Využijte firemní videokonference na maximum

Pokud jde o videokonference, Daniel Post Senning, autor knihy Manners in a Digital World, Living Well Online upozorňuje, že jimi můžete hodně získat, ale také naopak ztratit.

„Vaše schopnost ovládat a řídit videokonferenční nástroje něco sděluje o vaší značce a o vás samotných. Netýká se to jen technických znalostí, ale také sociálních schopností, upozorňuje Senning.

Ať už jste pořadatelé nebo jen vzdálení účastníci, vaše chování a vystupování na videokonferenci má rozsáhlejší dopady než jen na vaši pověst. Existují zde také skutečné odezvy pro firmu.

Organizace všech velikostí používají videokonference častěji a pro více různých účelů. Zpráva IDC z loňského roku konstatuje nárůst využívání desktopových a mobilních videonástrojů pro spolupráci mezi firmami všech velikostí – 44 % dotázaných společností uvedlo, že v současné době videokonference používají, a dalších 42 % zmínilo své plány začít je používat v blízké či vzdálenější budoucnosti.

Gigaom Research ve svém loňském reportu „Proč jsou videokonference klíčové pro spolupráci ve firmách – Why videoconferencing is critical to business collaboration)“ uvádí, že 87 % vzdálených uživatelů zažívá při používání videokonferencí větší propojení se svým týmem a firemními procesy.

Se vším tím na mysli je čas položit si otázku: Používáte videokonference dostatečným a efektivním způsobem?

Senning a další říkají, že téměř každý může nějakým způsobem vylepšit své virtuální interakce. Ať už pořádáte virtuální schůzku ze špičkově vybaveného podnikového teleprezenčního prostoru nebo se jen účastníte relace Google Hangout ze svého notebooku v rámci rychlé komunikace se svými kolegy, zvažte následující rady, které mohou vyústit v radikální  zlepšení schopností, jakými videokomunikace vedete.

Tip 1:Naučte se mistrně ovládat své nástroje

Téměř každý má v současné době nějakou alespoň letmou zkušenost s videem, i když je to třeba jen spojení přes FaceTime na iPhonu nebo Skype na PC. Tato příležitostná seznámení však nedokážou zaručit bezproblémovou zkušenost, zejména pokud jsou v sázce dopady na firmu.

Možnosti pro pořádání podnikových videokonferencí jsou nepřeberné a sahají od teleprezenčních místností s cenou milionů korun přes středně drahé modulární systémy využívající specializovaný hardware až po nejlevnější bezplatné služby, jako jsou například Skype, Google Hangouts nebo cloudové nabídky typu Blue Jeans.

Ať už vaše společnost používá cokoli, jako pořadatel či účastník byste měli věnovat určitý čas dostatečně důkladnému a podrobnému seznámení se s možnostmi a vlastnostmi použitého hardwaru, softwaru a připojení.

V ideálním případě by se tato kontrola znalostí měla uskutečnit určitě dříve než dvě minuty před zahájením konference, protože i u nejlepších systémů a nejzkušenějších profesionálů mohou nastat různé komplikace a problémy.

Senning běžně používá videokonference pro rozličně velká setkání. Používá různé technologie od Google Hangouts až po systémy střední třídy s vyhrazenými kamerami a projektory, takže zná více systémů – a také potenciál možného vzniku problémů.

Jednou při plánování prezentace ze vzdáleného místa prostřednictvím kamer a počítačů Senning otestoval dopředu vše – s výjimkou projektoru, který potřeboval k promítání obrazu.

A samozřejmě to byl právě tento prvek, který nefungoval, když prezentace začala, takže nakonec musel na poslední chvíli zvolit náhradní řešení, jež vyžadovalo, aby se namísto toho desítky účastníků shromáždily kolem jeho notebooku.

Senning zdůrazňuje, že z toho plyne jasné poučení dopředu otestovat bez výjimky všechnazařízení.

Nároky na účastníky mohou být nižší než na pořadatele, ale v důsledku toho se stává, že vzdálení účastníci se často proviní tím, že nastavení svých systémů do začátku videokonference neotestují.

Pokud nepoužíváte podnikovou teleprezenční místnost s profesionálem obsluhujícím příslušná vybavení, ověřte si ještě před začátkem schůzky, že máte nainstalovaný veškerý potřebný software a že jsou stažené či vypnuté odpovídající moduly plug-in. Vyzkoušejte funkci zvuku i vypnutí zvuku a otestujte všechny chatovací funkce.

Tip č. 2: Záleží na obrazu, ale také na zvuku!

Pokud se nacházíte jinde než v teleprezenční místnosti, velmi pečlivě posuďte celé okolí i sami sebe v rámci přenosu, a to nejen vizuálně, ale i zvukově – to platí jak pro pořadatele, tak i pro účastníky, radí veteráni videokonferencí.

Vaše místo by mělo být uklizené, upravené, čisté a bez rušivých vizuálních podnětů a zvuků na pozadí – nezapomeňte například na okna, za kterými by se mohlo začít něco dít, ať už by to byl pohyb nějakých osob nebo ještě něco horšího.

Scott McCool, viceprezident společnosti Polycom, která se specializuje na sjednocenou spolupráci, vzpomíná na konferenční hovor s kolegou, jehož manželka měnila na pozadí jejich dítku plenky.

„Naštěstí to bylo neformální setkání, tak jsme to mohli prostě ignorovat,“ vysvětluje McCool, „ale představte si, že by to byla firemní prezentace za významných okolností.“

McCool popisuje, že si nechává za svým stolem tabuli s logem společnosti, takže v případě použití desktopové telekonference nebo vyššího systému zabírajícího místnost mu to zajišťuje profesionální prostředí.

Vaše místo by také mělo být dostatečně osvětlené a druzí by měli vidět vaši tvář bez stínů a odlesků. Kamery a mikrofony by měly být umístěné tak, aby se nemusea měnit jejich pozice ani při vašem pohybu – to se snadněji zajistí s vybavením vyšší třídy a hůře s webovými systémy či řešeními založenými na klientském videokonferenčním softwaru.

Roy Hoover je jako koordinátor služeb WAN zodpovědný za videokonferenční zařízení ve školní organizaci. Hoover používá na svých videokamerách přednastavené funkce, takže může záběr snadno přizpůsobit řečníkům.

Doporučuje používání bezdrátových mikrofonů pro lepší zvuk a přípravu sedadel, tak aby se zajistila viditelnost účastníků. Používá také profesionálně tištěné cedule na pódiu a za řečníky, aby každý věděl, kdo účastníci jsou.

Pokud pracujete se systémem s pevnou kamerou a malým rozsahem zaostření (například vestavěná kamera v notebooku), mějte na paměti, abyste se nedostali během svého projevu mimo tento rozsah.

Zlatým pravidlem je, že by všichni účastníci měli být schopni vidět a být vidění – minimálně v době, kdy mluví.

Pamatujte také, že ne každý úhel záběru je vhodný. McCool už viděl prodejce, kteří své telefony upevňovali do držáků na kávu v automobilu při řízení, či kancelářský personál, který používal kamery stolních počítačů natočené tak, že se jejich tváře zabíraly odspodu.

„Jejich tvář vidíte zdola nahoru. To samozřejmě není, řekněme, příliš sympatické,“ vysvětluje McCool. Vyhněte se tedy nepříznivým úhlům, tak abyste hleděli do kamery ve výši očí, jako když s někým komunikujete tváří v tvář –, přestože to může znamenat nutnost během videohovoru nějak váš notebook podložit.

Také si vyberte oblečení, které na videu vypadá dobře, radí McCool – něco solidního, bez rušivých vzorů typu kostkovaných košil apod. a vyvarujte se též příliš nápadných doplňků.

Co se týče zvuku: Ověřte si, že je mikrofon umístěn tak, aby váš hlas nezněl ani příliš nahlas, ani příliš potichu. Pokud nemůžete zabránit rušivým zvukům na pozadí, pokuste se vyřešit situaci tlačítkem pro vypínání zvuku.

Nezapomeňte také vypnout všechny funkce přenosu obrazu a zvuku, jakmile hovor skončí, aby nedošlo k úniku žádné důvěrné či citlivé informace (manažeři uvádějí, že je to běžně se vyskytující chyba).

Tip č. 3:Snažte se zaujmout a buďte angažovaní

Gary Slavin, hlavní facilitátor společnosti Ouellette & Associates Consulting, která zajišťuje školení pro IT, vzpomíná na marketingový webinář, který vedl Gary Vaynerchuk, podnikatel a motivační řečník.

Akce se konala před osmi lety, ale její podoba byla tak působivá, že si Slavin stále pamatuje Vaynerchukův poutavý tón a jeho velkou energičnost.

Chcete-li, aby si lidé vaši videoprezentaci dobře zapamatovali, soustřeďte se na to, abyste se svými posluchači jakoby mluvili, a nikoli jim jen přednášeli. Rozhodně se vyvarujte monotónního předčítání jednotlivých snímků prezentace...

Tento příspěvek vyšel v Computerworldu 9/2015.Oproti této on-line verzi je výrazně obsáhlejší a přináší další poznatky a tipy, které lze využít při praktické implementaci u vás ve firmě.

Časopis (starší čísla i předplatné těch nadcházejících) si můžete objednat na adrese našeho vydavatelství.