Ušetřete při práci z domova

Poslat zaměstnance domů mohlo sice být jednoduché, poskytnout jim podmínky pro produktivní práci z domova je však mnohem náročnější. Většina vedení a IT oddělení nebyla na tuto krizi připravena. Firmám proto chybí důležité technologie a nástroje pro práci, jako je například Microsoft Office. Zvláště nyní je potřeba tyto nástroje sehnat co nejlevněji.

Pokud daná firma používá trvale licencované programy na pracovních počítačích, bude pro ni velmi náročné přesunout alespoň část své infrastruktury na cloud. Platí to zejména tehdy, pokud její IT oddělení není zvyklé obstarávat pracovníky na dálku, naučit se vše od nuly není totiž snadné.

Naštěstí existují způsoby, jak vše usnadnit, a navíc ušetřit peníze. Zde je přehled několika možností pro firmy, které se spoléhají na Office 2010, 2013, 2016 nebo 2019 a také pro firmy, které úplně nebo částečně využívají Office 365.

Pokud vaše firma využívá trvalé licence

Trvalé licence Office jsou ty, které si jednou koupíte na daný produkt a můžete je používat tak, jak dlouho chcete. Tyto produkty jednou nainstalujete na PC nebo Mac, a tím se naváží na dané zařízení, ne na uživatele.

To znamená, že zaměstnanci, kteří šli domů a nevzali si sebou svůj počítač, nyní nemají žádné licence k dispozici.

Pořiďte si Office 365 E1 nebo Office 365 Business Essentials

První z těchto plánů je určen pro společnosti všech velikostí, ten druhý je jen pro firmy do 300 zaměstnanců. Oba tyto plány patří mezi nejlevnější Office 365, které lze pořídit. Office 365 E1 stojí 8 dolarů měsíčně za uživatele (pokud se koupí na celý rok). Office 365 Business Essentials si lze pořídit za pouhých 5 dolarů měsíčně (opět při roční koupi).

Žádný z těchto plánů bohužel neposkytuje desktopové aplikace, místo toho poskytuje webovou verzi Wordu, Excelu, PowerPointu a Outlooku. Oba obsahují nástroj pro spolupráci Teams, který je velmi užitečný pro komunikaci s pracovníky na dálku.

Hlavní výhodou je, že Office 365 stojí výrazně méně než zcela nová licence Office 2019 na dobu krize. Přestože webové aplikace nejsou perfektní, na dobu krize jsou však více než dostatečné.

Využijte měsíční platby

Nikdo neví, jak dlouho bude krize trvat. Přestože je levnější koupit Office 365 na rok, na kratší dobu je výhodnější platit Office měsíčně.

Například Office 365 Business Essentials stojí 6 dolarů měsíčně. Na dobu do devíti měsíců je tedy výhodnější platit Office 365 měsíčně. Můžete této možnosti využít, pokud jen potřebujete překonat aktuální krizi.

Použijte zkušební verze zdarma

Menší firmy, kterým nevyhovují opakované platby za Office 365, mohou využít verzi zdarma na jeden měsíc.

Office 365 Business Premium obsahuje Word, Excel, PowerPoint Outlook pro PC a Mac a Publisher a Access pro Windows. Stojí 12,50, respektive15 dolarů měsíčně. Microsoft tuto verzi nabízí zdarma na měsíc pro 25 uživatelů.

Pokud vaše firma využívá Office 365

Firmy s Office 365 mají přechod na práci z domova mnohem jednodušší. Hlavní výhodou je, že licence jsou vázané na uživatele, a ne na zařízení, což zaměstnancům umožňuje instalovat aplikace na více zařízení včetně domácích počítačů (Office 365 má mnoho dalších výhod, ale tato je nyní nejdůležitější).

Pořiďte Office všem pracovníkům

Ne každý má doma připravený stolní počítač nebo Mac, ale téměř všichni mají smartphone.

„Největším problémem v přesunu pracoviště, zejména nečekaně, je být nepřipojen,“ napsala manažerka marketingu pro Excel Yana Terukhova.

Zdůraznila poté, že většina uživatelů Office 365 má licenci pro Outlook a kombinovaný Word-Excel-PowerPoint pro Android a iOS. Mobilní aplikace obsahují i nejlevnější verze Office 365, jako je Office 365 Business Essentials.

Pro některé zaměstnance může být telefon pro práci dostatečný, nebo může alespoň zastat většinu práce.

Sežeňte zaměstnancům Teams zdarma

Přestože je Teams téměř ve všech variantách Office 365, existují výjimky jako Office 365 Business a Office 365 ProPlus. Jsou potom i zaměstnanci, kteří nemají Teams, protože nepotřebují Office 365.

Spousta firem však Teams potřebuje pro komunikaci se zaměstnanci.

Microsoft má program nazvaný „Microsoft Teams Exploratory“, jenž umožňuje zaměstnancům s emailem na Azure Active Directory požádat o licenci Teams (o licenci si musí požádat sám uživatel, nemůže mu ji sehnat administrátor). Licence bude platná až do další platby za Azure v lednu 2021.

Další Teams zdarma

Dalším způsobem jak sehnat Teams (a další aplikace) je pomocí zkušební verze Office 365 E1. Microsoft tento plán nabízí zdarma na dobu šesti měsíců.

E1 obvykle stojí 8 dolarů měsíčně a obsahuje Teams, OneDrive, Exchange a webové aplikace Word, Excel, PowerPoint a Outlook. Plán také obsahuje Office pro iOS a Android.

Nabídka je mířená na firmy, které již spolupracují s Microsoftem či přeprodejcem. „Kontaktujte svého Microsoft partnera nebo obchodního zástupce,“ říká vedoucí pracovník Microsoftu Jared Spataro.

Zdarma je nyní i služba FastTrack, která uživatelům pomáhá v přechodu na Office 365 E1.

Řekněte pracovníkům, ať si Office nainstalují sami

Zaměstnanci mohou panikařit, protože najednou nemají své nástroje pro práci. Řešení nemusí stát ani korunu. Každý, kdo již používá Office 365, si může aplikace na svá zařízení nainstalovat sám. Není potřeba nic kupovat ani zařizovat.

Pokud si nevědí rady, můžete je odkázat na tento dokument, který popisuje přihlášení, stažení a instalaci Office.