Pokud máte ve své poštovní schránce u svého účtu Gmail příliš mnoho e-mailů, možná sami cítíte, že je nejvyšší čas v ní pořádně uklidit. Nejedná se ale jen o příjemný pocit, že máte uklizeno, ale v úvahu je třeba vzít i fakt, že od 1. června 2021 firma Google změnila pravidla pro ukládání dat.
Ve výchozím nastavení mají uživatelé služby Gmail k dispozici 15 GB úložiště, které je ovšem sdílené, tj. o tuto kapacitu úložiště se současně dělí služby Gmail, Google Disk a Fotky. Problém pak nastane, pokud celkový objem dat přesáhne výše zmiňovanou bezplatně poskytovanou kapacitu.
Pak budete muset nadbytečná data buď odstranit, nebo zaplatit firmě Google za další úložiště. Pokud si nevyberete ani jednu z těchto možností, riskujete, že vám firma Google náhodně odstraní jakákoliv data – a to určitě nechcete! Více jsme o tom psali v textu: Google mění pravidla u neomezeného úložiště pro fotky. Co to znamená?
Proto vám na následujících řádcích přinášíme několik tipů, pomocí nichž rychle odstraníte velké množství možná již nepotřebných e-mailů.
Jak rychle odstranit ve službě Gmail starý e-mail
Jedinou podmínkou, kterou je třeba splnit, abyste mohli odstraňovat staré e-maily ze služby Google Gmail, je ta, že musíte být do služby Gmail přihlášeni a používat ji v internetovém prohlížeči spuštěném na počítači s operačním systémem Chrome OS, počítači s operačním systémem Mac, popřípadě na počítači s operačním systémem Windows. Kromě počítačů můžete pracovat i na tabletu nebo iPadu s operačním systémem Android. Níže uvedené příkazy je sice možné použít i na smartphonu, nicméně jsou určeny především pro webové rozhraní.
Nejprve je třeba zjistit, jak velkou kapacitu úložiště vaše e-maily zabírají. Když se přesunete do dolní části internetové stránky služby Gmail, hned uvidíte, kolik místa všechna vaše data zabírají – a to nejen Gmail, ale skutečně všechna vaše data! Pokud máte předplacenu službu Google One, pak je stránka této služby úložiště rozdělena na Gmail, Fotky Google a Disk Google. (Jeden tip pro vás: Pokud chcete své úložiště spravovat efektivněji, můžete ve službě Fotky Google zablokovat automatické nahrávání).
Tak – a nyní pojďme na samotné mazání dat.
Nejjednodušším způsobem, jak ze služby Gmail odstranit nežádoucí e-maily, je použití záložek, které jsou již ve službě Gmail integrovány v sekci Doručená pošta v horní části stránky. Konkrétně se jedná o záložky Primární (hlavní doručená pošta), dále Sociální sítě a Promoakce. Firma Google přitom považuje e-maily uložené na záložce Primární za e-maily, které skutečně potřebujete – e-maily na ostatních záložkách bere za e-maily, které lze s největší pravděpodobností obětovat.
Já osobně obvykle nejprve vyčistím vše na záložce Promoakce – je to většinou spam, i když ne vždy. Než se ovšem pustíte do odstraňování e-mailů na této záložce, určitě si prohlédněte obsah několika stránek s e-maily, abyste se ujistili, že skutečně můžete obsah této záložky v klidu odstranit. Pokud chcete odstranit jen některé e-maily, pak se přesuňte níže.
Samotné mazání obsahu ze záložky Promoakce zahájíte tak, že nejprve klepnete na záložku Propagace (záložka s popiskem zezelená). Poté na pásu ikon nad záložkami klepněte úplně vlevo na malou ikonku zaškrtávacího políčka, viz obrázek.
Nyní by se měly označit všechny e-maily, které se nachází na první stránce záložky Promoakce, ale pouze tyto. Rozhodně se ale nyní neoznačí všechny e-maily, které ve službě Gmail na záložce Promoakce máte.
Po výběru e-mailů na této stránce firma Google potvrdí váš výběr a nabídne vám možnost vybrat na záložce Promoakce úplně všechny e-maily – stačí klepnout na modře zvýrazněnou zprávu, jak je ostatně vidět na následujícím obrázku.
Nyní můžete stisknout klávesu Delete nebo klepnout na malou ikonku odpadkového koše, které se nachází v horním panelu nabídek a odstranit všechny e-maily. Při odstraňování se zobrazí drobné vyskakovací okno s upozorněním, že tato operace ovlivní všechny položky v poštovní schránce, a s dotazem, zda chcete pokračovat. Pokud chcete odpovědět kladně, stiskněte tlačítko OK.
A to je vše! Všechny vaše e-maily jsou ze záložky Promoakce pryč, respektive jsou pryč tak trochu. Ano, je to tak – vaše e-maily totiž ještě nejsou úplně v nenávratnu. Gmail je pouze přesunul do Koše, další položky, která se nachází v levém panelu. K položce Koš se dostanete tak, že se v levém panelu posunete dolů a zde klepněte na položku Více. Kromě položky Koš se zobrazí i položka Spam a další. Když nyní klepněte na položku Koš, zobrazí se vám všechny smazané e-maily, které zde čekají na definitivní odstranění.
Ve výchozím nastavení firma Google automaticky odstraňuje e-maily přesunuté do koše až po uplynutí 30 dní. Pokud tedy nějaký e-mail omylem vyhodíte do koše, máte přesně tuto dobu na to, abyste mohli omylem vyhozený e-mail v koši hledat a případně obnovit. Nicméně přidělená velikost úložiště Google One zůstává stejná. (Pokud jste v koši našli e-mail(y), které chcete uložit, stačí je označit a klepnutím na malou ikonu složky s názvem Přesunout je umístit zpět do složky Doručená pošta).
Pokud chcete odstranit z koše všechny e-maily, pak klepněte na tlačítko Vysypat koš, které se nachází ve zprávě informující o automatickém odstraňování e-mailů po uplynutí 30 dnů. Tuto informaci najdete v horní části okna nad seznamem e-mailů nacházejících se v koši. Tím všechny e-maily, které se v koši nachází, odstraníte navždy. Po odstranění těchto zpráv se vám zvýší volná kapacita úložiště, nicméně zprávy odstraněné z koše už nikdy neobnovíte. (Nevýhodou je, že nelze zjistit, kolik přiděleného úložiště všechny e-maily nashromážděné ve složce Koš vlastně zabírají). Ještě jednou: Jakmile e-maily z koše ručně odstraníte, jsou navždy pryč!
Dále se můžete zamyslet nad tím, zda budete chtít odstranit e-maily i z ostatních záložek služby Gmail. Obvykle považuji za postradatelné e-maily ve složce Fóra a stejné tendence mám i u zpráv ve složce Sociální sítě. Na záložce Aktualizace se obvykle skrývají e-maily z aplikací a dalších služeb, které považuji za důležité, takže tyto e-maily obvykle neodstraňuji, dokud je důkladně neprozkoumám a dále neroztřídím.
Jak ve službě Gmail filtrovat e-maily
Na řádcích výše byla řeč o filtrování, což je skutečně velmi podstatná funkce. Možná vás to překvapí, ale vyhledávací políčko Gmailu, které se nachází v horní části obrazovky, toho umí víc než jen vyhledávat klíčová slova. Filtry pro vyhledávání je možné použít pro nejrůznější operace, například třeba právě pro vytřídění nepotřebných e-mailů. A firma Google má na své stránce pro podporu vyhledávání v Gmailu uvedeno těchto filtrů celou řadu.
Na řádcích níže je uvedeno několik příkazů, které se vám budou hodit, pokud budete optimalizovat velikost úložiště obsazeného doručenou poštou. Stačí jen zadat tučně zvýrazněný text do vyhledávacího pole služby Gmail. Schválně vyzkoušejte:
· before:04/18/2018 Tento příkaz zobrazí ve složce všechny e-maily odeslané před 18. dubnem 2018.
· older_than:2m Tento příkaz zobrazí všechny e-maily, které jsou starší než dva měsíce. Písmeno „m“ můžete zaměnit za písmeno „y“ (year neboli rok) nebo „d“ (day neboli den). Je ovšem možné použít i newer_than.
· has:attachment Všechny e-maily s přílohami.
· filename:pdf Jakýkoli e-mail s přílohou ve formátu PDF.
· size:
· larger:
· smaller: Pro vyhledání zpráv, které jsou větší než zadaná velikost v bajtech, je možné použít buď parametr size:, nebo larger:. Tak například řetězec larger:100 zobrazí zprávu, která je větší než 100 bajtů, řetězec larger:15M zase zobrazí zprávu, která je větší než 15 megabajtů.
Hodit se vám ale mohou i další řetězce: například from:martin (e-mail od Martina) nebo is:important (e-mail, který je označen jako Důležitý).
Doufám, že vám nástroje uvedené v tomto článku pomohou udržet velikost poštovní schránky ve službě Gmail na rozumné úrovni. Ať se vám to daří!
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU