Třetina zaměstnanců má stále přístup k souborům na bývalém pracovišti

Bývalí zaměstnanci mohou totiž data využít pro své účely, například na novém pracovišti. Mohou je ale také omylem odstranit nebo poškodit. V důsledku toho budou muset firmy do obnovy dat investovat čas a prostředky, které by mohly být vynaloženy efektivněji.

Každá firma se dnes potýká s velkým množstvím digitálních souborů, používá aplikace usnadňující spolupráci, online dokumenty a služby pro sdílení souborů. V takovém objemu pak může být složité sledovat, jaká data a kde jsou umístěna, kdo, kdy a jak k nim má přístup. Tato nepřehlednost „digitálního nepořádku“, však není jen organizační bolestí. Nezajištění dat v online prostoru může pro firmy představovat konkurenční nevýhodu nebo dokonce bezpečnostní hrozbu.

Riziko neoprávněného přístupu k pracovním souborům může přicházet z té nejméně očekávané strany: pracovníků, kteří již ve firmě nepracují, ale nebyl jim řádně odejmut přístup k firemnímu mailu, aplikace pro komunikaci nebo dokumentů na Google.

Znepokojivé je, že právě tímto způsobem může být ohroženo duševní vlastnictví firmy, obchodní tajemství nebo jiná chráněná a důvěrná data, která by mohla být zneužita kybernetickými zločinci nebo dokonce konkurenty. Mezi respondenty, kterých se společnost Kaspersky Lab ve svém průzkumu dotazovala, přiznalo 72 % práci s dokumenty, které obsahují různé druhy citlivých dat.

Studie také zjistila, že vzhledem k digitálnímu datovému nepořádku trvá zaměstnancům mnohem déle najít správný dokument nebo data uložená na různých místech. 57 % zaměstnanců má v práci potíže najít potřebný dokument nebo soubor. Stejný počet (58 %) také používá stejné zařízení v práci I pro soukromé účely.

Informace na různých zařízeních tak mohou být duplicitní nebo dokonce zastaralé, a to může při práci způsobovat zmatky a chyby. Tento digitální nepořádek může také vést k ohrožení dat, pokud padnou do rukou třetí strany nebo konkurenta. Důsledkem pak mohou být pokuty a soudní spory s klienty kvůlli porušení dohod o mlčenlivosti nebo nařízení o ochraně osobních údajů.

O závažnosti problematiky správného nastavení přístupu zaměstnanců k jejich pracovním prostředkům svědčí i fakt, že téměř třetina (29 %) pracovníků připouští, že sdílí své uživatelské jméno a heslo s kolegy. Častým jevem v dnešní kultuře společných kancelářských prostor a týmové práce je I to, že si zaměstnanci nenastavují své osobní hranice.