Výkonné pracovní prostředky v kanceláři

Základní vybavení IT by měl mít pro zaměstnance připravené správce IT či jiný pověřený pracovník. Předejde se počátečním problémům se spuštěním počítače či shromažďování potřebného softwaru a dalších potřebných věcí...

K základnímu vybavení současné kanceláře patří počítač, tiskárna, počítačová síť s připojením k internetu a server, na kterém jsou uchovávány všechny výsledky práce. Počítač však sám o sobě nestačí, musí být vybaven vhodným kancelářským softwarem, který pokrývá potřeby pracovníka.

Běžný software
K základnímu softwaru patří kromě operačního systému kancelářský balík. Další potřebný software by měl umět pracovat se soubory ve formátu PDF, protože se v něm uchovává mnoho dokumentů.

Čím dál více se prosazují přenosné počítače, tedy notebooky, netbooky a případně již v poslední době i tablety a ultrabooky. Výhodou je, že je možné je snadno přemísťovat, jak v kanceláři, tak v případě potřeby s nimi pracovat, kdekoli je právě potřeba. Předpokládá se rovněž integrace smartphonů, které mohou např. zjednodušit přístup k firemním datům potřebným hlavně pro pracovníky pohybující se často mimo kancelář. Vhodné je rovněž vyřešit tisk přímo ze smartphomů, výrazně to usnadní práci a lze potom často využívat jen toto přenosné zařízení.

Komunikace
V současné době patří k základním komunikačním prostředkům e-maily. Pro jejich příjem i posílání je potřeba, aby měl pracovník ve svém počítači instalován vhodného poštovního klienta, dále firma potřebuje serverový software, který je schopen přijímat e-maily přicházející do firmy, umísťovat je do poštovních schránek pracovníků a případně uchovávat zálohy. Oblíbeným softwarem je v tomto případě Microsoft Exchange, k dispozici jsou však i jiné poštovní servery.

K vybavení IT sloužícímu k efektivní práci by měla patřit také virtuální privátní síť (VPN, Virtual Private Network), jež umožňuje pracovníkům, kteří jsou často mimo kancelář, se připojit z libovolného místa, kde je k dispozici internet. Mají potom přístup k datům i e-mailu stejně jako v kanceláři. VPN server plní funkci síťové brány, která zprostředkovává připojení, zajišťuje zabezpečení a šifrování veškeré komunikace.

Cloud, zálohování a bezpečnost
V současné době se rozšiřuje možnost nasazení cloudu a softwaru, který jej využívá. Měly by se tak snížit náklady na software, v kanceláři bude možné využívat jen ten, který je skutečně potřeba. Další možností využití cloudu je při zálohování dat, bez kterého se žádná společnost neobejde. Ušetří se tak úložné kapacity na pevných discích, podle firem nabízejících ukládání dat v cloudu je to i bezpečné, někteří manažeři však neradi vidí, když jsou důležitá data uložena mimo firmu. Navíc to někdy odporuje i legislativě.

Tisk dokumentů
Nelze již vystačit jen s laserovou tiskárnou, je třeba zabezpečit její potřebnou rychlost a také bezpečnost informací. Veškerá data o tisku se přitom uchovávají na serveru, lze je potom využít při reportech a statistikách. To potom dovoluje určit náklady na tisk jednotlivých oddělení. Tiskové řešení je schopné nabídnout vhodnou tiskárnu pro tisk úlohy, bere ohled na spotřebu toneru či inkoustu i papíru.

Znalost obsluhy
Jedním z předpokladů efektivní práce je zvládnutí všech potřebných činností a využití všech dostupných prostředků, které práci zjednoduší a zrychlí. K základním patří IT, je však třeba, aby se pracovník naučil s IT i dalšími potřebnými zařízeními spolehlivě a rychle pracovat, což se nejsnáze naučí na vhodných školeních a kurzech. Pro společnosti je výhodné, když se v tomto případě obrátí na specializované firmy, které jsou schopny jednak analyzovat potřeby zaměstnanců, ale hlavně organizovat kvalitní kurzy a školení, které přinášejí dostatek informací.