Najedete-li na něj myší, objeví se
informace o původci zápisu do buňky. Pokud chcete mít statistiku
o změnách pěkně pohromadě, dole na kartě Úpravy zatrhněte volbu
Zobrazit změny na novém listu , a Excel vloží automaticky list
s názvem Historie , který je v podstatě protokolem o provedených
úkonech. Nezapomínejte však na jednu důležitou věc - veškeré
změny se projeví až poté, co kterýkoliv ze zúčastněných sešit u
sebe uloží. Teprve potom je mohou ostatní sledovat. V případě,
že jste autorem dokumentu, který sice poskytujete ke hromadné
spolupráci, ale chcete si zachovat výsadní postavení při
kontrole zúčastněných spolupracovníků a úpravě provedených
zásahů, doporučuji opatřit jej zámkem ( Nástroje - Zámek -
Zamknout sdílený sešit ). V průběhu práce sice může každý
"přiložit ruku k dílu", závěrečnou korekci však provedete vy a
protokol o změnách vám nikdo nemůže odstranit.