Tipy pro vaši úspěšnější práci

Pro software obecně
O formátu PDF
1V poslední době máme možnost stále častěji se setkávat se soubory, jejichž
formát je označován jako PDF. Možná jste narazili na problém, jak jej přečíst
nebo rozluštit, protože běžně dostupné prostředky to nezvládly, a vy nevíte
proč. Formát uspořádání dat, označovaný jako PDF (Portable Document Format),
je výtvorem firmy Adobe, která produkuje mimo jiné vynikající grafický
software. V současné době se jedná o jeden z nejuniverzálnějších formátů pro
přenos a prezentaci dat, a protože využívá velmi dobrou kompresi, je velmi
dobrým prostředkem pro distribuci dat po Internetu. Další předností je
nezávislost na platformě (PC, Mac, UNIX) a záruka, že výsledný vzhled bude
shodný s původní podobou dokumentu či prezentace. Pokud chcete dokument
prohlížet, je potřeba použít buďto některý z grafických programů (Adobe
Illustrator, Corel Draw), nebo, pokud nepracujete s tímto typem softwaru,
můžete použít speciální prohlížecí program Adobe Acrobat Reader, jenž je
distribuován jako freeware (k dispozici i na CD PC WORLD 10/98 nebo 12/98).
Používání tohoto formátu se stále rozšiřuje, a proto vzniká řada produktů
zaměřených na práci s PDF soubory, počínaje tvorbou a konče převodem PDF do
formátu HTML.

Pro Windows 95/98
Poznávací znamení
2Při instalaci mnoha programů a užitečných pomůcek se často setkáte s volbou
nebo dialogem, které zahrnují v textu informaci o "Associated files", případně
"Associated extensions". Jedná se o velmi užitečné nastavení, jež v běžné
praxi využíváte, aniž si to uvědomujete. Jméno každého souboru (spustitelný
program, obrázek, textový dokument, midisekvence) obsahuje příponu neboli
extenzi, podle níž je možno identifikovat jeho charakter. Váš systém tohoto
využívá, a v případě, že chcete daný soubor otevřít přímo z okna Průzkumníka
nebo z Plochy, díky příponě otevře správnou aplikaci. Pokud instalujete novou
aplikaci (například prohlížeč obrázků), instalační program se vás tedy ptá,
zda má přípony souborů, se kterými umí pracovat, jakoby připojit k sobě. Po
tomto nastavení bývá také soubor označen odpovídající ikonou (notoricky známé
jsou např. ikony MS Wordu nebo MS Excelu), která nahradí univerzální ikonu
Windows. Pokud jste aplikaci nainstalovali, a přesto jsou soubory jí určené
stále "neasociované", nastavení jste zřejmě neprovedli správně, a je potřeba
tak učinit dodatečně, většinou v menu Option nebo Properties dané aplikace.
Přehled funkčních propojení získáte, zvolíte-li v okně Průzkumníka nebo
otevřené složky Zobrazit-Možnosti složky a kartu Typy souborů.
Příliš rychlá aplikace
3Pokud používáte v prostředí Windows některé dosovské aplikace, může nastat
situace, kdy po spuštění daného programu se okno s DOSem otevře, a než stačíte
cokoliv spatřit, bleskově se zase uzavře a zmizí. Problém může být způsoben
více faktory, často je však příčina prostá. Dobrým příkladem je známý
komprimační program ARJ. Pokud jej spustíte dvojklikem z okna Průzkumníka,
může nastat výše uvedený problém. Zkuste na ikoně programu vyvolat kontextové
menu (pravým tlačítkem myši), vyberte Vlastnosti a zvolte kartu Program. Dole
se nachází nenápadná volba Při ukončení zavřít, která může celý problém
způsobit. Aplikace ARJ, pokud je spuštěna bez parametrů, pouze vypíše stručnou
nápovědu a svůj běh ukončí, a je-li zmíněná volba zaškrtnutá, okno se opět
rychle uzavře. A vy spatříte pouze záblesk.

MS Word 97
Pracujete s oddíly?
4Při tvorbě obsáhlejších a různorodých dokumentů jste možná narazili na
nepříjemná omezení. For-mát odstavců umožňuje mnohá nastavení, ale už jste
například zkoušeli uprostřed dokumentu vložit pár stránek, které nebudou
zobrazeny a vytištěny svisle, nýbrž vodorovně? Pokud používáte pro formátování
pouze dvě úrovně odstavec a celý dokument bude se vám určitě hodit možnost
nastavit tzv. oddíl. Začnete-li vytvářet nový dokument, stane se automaticky
celý jedním oddílem. Chcete-li vytvořit oddíl nový, zvolte Vložit-Konec a
vyberte si, kde bude další oddíl pokračovat. Pokud jste vytvořili rozsáhlejší
dokument, můžete používat na jednotlivé oddíly volby a nastavení, které byly
dosud dostupné jen pro celý dokument (okraje, záhlaví a zápatí, číslování
stránek, orientace stránky, počet sloupců).
Neztrácejte přehled
5Možná jste při práci s tímto textovým editorem nikdy nepřekročili rozsah pár
stránek. Při práci s rozsáhlejšími dokumenty se vyplatí přijmout některé
zásady práce, aby úměrně s přibývajícím počtem stran nenarůstal zmatek. Jedním
z účinných prostředků pro vytvoření přehledné struktury je důsledné používání
stylů, kterými vhodně odlišíte hierarchii psaného textu (nadpisy různých
úrovní, obyčejný text). Vhodný styl můžete volit na panelu nástrojů Formát
zcela vlevo v okně stylů. Pokud chcete použít jiný styl, případně definovat
nový, zvolte Formát-Styl a můžete si nadefinovat celou sestavu nových nadpisů
dle vašich představ. Využíváte-li důsledně stylů, můžete využívat pro
přehledné zobrazení dokumentu osnovu nebo rozvržení dokumentu pomocí volby
Zobrazit. V osnově můžete měnit nastavené úrovně nadpisů, prohlížet a
nastavovat styly částí dokumentu, a stále budete mít přehled o celkové
struktuře vaší práce.
Nechte pracovat editor
6Mnoho uživatelů, často z nevědomosti, nepoužívá funkce, které jsou k
dispozici, a snaží se vytvořit vlastní řešení. Typickým případem je číslování
odstavců a používání odrážek. V tomto případě se vyplatí ponechat starosti na
programu. Chcete-li vytvořit text s číslovanými odstavci, použijte funkci
Číslování. Pokud chcete upravit nastavení, zvolte Formát-Odrážky a číslování.
Jsou-li číslované odstavce vytvořeny editorem, máte možnost s nimi dále
pracovat. Můžete přidávat na kterékoliv místo nový číslovaný odstavec, aniž se
poruší pořadí, u víceúrovňových seznamů můžete bez problémů jak přidávat nové
odstavce, tak měnit jejich úrovně, bez porušení celkové struktury a
návaznosti. Pokud však takto vytvořenou spojitost porušíte, program se už
"nedopočítá" a automatické číslování se rozpadne. Hlavním pravidlem pro
používání odrážek a číslování je správné užívání klávesy Enter. Používejte ji
opravdu jen tehdy, chcete-li vytvořit nový odstavec (odrážku, číslování.),
jinak nechte text plynout z řádku na řádek. Pokud opravdu potřebujete zalomit
řádek v rámci odstavce, používejte Shift+Enter.
Rychlý pohyb
7Pokud pracujete s rozsáhlejším dokumentem, pravděpodobně jej máte rozpracován
na více místech, a potřebujete se mezi nimi rychle pohybovat. Chcete-li
zabránit opakovanému zoufalému prohledávání dokumentu, používejte záložky.
Předtím, než opustíte rozpracované místo, zvolte Vložit-Záložka., zadejte
přiléhavé jméno a stiskněte Přidat. Když nastane čas vrátit se na rozpracované
místo, zvolte Úpravy-Přejít na. nebo Ctrl+G, označte Cíl-Záložka a vyberte si.
Na první pohled tato možnost vypadá možná složitě, ale velmi rychle si na ni
zvyknete a při pohybu v dokumentu čítajícím např. sto padesát stran ji určitě
oceníte.
Na dvou místech najednou
8Má-li váš dokument má větší rozsah, a vy se při práci potřebujete odkazovat
nebo vracet k jiné dříve vytvořené pasáži, můžete vhodně použít rozdělení
okna aplikace. Zvolte Okno-Rozdělit a pohybem myši si nastavte, zda
rozdělovací příčku potřebujete uprostřed nebo jinde. Pohled na dokument se
změní ve dvě části, které můžete procházet a zobrazovat nezávisle, a tak být
současně na dvou místech v textu. Každá z částí používá své posuvníky, a
nezávisle můžete také nastavit způsob zobrazení (osnova, stránka, rozvržení),
takže můžete sledovat celý dokument podle osnovy a ve druhé části upravovat
konkrétní odstavce. O zpracovávaném dokumentu tak získáte velmi dobrý
přehled.Do původního stavu se vrátíte volbou Odstranit příčky ve stejném menu.
Ve správném formátu
9Pokud jste dříve pracovali při zpracování textu s jinými aplikacemi (např. s
poměrně rozšířenou "šestsetdvojkou"), možná potřebujete otevřít své starší
dokumenty v prostředí MS Word. Program samozřejmě podporuje převod z a do
různých formátů, převodní filtry však nejsou součástí standardní instalace a
musíte si je doinstalovat (spuštěním instalátoru MS Office a přidáním
potřebných součástí programu MS Word). Dokumenty uložené v jiném formátu jsou
poté při otevírání rozeznány (pokud filtr existuje), a v následném dialogu
potvrdíte parametry převodu. Je-li soubor otevřen bez dialogu a jeho převod
není v pořádku (např. u různých souborů s příponou .txt), lze automatické
konverzi zabránit a dialog vynutit. Zvolte Nástroje-Možnosti a na kartě
Obecné zaškrtněte volbu Při otevírání potvrdit převod. Pokud potom znovu
zkusíte otevřít soubor cizího formátu, dostanete možnost ručně potvrdit v
dialogovém okně, jaký filtr použít.
Poznámky a vysvětlivky
10Při tvorbě dokumentu často nastane situace, že chcete obsah textu doplnit
nebo projasnit poznámkou, vysvětlením či doplňující informací. Používáním
těchto prvků dosáhnete větší přehlednosti, a je-li text "naučný", bude se
mnohem lépe studovat. Pokud budete chtít vložit poznámku nebo vysvětlivku,
zvolte Vložit-Poznámku pod čarou a v zobrazeném dialogu vyberte, o jaký odkaz
se jedná. Můžete nastavit umístění doplňující informace, formát odkazu v
textu, způsob číslování a jeho začátek. Pro odkazy na poznámky můžete také
vybrat svůj specifický symbol, který se v textu bude dobře hledat. Text můžete
posléze při kontrole nebo korektuře prohlížet po těchto poznámkách, zvolíte-li
jako objekt pro procházení Poznámku pod čarou.
MS Excel 97
Zdlouhavé výpočty
11Aplikace umožňuje vytváření složitých funkcí a komplikovaných výpočtů.
Poté, co vložíte do buněk konkrétní číselné hodnoty, Excel automaticky provádí
numerický výpočet a aktualizaci obsahu všech "zúčastněných" buněk. Pokud
pracujete na pomalejším počítači a vkládáte větší objem dat do složitých
výpočetních struktur, průběžné přepočítávání vás může nepříjemně zdržovat.
Zvolte Nástroje-Možnosti a kartu Výpočty. V horní části lze parametr Přepočet
nastavit na Ručně. Pokud pak při práci v listu potřebujete provést výpočty,
stisknete pouze F9.
Ochrana před útočníky
12Jedním z největších nebezpečí v současném světě počítačových virů jsou
makroviry. Pokud neobdržíte excelovský soubor ze zdroje, který je naprosto
bezpečný (kolik jich znáte?), vyplatí se být napozoru. Program umožňuje
nastavit ochranu, která zabrání otevření jakéhokoliv souboru, v němž se
vyskytují makra (byť třeba neškodná). V následném dialogu máte možnost se
rozhodnout, jak situaci vyřešíte. Zvolte Nástroje-Mož-nosti a kartu Obecné. V
části Nastavení zatrhněte volbu Antivirová ochrana maker. Nezapomeňte, že vás
pak bude program varovat před všemi dokumenty s makry, tedy i před vašimi
výtvory. Pokud s nimi pracujete často, může se tato ochrana stát trochu
protivnou.
Nesprávný formát
13Při vkládání údajů do buněk někdy nastane nežádoucí změna. K vašemu
překvapení se zadaná hodnota změní, aniž byste chtěli. Není důvod k obavám,
zadané údaje se neztratily, jen byly zobrazeny v určitém formátu (někdy
bohužel jiném, než jste chtěli). Obecně používá program pro každou buňku
přednastavený formát označovaný jako Obecný. Ten zajišťuje, že vložená
hodnota je prozkoumána, a je-li rozpoznán formát, je na tento převedena.
Někdy však nežádoucím způsobem. Nastavení lze provést volbou Formát-Buňky. na
kartě Číslo. Chcete-li zachovat hodnotu vloženou do buňky v nezměněné podobě,
zvolte možnost Text. Cokoliv zadáte, je uloženo jako sekvence znaků, a proto s
těmito údaji samozřejmě nelze provádět matematické operace jako s čísly.
Pozor, toto platí i v případě, že vložíte funkci!
Zajímavé funkce
15Program obsahuje nesmírně široký výběr vestavěných funkcí. Na některé
zajímavé bych vás rád upozornil.
lĘmatematická funkce ROMAN převádí vámi zadané arabské číslice do formátu
římských číslic
lĘinženýrská funkce CONVERT dobře poslouží pro převod jednotek mezi různými
měrnými systémy (není běžnou součástí instalace, lze doplnit ve volbě Nástroje-
Doplňky. zatržením doplňku Analytické nástroje), přehlednou tabulku
použitelných jednotek najdete v nápovědě
lĘvelmi zajímavé možnosti poskytují matematické funkce ZAOKR a ZAOKROUHLIT
(celkem pět funkcí), pomocí kterých upravíte vložené hodnoty přesně dle vašich
představ. Pozor, výsledkem je skutečně jiná číselná hodnota, ne jenom jiný
formát zobrazení!
Správné záhlaví
14Pokud vytvoříte rozsáhlou tabulku s desítkami či stovkami řádků, její
vytištění zabere často mnoho stránek. Na listě v Excelu stačí jedno záhlaví
pro celou tabulku, umístěné na horním okraji. Na papíře však potřebujete
záhlaví zopakovat na každé stránce, jinak se tabulka stane velmi nepřehlednou
až nepoužitelnou. Máte-li jasno, které údaje se mají na každé stránce
opakovat, zvolte Soubor-Vzhled stránky a kartu List. V části Tisk názvů
můžete vložit řádky a/nebo sloupce, jež chcete opakovat na každé tištěné
straně.
Kolikátého je dnes
16Tabulkový procesor je aplikace určená především k výpočtům, a tomu také
odpovídá způsob, jakým zpracovává kalendářní a časové údaje. Zadáte-li do
buňky datum, údaj bude nadále zobrazen dle nastaveného formátu, pro potřeby
programu je však "interně" převeden na číslo. Časová škála Excelu začíná 1.
lednem 1900, případně je možno nastavit počátek na 2. ledna 1904
(kompatibilita s platformou Mac), a každý následující den je označován
následujícím celým číslem. Pokud je součástí časového údaje hodina a minuta,
jsou vyjádřeny v podobě zlomků za desetinnou čárkou. Končí-li tedy údaj např.
xxxx,25, jedná se šestou hodinou hodinu ranní (počátkem je půlnoc). Pro
zobrazení časových údajů máte k dispozici dostatek formátů: zvolte Formát-
Buňky, kartu Číslo a v levém okně Druh nastavte Datum, a můžete vybrat z
nabízených Typů. Je-li nastaven některý z formátů Datum, v řádku vzorců se
zobrazí úplná interpretace časového údaje aktivní buňky nezávisle na typu
zobrazení. Způsob uložení času ve formátu čísla umožňuje pracovat s ním při
běžných výpočtech, a program nabízí celou řadu funkcí, jež toho využívají.
Jsou sdruženy ve skupinu nazvanou Datum a čas, a umožňují např. převod údaje
v hodinách, minutách a vteřinách na desetinný zlomek (ČAS), výpočet dne v
týdnu (DENTÝDNE) nebo vložení aktuálního data (DNES) a času (NYNÍ).

WinZip 7.0
Tento program je jedním z velmi kvalitních zástupců softwaru určeného k
archivaci souborů. Jeho popularita je jistě způsobena rozšířeností formátu
zip, příjemným grafickým uživatelským rozhraním, a v neposlední řadě
vestavěnou podporou Windows technologií jako je "táhni a pusť". Pojďme tedy
důkladně využít jeho možností.
Stále po ruce
17Možná jste při instalaci ne všemu přesně porozuměli nebo jste trošku
zazmatkovali, a program nevytvořil ikonu v menu Start nebo na ploše. Vše
můžete napravit (poté, co se program podaří spustit) ve volbě
Option-Configuration-Systém. V části Ge-neral zvolte, kam si ikonu přejete, a
také zatrhněte volbu Associate WinZip, aby všechny soubory s příponou zip
byly automaticky rozpoznávány a otevírány touto aplikací (nechcete-li
používat i jiný komprimační program.).
Vše rychle na dosah
18Standardní panel nástrojů obsahuje graficky velmi pěkně vyvedené ikony
základních funkcí programu, ale možná některou postrádáte. Pro přidání
dalších ikon zvolte menu Options-Configuration-Toolbar a stiskněte tlačítko
Select Buttons. V levém okně se vám zobrazí ikony, které ještě můžete přidat
do panelu nástrojů, např. pro tisk, vytváření samorozbalovacího archivu nebo
spuštění antivirové ochrany. Celý panel ještě můžete zpřehlednit přidáním
svislého oddělovače (Separator) na libovolné místo.
Přehledné zobrazení
19Pro přehlednou a pohodlnou práci s archivy je důležitá forma zobrazení
informací. Program obsahuje přednastavení, které sloupce zobrazí, takže je
automaticky zobrazen název souboru, datum jeho poslední změny nebo kompresní
poměr. Pokud některé informace postrádáte nebo vám naopak překážejí, zvolte
Options-Configuration-View. V levé části karty (Columns) můžete zaškrtnutím
navolit, co bude zobrazeno. V části General lze aktivovat zobrazení názvů
souborů velkými písmeny, vybírání souborů kliknutím myši po celém řádku a
zobrazení mřížky pro přehlednější zobrazení. Uspořádání archivovaných souborů
lze také ovlivnit volbou Options-Sort, kde si můžete vybrat, podle čeho si
přejete soubory setřídit. Pokud patříte k těm, kdo se nejlépe orientují na
papíře, využijete funkci File-Print, která obsah archivu se všemi informacemi
vytiskne.
Správná navigace
20Při aktivování některých funkcí otevírá program automaticky složky (start
aplikace, přidávání do archivu, při dekomprimaci z archivu). Chcete-li
zabránit zdlouhavému procházení jejich často složitou strukturou, můžete si
pomoci nastavením v Options-Configuration-Folders. První volba v levé části
karty, kterou můžete nastavit (směrem shora dolů), nasměruje funkci Open po
spuštění aplikace. K dispozici jsou možnosti převzít aktuální cestu z Windows,
nastavit posledně použitou WinZipem nebo zvolit konkrétní cestu. Máte-li na
vašem disku či externí jednotce speciální velkou složku, určenou výhradně pro
archivaci, pak je třetí možnost velmi užitečná. Druhá volba určuje místo,
které vám bude nabídnuto při rozbalování souborů z archivu. K dispozici je
otevření složky, v níž je archiv samotný, nebo opět využití posledně použité
či pevně nastavené cesty. Třetí volba nastavuje složku, z níž se automaticky
předpokládá vybírání souborů pro archivaci a její možnosti jsou stejné jako u
volby předchozí. V pravé části karty lze nastavit, které složky bude program
používat pro odkládání různých souborů, s nimiž budete pracovat. Pokud často
pracujete s více složkami a archivy, nabízí se volba Favorites. Zde umístěte
odkazy, jež potřebujete mít po ruce.
Bezpečnost především
21Formát zip je také často používán pro komprimaci souborů dostupných
prostřednictvím Internetu, a proto je užitečné mít po ruce antivirový program.
Nastavte si tedy jeho integraci do WinZipu, a pro jeho spuštění pak
používejte ikonu. Zvolte Options-Configuration-Program Locations, a zde
najdete nastavení pro vámi užívaný antivirový program. Do řádku Scan program
zadejte cestu spustitelného souboru, a do řádku pod ním případně přidejte
parametry pro jeho spuštění.
Máte tajnosti?
22Potřebujete-li obsah svých archivů utajovat, můžete si nastavit pro
komprimaci také heslo. Pro archiv, se kterým právě pracujete, jej nastavíte
volbou Option-Password., kde v dialogu heslo vložíte. Pokud chcete, aby se
znaky zobrazovaly jako běžně známé "hvězdičky", zatrhněte volbu Mask
password. Pro zašifrování souborů v archivu je důležité dodržovat pravidlo,
že heslo vložíte hned po vytvoření archivu nebo před přidáním souborů, které
mají být utajeny. Heslo se vždy vztahuje na konkrétní archiv a po jeho
uzavření je vymazáno.
V cizích vodách
23Potřebujete-li pracovat s archivy jiných formátů než zip, není příliš
pohodlné spouštět jednu aplikaci přes druhou, a proto WinZip umožňuje
nastavit cestu k programům, které pak přednostně zpracují potřebný formát.
Zvolte Options-Configuration-Program locations, a v pravé části karty vyberte
cestu k archivačním aplikacím, jež budete potřebovat.
A co kompatibilita?
23Používáte-li plně 32bitovou verzi programu, ještě to neznamená, že nemůžete
přichystat archiv pro kolegu nebo kamaráda pracujícího na platformě Windows
3.x. Pokud přidáváte soubory do archivu, je potřeba zabránit budoucím
nedorozuměním převedením dlouhého jména souboru na standard 8+3 znaky. Na
kartě dialogu Add můžete nastavit tento automatický převod vlevo dole
zaškrtnutím patřičného políčka. Ani při vytváření samorozbalovacího archivu
nejste omezeni. Po spuštění funkce Make.Exe File můžete v následném dialogu
specifikovat, zdali budete vytvářet soubor určený pro starší nebo novější
verzi operačního systému Windows.8 0717/PAT q