Začínáme se správou dokumentů ve firmě

Vylepšení správy dokumentů může snížit počet produkovaných dokumentů jejich konverzí do elektronického formátu a následnou organizací, díky čemuž se stanou dostupnějšími pro lidi, kteří je potřebují. Zatímco první systémy pro správu dokumentů byly považovány za luxus, který si mohly dopřát jen velké organizace, v současné době umožňují snížené ceny softwaru a hardwaru těžit z těchto výhod téměř všem firmám.

Systém správy dokumentů je vlastně síť s mnoha různými komponentami, a ačkoli zprvu vypadá komplikovaně, je jeho využívání docela jednoduché.

Typy dokumentů
Existují dva typy dat: strukturovaná (například databázové informace) a nestrukturovaná (třeba papírové dokumenty). Systémy správy dokumentů umožňují organizacím bezpečným způsobem skenovat, rozesílat, ukládat, spravovat a archivovat nestrukturovaná data.

I když jsou papírové dokumenty nejobvyklejším typem nestrukturovaných dat, mohou systémy pro správu dokumentů uchovávat a organizovat také elektronický obsah, jako jsou e-maily, soubory Microsoft Office, faxy, fotografie, zvukové záznamy, video, dokumenty PDF či webový obsah.

Systémy pro správu dokumentů umožňují organizacím spravovat nestrukturovaná data jejich ukládáním v jednom archivu a propojovat je pomocí klíčů, jako jsou číslo zákazníka nebo ID zaměstnance. To může být obzvláště cenné pro organizace, které produkují mnoho dokumentů, jako jsou právní firmy nebo kanceláře nemovitostí. K dokumentům mohou poté přistupovat pouze autorizovaní uživatelé ať již přímo prostřednictvím systému nebo přes jednu či více firemních softwarových aplikací.

Systémy správy dokumentů mohou nejen pomáhat bezpečně spravovat dokumenty, ale také významně snížit provozní náklady a zvýšit efektivitu u papírových dokumentů a správy elektronického obsahu.

Systémy správy dokumentů mohou také firmám nabídnout rychlou návratnost investic (ROI, Return on Investment) díky výhodám, jako jsou například:
- Snížení nákladů spojených s ukládáním a vyhledáním papírových dokumentů a elektronického obsahu.
- Zmenšení objemu úložného místa – fyzického i digitálního.
- Zvýšení provozní efektivity v celé organizaci.
- Vylepšení zabezpečení elektronického obsahu a papírových dokumentů.
- Zlepšení schopností pokračování provozu firmy v případě katastrofy.
- Dosažení vyšší shody se směrnicemi.

Základní kameny řešení
Uvádíme minimum stavebních bloků systému správy dokumentů, které jsou obvykle propojeny přes firemní datovou síť. Pamatujte, že nestačí jen vytvořit digitální soubor z papírového dokumentu, ale je také nezbytné podporovat ukládání, organizaci, zabezpečení, přístup a skartaci ve vhodnou dobu.

1. Vstupním bodem jsou skenery dokumentů, které převádějí papírové dokumenty do digitálního formátu, což lze realizovat prostřednictvím samostatného skeneru nebo multifunkční tiskárny. Existují přístroje různých velikostí, tvarů a rychlostí a dokonce skenery upravené pro specifické účely jako například zpracování účtenek, takže se domluvte se svými dodavateli, abyste pro své potřeby vybrali nejlepší variantu.

2. Skenování dokumentů a indexační software spolupracuje s počítačovými a skenovacími systémy, aby se usnadnil proces skenování a aby bylo možno snadno najít uložené dokumenty. Existují přitom tři hlavní typy skenování:
- Skenování zařízením, které požádá uživatele o kategorizaci a pojmenování dokumentů při skenování. Proces správy je zefektivněn vynucením standardů pro pojmenování souborů v rámci organizace.
- Zónové OCR umožňuje uživatelům vytvářet šablony pro nejběžnější formuláře a faktury. Díky určení místa, kde jsou data, může zónové OCR automaticky data extrahovat, identifikovat soubor a zaslat takové informace do systému správy dokumentů při snížení manuální náročnosti a chyb. Uživatelé mohou poté vyhledávat konkrétní potřebné dokumenty a mohou si být jisti, že dostanou správnou informaci.
- Distribuované skenování umísťuje skenery na různá místa, kde vstupují papírové dokumenty a data do firmy. Použitím levných stolních skenerů, přístrojů připojených k síti a multifunkčních tiskáren pro skenování dokumentů lze maximalizovat návratnost investic a zdravě pokračovat směrem k bezpapírovému prostředí.

3. Páteří všech řešení správy dokumentů je software pro správu dokumentů známý jako software ECM (Enterprise Content Management). Pomocí něj může vaše firma snížit duplicitu elektronických dokumentů, umožnit efektivní vyhledávání a spravovat bezpečný přístup ke všem dokumentům a obsahu, který je uložen ve vašem systému. Přístup k libovolnému souboru tak budou mít jen autorizované osoby.

Protože je každá položka uložena a indexována, mají nyní uživatelé firemní data na dosah. K datům lze navíc bezpečně přistupovat jak zevnitř, tak i z vnějšku firmy. To poskytuje flexibilitu pro osoby pracující vzdáleně nebo často se pohybující mimo firmu.

4. Všechny dokumenty jsou samozřejmě uloženy v zařízeních pro ukládání dat. Vaši strategii ukládání by měly určit velikost a charakter vaší firmy. V současné době je na trhu řada úložných systémů, takže byste se měli poradit se svými dodavateli, abyste vybrali úložné systémy nejvhodnější pro vás. Nezapomeňte také na zálohovací systémy, abyste chránili svou firmu před katastrofickou poruchou nebo ztrátou primárního úložiště.

Závěrem
Při zvažování možností každého z uvedených stavebních bloků věnujte pozornost problematice vhodnosti, integrace a kompatibility. Bude vámi pořizovaný software dobře spolupracovat s odpovídajícím hardwarem? Existuje specializovaný software či hardware, který by se obzvláště hodil pro vaši firmu? Bude nasazená metoda indexování vhodná ve vaší firmě i pro mnoho dalších let, nebo ji firma rychle přeroste a nebude potom stačit? Před investicí se ujistěte, že celý systém bude dohromady dobře fungovat.

Správa dokumentů je jednoduché a často přehlížené řešení, které může zjednodušit váš pracovní proces, snížit náklady a v mnoha případech se samo zaplatí za krátkou dobu. Systémy správy dokumentů však nabízejí různé úrovně funkčnosti a možnosti licencování, takže se poraďte s důvěryhodným poskytovatelem řešení, abyste zjistili, co se nejlépe hodí pro potřeby vaší firmy.