Makra v Excelu nejsou ničím jiným než miniaturními programy, které realizují rutinně prováděné opakované operace – tím vám ušetří jedna spoustu času, jednak spoustu psaní na klávesnici či pohybů myši. Jeden příklad za všechny – Excel dokáže zpracovat (spočítat) rozsáhlý list Excelu za pouhou desetinu sekundy! Jsou to tedy právě ručně prováděné operace, které jej (a vás) zdržují. A tady přicházejí na řadu makra, která dokážou všechny tyto jednotlivě a ručně prováděné operace sloučit do jedné okamžik trvající transakce.
Příprava: List Master – vytvoření kopie listu pro každý obchod
9. Jak je vidět výše, je u listů, kde se používají makra, vhodné nastavit ve vzorcích rozsah daleko za poslední záznam, aby bylo možné přidávat na konec další záznamy a neobávat se problémů při přidávání dalších dat. Vzhledem k tomu, že makro databázi třídí, jsou nové záznamy přemístěny na správnou pozici. Data na listu v našem příkladu končí na řádku 210. Vzorec však obsahuje až řádek 500, takže můžete na řádek 211 bez obav přidat další data.
10. Po vytvoření a konfiguraci struktury, správném umístění neměnných údajů a po opravě vzorců vytvořte v sešitu Excelu 12 kopií každou do samostatného listu (tj. do listů 2 až 13). Upravte názvy listů tak, aby odpovídaly jednotlivým obchodům. List 1 pak přejmenujte na Master, protože se jedná o hlavní soubor databáze.
11. Na všech 12 listech změňte na řádku 1 data týkající se umístění obchodu, a to tak, aby odpovídal názvu obchodu (měl by být shodný s názvem příslušného listu). Následně pošlete e-mailem kopii listu každého obchodu příslušnému vedoucímu daného obchodu. Konkrétně tak pošlete list Boston do Bostonu, list Dallas do Dallasu apod. Tyto kopie budou obsahovat v listech vzorce, které fungují na příslušných listech (ale už zde nebudou fungovat vzorce pro sloučené listy v sešitu).
12. Makro obsahuje vzorce pro list Master. List Master je určen pro výpočet výsledků ze všech obchodů. Pokud jste tím, který shromažďuje všechna data a zároveň spouští všechna makra pro list Master, a zároveň jste vedoucím některé prodejny, pak musíte použít vložení výsledků z jednoho obchodů příslušný jeden ze dvanácti listů. Sešit obsahující list Master pak použijete pouze výpočet celkových výsledků ze všech obchodů.
13. Jakmile e-mailem obdržíte od jednotlivých obchodů příslušné jednotlivé listy, je lepší ručně zkopírovat jednotlivé listy do hlavního sešitu s listem Master.
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU