Zatímco dříve jednoduché systémy typu „píchaček“ poskytovaly informace pouze o docházce zaměstnanců, dnes je možné technicky nastavit i sledování obsahu jejich práce. Při této činnosti je však důležité dát si pozor na to, aby to neporušovalo právo na soukromí či některá další práva jako např. listovní tajemství apod.
Namísto historických „píchaček“ dnes existují sofistikované docházkové systémy postavené na počítačově řízených dveřních terminálech, které dokážou sledovat nejen docházku pracovníků.
Využívají se především ve velkých firmách či organizacích s více provozy na různých místech, kdy se dá zjistit i to, kde se zaměstnanec právě nachází. Rozšířené jsou také systémy pro řízení přítomnosti na pracovišti (presence management) založené na přihlašování/odhlašování do podnikové sítě s pomocí počítače či jiného zařízení.
Z pohledu IT infrastruktury jsou zajímavé monitorovací nástroje, které nesledují primárně pracovní morálku, ale poskytují informace o využívání systémů a softwarových aplikací v podniku. Jejich cílem je zjišťovat intenzitu práce uživatelů se sledovanými systémy a aplikacemi a následně optimalizovat portfolio hardwaru a počet softwarových licencí.
Co právě dělají?
Výše jmenované monitorovací nástroje nicméně neříkají nic o produktivitě práce daného zaměstnance. K těmto účelům se využívají často kontroverzní metody založené na nahrávání činností uživatelů na počítači, které sledují jakoukoliv aktivitu uživatele – tyto nástroje mohou ale jak zasahovat do osobnostních práv, tak podkopávají motivaci a loajalitu pracovníků.
Podobné je to s kamerovými systémy, které sledují zaměstnance na pracovišti vizuálně – ty jsou odůvodnitelné především na pracovištích s vysoce citlivými či utajovanými informacemi. Existují také nástroje pro sledování komunikace pracovníků, dnes již nejčastěji e-mailové – to je ale další velmi citlivá oblast, kterou je třeba velmi dobře ošetřit firemními směrnicemi, protože zasahuje do listovního tajemství.
Mezi momentálně asi nejefektivnější a z právního pohledu poměrně dobře ošetřenou metodou je monitorování webových aktivit. V mnoha firmách je přístup k pracovnímu webu pracovníky široce zneužíván k soukromým účelům. Podle některých průzkumů se v každé organizaci s 20 počítači najde jeden či více zaměstnanců, kteří na internetu stráví více než polovinu pracovní doby, přičemž jejich počet časem spíše narůstá.
Výhodami webového monitoringu jsou poměrně jednoduché nasazení, schopnost zjistit podíl nepracovního využívání podnikového internetu jak na úrovni jednotlivců, tak celého podniku a v neposlední řadě i možnost citlivého nastavení a vynucování optimální firemní politiky.
Inovace webového monitoringu
S tím, jak stále více zaměstnanců přistupuje v pracovní době ke stránkám s nepracovním obsahem, narůstají i rizika bezpečnosti, blokování šířky pásma a tzv. cyberslackingu (tj. flákání na internetu).
Dodavatelé softwarových nástrojů reagují tím, že do svých produktů přidávají nové bezpečnostní vrstvy.
Typickým příkladem takového řešení je dnes index webové reputace (Web Reputation Index). Poskytuje hodnocení bezpečnosti webových stránek postavené na jejich současných a budoucích profilech hrozeb.
S využitím této funkce mohou administrátoři implementovat flexibilní politiku internetového přístupu blokováním aktuálních rizik, což je lepší postup než bránění přístupu k celým kategoriím webových stránek, a zaměstnanci se tak mohou rozhodovat efektivněji ohledně návštěv na pro ně neznámých stránkách.
Další nové trendy webových monitorovacích nástrojů zahrnují:
- Více bezpečnostních jader – nástroje využívají více antivirových produktů a dalších bezpečnostních jader, která skenují veškerý internetový provoz na škodlivý obsah s cílem zajistit maximální ochranu před hrozbami.
- Blokování streamovaných médií – administrátorům umožňuje blokovat komponenty audio a video streamování, které spotřebovávají významnou šířku pásma, aniž zakazují přístup k celé webové stránce.
- Řízení instant messagingu – omezuje rizika blokováním velkého počtu IM klientů včetně Google Chat, Facebook Chat a dalších messagingových portálů.
- Soft blocking – dovoluje administrátorům definovat přístupy, které umožňují vybraným uživatelským skupinám dočasně odblokovat přístup po předchozím upozornění.
- Monitorování vyhledávacích služeb – monitoruje termíny vyhledávané zaměstnanci v různých vyhledávacích službách (Google, Bing, Yahoo!) k získání lepšího přehledu o surfovacích zvycích a o celkové náladě v organizaci (například surfování po portálech s pracovními nabídkami).
Motivace k nasazení
Implementací technologií webového monitorování společnosti sledují tři hlavní motivy: produktivitu zaměstnanců, tj. využívání jejich pracovní doby, efektivní využívání šířky pásma, tj. hladký provoz bez zahlcování podnikové internetové konektivity, a konečně bezpečnost, typicky obavu z úniků firemních dat.
Nicméně je třeba stále mít na paměti, že záleží především na podnikovém managementu, jak a k čemu takové nástroje využije. Kromě nesporných technických a ekonomických přínosů je při jeho použití třeba zvažovat i další faktory, jako jsou například motivace a kreativita pracovníků.
Přílišné uvolnění sice přináší rizika pro bezpečnost a produktivitu, příliš striktní politika na druhou stranu zase podkopává pracovní komfort, motivaci a loajalitu zaměstnanců a může negativně ovlivnit chod celé společnosti.
Najít optimální kompromis v oblasti monitoringu pracovníků tak patří mezi nejdůležitější úkoly zodpovědných manažerů a administrátorů.
Autor pracuje jako technický ředitel ve společnosti GFI Česká republika a Slovensko
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU