„Potřebujte co nejméně nejednoznačnosti, neboť ta vede k chybám,“ říká Andrew Ari Clibanoff, analytik ve společnosti GSI Commerce, která je poskytovatelem služeb e-commerce.
Tyto chyby mohou přijít draho. Ellen Gottesdienerová, hlavní konzultantka ve firmě EBG Consulting a autorka knihy o požadavcích na software (The Software Requirements Memory Jogger, Goal QPC, 2005), říká, že zhruba třetina rozpočtu typického projektu jde na opravu chyb, které jsou zapříčiněny špatnými prvotními požadavky.
Následující rady vám pomohou, abyste se nestali součástí této depresivní statistiky:
- Pochopte hlavní cíl.
„Potřebujete záchytný bod – Co je strategií vaší organizace? Čeho se střednědobě a dlouhodobě snažíte dosáhnout?“ říká Josephine Dayová, ředitelka péče o zákazníky a technologií v organizaci Project Management Institute.
Jakmile je cíl jasně definovaný, můžete identifikovat správné role i uživatele stejně jako jiné systémy, které by mohly být navrhovaným projektem dotčeny – všechno to jsou důležité kroky směrem k úspěchu, jak vysvětluje Dayová.
- Použijte všechny nástroje.
Susan Burková, systémová architektka ve společnosti Massachusetts Mutual Life Insurance, ve své praxi prosazuje „zjednodušené semináře“, během kterých se sbírají uživatelské požadavky. „Vezměte kompetentní lidi do zasedačky spolu s dobrým moderátorem a zapisovatelem, diskutujte o požadavcích a na konci schůzky budete mít všechny požadavky pohromadě,“ popisuje Susan Burková. Tento přístup pomáhá odstranit problémy s komunikací, neboť účastníci vidí návrhy požadavků okamžitě. Avšak nespoléhejte jen na toto řešení nebo na jakýkoliv jiný osamocený postup pro získání informací. „Neexistuje pouze jediný způsob získání, diskuse a ověření požadavků,“ dodává.
Gottesdienerová uvádí, že běžné praktiky zahrnují rozhovory, průzkumné prototypy, zjednodušené semináře, ale i staré dobré pozorování. Analytici, kteří obecně shromažďují požadavky, by měli vyzpovídat každého odpovědného pracovníka včetně těch, kdo projekt financují, a těch, kdo budou vyvíjený systém nakonec používat.
„Analytici by měli zapojit do svých seminářů i finanční šéfy,“ podotýká Gottesdienerová, „ale musejí vědět koho a kdy zapojit“. Dokud se projektový tým zabývá pohledem na systém na té nejvyšší úrovni, je třeba pozvat finanční šéfy. Jakmile je čas na konkrétnější věci, mají být pozváni budoucí uživatelé.
Dalším způsobem jak získat užitečné informace, je sledovat, jak fungují procesy, které bude nový projekt řešit, jak pokračuje Ellen Gottesdienerová. Dělat to, co vykonává sám uživatel – to je pro analytiky užitečná technika, ačkoliv není vždy použitelná.
Jinou kreativní technikou je nechat budoucí uživatele psát uživatelské manuály pro vyvíjený systém. To je přiměje se zamyslet, jak budou se systémem pracovat, a výsledkem je popis toho, jak by měl produkt fungovat.
- Poznejte oblasti, které chcete pokrýt.
Ačkoliv pro získání uživatelských požadavků neexistuje žádný univerzální postup, je důležité vědět, jaké oblasti pokrýt. To je důvod, proč Peter Roggemann, bývalý viceprezident společnosti JP Morgan Chase & Co, spoléhá na kontrolní seznam. Ten zahrnuje čtyři položky:
-- Flexibilita: Co uživatelé žádají v současnosti a jak se jejich požadavky mohou změnit v budoucnosti?
-- Propojitelnost: Kdo data potřebuje a kdo s nimi přijde do styku? Jaké jiné systémy se budou připojovat k vyvíjené aplikaci? Stručně řečeno: odkud se budou data brát a kam směřovat?
-- Proces: Jaký proces aplikace řeší? „Lidé často vědí, co se má dít, ale nejsou schopni to srozumitelně zformulovat,“ tvrdí Roggemann. Pomozte jim v tom.
-- Kapacita: Jaký objem transakcí bude systém muset zvládat nyní a v budoucnosti? „To bývá problém pro každého,“ dodává Roggemann.
- Uvědomte si, koho potřebujete a kdy.
