Tři důvody proč přejít na Office 2010

Global Crossing je jednou z prvních společností, které se účastní nasazení produktů Office 2010 a SharePoint 2010 do svých počítačů. Podle dvou vedoucích IT pracovníků společnosti, Stevena Schafera a Roberta Wicklunda, zavedení nových programů povede především k výraznému zlepšení komunikace mezi více než 5 tisíci zaměstnanci Global Crossing po celém světě. V čem konkrétně však vidí největší přínos nových kancelářských produktů?

Řazení konverzací v Outlooku
V Global Crossing se v současné době soustředí na zvýšení velikosti emailových schránek a svým zaměstnancům chtějí dát více možností k jejich spravování. Velké naděje v tomto ohledu podle Schafera vkládají do funkce Řazení konverzací (Conversation View) v poštovním klientu Outlook 2010.

Nástroj, který je již delší dobu součástí služby Gmail, umožňuje třídit zprávy podle časové a obsahové návaznosti, což ve finále vede ke snížení počtu položek v emailové schránce. Vlákno třiceti zpráv tak může být například zjednodušeno do jediného emailu, který obsahuje kompletní seznam těchto zpráv. Schafer si také pochvaluje přítomnost nástroje, který odstraní zbytečné zprávy ve vláknu. „Jestli jde o nepřetržité vlákno emailů, pak jediné, co potřebujete, je poslední zpráva,“ říká Schafer.

Spoluautorství v SharePointu
SharePoint 2010 je v Global Crossing přítomen na extranetu, díky čemuž mohou zákazníci a partneři společnosti zcela bezpečně přispívat (či mít přístup) do firemních dokumentů. Děje se tak prostřednictvím nové funkce „co-authoring“, která umožňuje více uživatelům pracovat na jednom dokumentu z různých míst.

Podle Schafera tak odpadá potřeba neustálého posílání mnohastránkových dokumentů prostřednictvím emailu a opět se tím výrazně urychluje vzájemná komunikace. Nástroj navíc monitoruje úpravy dokumentu a sbírá tzv. metadata, což jsou například údaje o tom, kdo provedl poslední aktualizaci a v jaké době. „Díky tomu máme nad našimi dokumenty plnou kontrolu,“ myslí Robert Wicklund.

Propojení se sociálními sítěmi
I třetí bod se týká lepší komunikace. K tomuto účelu v Global Crossing konkrétně používají nástroje sociálních sítí v programu Outlook 2010. Aplikace Outlook Social Connector uživateli poskytuje lepší informace o odesílateli či příjemci zprávy, jako je fotka, telefonní číslo, číslo IM účtu a tak dále. Kromě toho je pomocí OSC možné sledovat aktivity přátel v sociálních sítích LinkedIn, Facebook či například MySpace. Podle Wicklunda se tím výrazně zlepšuje spolupráce mezi zaměstnanci.