„Je klíčové, abyste mluvili se odpovídající úrovní (pracovníka) s patřičnými informacemi ve správný čas,“ prohlašuje Bill Hagerup ze společnosti Ouellette & Associates. Výše postavení manažeři vám mohou poskytnout rámec a celkový obrázek stavu, zatímco níže postavení pracovníci detaily k jednotlivostem.
Někdy budete muset zvládnout nepříjemné politické situace, říká Shelley Cudlyová, analytička firmy TD Ameritrade. Sama si vzpomíná na práci na projektu, kdy jeden člověk řekl určitou skutečnost, druhý něco jiného a třetí ještě úplně něco jiného. „Musíte vědět, kdo jsou lidé, kterých se ptáte,“ upozorňuje Cudlyová.
Jak tvrdí Cudlyová, zde se velmi hodí společenská obratnost a kontakty. Uvědomila si, že čas strávený s kolegy na služebních cestách jí pomohl projít různými situacemi, které by jinak pro ni byly obtížnější.
Hagerup dodává, že analytici by se měli společensky stýkat se svými klienty – chodit spolu na obědy či hrát golf – a tak budovat vztah potřebný ke zvládnutí problémů, které mohou nevyhnutelně přijít.
- Použijte všechny možné kanály.
Neomezujte se na oficiální kanály. Cudlyová často kontaktuje vyššího manažera organizace, který – jak říká – „má správné analytické myšlení“. Cudlyová se ho ptá na jeho pohled na to, jak projekt ovlivní ostatní nebo na jména manažerů, se kterými by se měla sejít.
- Projděte se v jejich botách.
Pro skutečné porozumění tomu, co uživatelé potřebují, se potřebujete vcítit do svých klientů. „Dívejte se na celou věc jejich očima,“ radí Hagerup. Jako programátor firmy Burger King byl Hagerup v roce 1970 členem týmu, který vyvíjel systémy určené pro podniky rychlého občerstvení. Musel v takové restauraci každoročně jeden týden pracovat, a říká, že si stále pamatuje, co mu tato činnost přinesla. „Dalo mi to mnohem lepší představu o povaze práce našich zaměstnanců,“ popisuje Hagerup a dodává: „Musejí toho spoustu dělat a musejí to konat rychle.“
- Sehrajte zkoušku.
Nedávno Clibanoff z firmy GSI Commerce potřeboval získat uživatelské požadavky pro software, který by pomohl maloobchodním klientům jeho společnosti s mezinárodními dodávkami. Aby lépe porozuměl problematice, pracoval společně s manažery odbytu a společně vytvořili fiktivního zákazníka žijícího v Anglii, který chtěl nakupovat od dvou prodejců.
Clibanoff uspořádal seminář s dalšími zodpovědnými pracovníky, kdy zpětně prošli celou transakci a probírali, co by měl software umět. „Je to trochu jako začínat od konce a pracovat pozpátku,“ říká.
- Ptejte se, ptejte se znovu a pak se zeptejte ještě jednou.
„Buďte při získávání informací skeptičtí,“ doporučuje Naomi Kartenová, ředitelka firmy Karten Associates. „Nic, co uslyšíte, neberte jako dogma. Bez ohledu na to, co slyšíte, předpokládejte, že nemusíte správně rozumět tomu, co se tím myslí. Pochybujte o svých domněnkách. Klaďte otázky, spousty otázek.“ Ačkoliv to vypadá neefektivně, Kartenová zdůrazňuje, že tomu tak často není – pomáhá to získat všechny informace potřebné k sestavení uživatelských požadavků.
Cudlyová přitom dodává, že analytici se potřebují „napíchnout“ na činnost uživatelů, aby byl tento proces efektivní. Cudlyová se opakovaně ptá jedné osoby na to samé, ale snaží se to formulovat po každé jinak, aby nikoho nepopudila. Protože se zároveň na jednu věc ptá různých lidí, snaží se být diplomatická, takže říká třeba: „Ten a ten mi řekl toto, ale nejsem si úplně jistá, zda tomu rozumím. Můžete mi to vysvětlit?“ nebo „Mluvila jsem s tím a tím, ale chci o tom mluvit také s vámi.“
Tím však Cudlyová nekončí. Na konci interview se ptá: „Je něco, na co jsem se nezeptala, ale měla bych?“ Tato otevřená otázka může přinést důležité informace, na které by vás nenapadlo se zeptat, upozorňuje Cudlyová.
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU