V kanceláři se data dokáží postarat o pořádný zmatek: změť dokumentů, internetových stránek, odkazů, e-mailů, souborů MP3, filmů, fotografií a mnoho dalšího. V tomto článku najdete řadu tipů a utilit, které vám pomohou tento chaos mezi daty úspěšně zvládnout a vždy co nejrychleji nalézt to, co právě hledáte.
V souvislosti s uveřejněným testem pevných disků v hardwarové rubrice jsme se rozhodli reagovat i v části věnované programovému vybavení a přinášíme vám aktuální přehled nástrojů, které využijete při práci s pevnými disky. Tématu úprav registrů se budeme věnovat v některém z dalších vydání našeho časopisu.
Dnešní obrovské kapacity pevných disků jsou opravdu velmi svůdným lákadlem pro ukládání všemožných souborů. Není obtížné tomuto nutkání podlehnout a v poměrně krátké době na disk uložit ohromné množství různých dat. Ať již se jedná o e-maily, dopisy nebo fotografie, či třeba o hudbu ve formátu MP3, různá videa apod. Ovšem čím více se toho postupem času nahromadí, tím naléhavější se stává otázka, jak se v této změti dat vlastně vyznat a najít to, co potřebujete.
Pokud chcete svá na disku uložená data najít téměř tak rychle, jak jste je na disk uložili, bude to od vás vyžadovat trochu disciplíny a pořádku. Máte telefonní číslo svých známých ještě stále uloženo v nějakém e-mailu, nebo jste si je již přepsali do programu sloužícího pro správu kontaktů? A kam se poděly fotografie ze svatby vašeho bratrance? Jsou ještě v příloze nějakého e-mailu, nebo jste je již uložili do některé ze složek určené pro obrázky? Tyto pocity bezradnosti a bezcílného prohledávání obsahu počítače jsou ale naprosto zbytečné. Na následujících řádcích vám poradíme, jak se znovu stanete pánem nad svými daty. Poskytneme řadu užitečných rad a dodáme všechny potřebné utility. V naprosté většině budou zdarma, a jak je dobrým zvykem, naleznete je přímo .
Inforce: univerzální zbraň pro uspořádání různých typů dokumentů
Pokud potřebujete spravovat různé typy dokumentů, pak máte celou řadu možností. Jednou z nich je použití programu Inforce – skutečně komplexního programu pro správu různých typů dokumentů, s jehož pomocí najdete vše potřebné prakticky okamžitě. Tato utilita se vyskytuje v několika různých verzích. My vám doporučujeme edici s názvem Entry, která je pro soukromé použití zdarma a najdete ji i .
Umožní vám vedle zpráv z kanálů RSS spravovat dalších až pět různých typů dokumentů, například odkazy, e-maily, texty či dokumenty. Na ovládání systému je třeba si zvyknout, na druhou stranu vás určitě zaujme svojí propracovanou strukturou. Instalační soubor je stejný pro všechny edice, instalovanou edici si vybíráte až přímo při instalaci. Popis konkrétních rozdílů mezi jednotlivými verzemi najdete na internetové adrese www.inforce.de.
PaperPort: skenování papírových dokumentů
I v dnešní době, kdy se spousta dokumentů vytváří a posílá pouze v elektronické podobě, stále přetrvává nezanedbatelný podíl dopisů, smluv, výpisů z účtů a dalších dokumentů v papírové podobě. Řada uživatelů proto používá děrovačku a poté tyto dokumenty ukládá do šanonů. Z hlediska úspory místa je ale daleko výhodnější papírové dokumenty evidovat pomocí programu (softwarově). Není to zase až tak složité, jak by se mohlo na první pohled zdát, a nese to s sebou nezanedbatelné výhody při jejich dalším zpracování nebo třeba při stěhování. Lepší řešení, které by bylo zdarma, neznáme. Prakticky ke každému skeneru se dnes přidává minimálně okleštěná OEM verze podobného softwaru.
Z komerčních produktů je velmi zajímavý program Paper Port od firmy Nuance, který se dá pořídit za 79 eur. Tohoto výrobce nejspíše znáte jako autora programu Omnipage pro rozpoznávání textu. I aplikace Paper Port patří mezi ty velmi povedené – kromě rychlého skenování nabízí tento program i rozpoznávání textu. Paper Port se hodí nejen pro skenování a rozpoznávání papírových dokumentů všeho druhu, ale dokáže spravovat i všechny běžné formáty používané v kanceláři. jako jsou kupříkladu soubory PDF. Celkem podporuje více než 150 formátů, mezi nimiž najdete i několik vzácnějších pro obrázky a dokumenty. Velmi efektivním nástrojem v boji proti chaosu v kanceláři je vyhledávání ve stylu All-in-one. Pomocí něj se prohledávají všechny dokumenty včetně naskenovaných dokumentů ve formátu obrázku, a to na výskyt nějakého textu. Předtím ale samozřejmě musíte nechat všechny naskenované dokumenty projít v programu integrovaným rozpoznáváním textu.
Wilbur&Wilma pro kancelářské soubory
Pokud jste v posledních letech hledali utilitu, která by poskytovala fulltextové vyhledávání uvnitř dokumentů, pak jste zřejmě často narazili na program Wilbur. Nyní vám ho přinášíme i . Jedná se o zdarma dostupnou, snadno ovladatelnou a velmi výkonnou utilitu. Bohužel ji její autor již delší dobu nevyvíjí a ani ji v budoucnu vyvíjet nebude. Namísto ní vsadil na novou aplikaci s názvem Wilma. I tu najdete . Opět se jedná o zdarma dostupný nástroj pro vyhledávání, který nabízí tytéž funkce jako Wilbur – a ještě něco navíc. Největší přednosti Wilmy spočívají v tom, že se nemusí instalovat a pracuje i v počítačové síti. Navíc lze nyní nástroj pro indexování spustit na pozadí i v době, kdy není hlavní aplikace spuštěná, a to přes příkazový řádek.
Použití: Před samotným použitím programů Wilbur nebo Wilma si musíte vytvořit index. U většího množství souborů se vyplatí vytvořit si indexů více – vyhledávání pak probíhá rychleji. Navíc si musíte nastavit, které formáty souborů mají programy obsahovat a jak má kupříkladu Wilma zacházet s číslicemi a speciálními znaky. Doporučujeme vám zadat i minimální a maximální délku řetězce. Tím do značné míry zabráníte tomu, aby se indexoval každý nesmyslný kód. Kromě toho můžete z indexování vyjmout některé složky nebo disky. Nezapomeňte také v menu Language povolit speciální znaky. Po dokončení vyhledávání získáte výsledky v obvyklé formě a můžete je setřídit podle typu nebo podle data.
Co se týče alternativ k programům Wilbur nebo Wilma, pak samozřejmě existují ještě i další nástroje – kupříkladu Google Desktop Search nebo MSN Desktop Search. Nevýhodou je fakt, že nikdy zcela přesně nevíte, zda některá z utilit náhodou neodesílá přes internet data svému autorovi, popřípadě v jakém rozsahu tak činí.
Týmová práce: dokumenty Google
Každý, kdo pracuje na nějakém dokumentu společně s někým jiným, musí vědět, zda jeho kolega v tomto dokumentu mezitím něco nezměnil. Vynikající způsob, jak může na jednom dokumentu pracovat více uživatelů, nabízí webwarový program Dokumenty Google (https://docs.google.com). Pomocí tohoto programu se dají společně vytvářet a upravovat nejrůznější dokumenty. K tomu, abyste spolu mohli během práce na společném dokumentu komunikovat, máte k dispozici okno pro chatování. V reálném čase vidíte, co kdo právě v dokumentu změnil. Velmi dobře je propracována i možnost přidělení oprávnění k dokumentu: uživatelům můžete pro daný dokument přidělit buď úplná práva pro zápis nebo čtení, anebo jim naopak umožníte dokument pouze číst a komentáře k němu zadávat pomocí chatu.
Součástí sady kancelářských aplikací Google je kromě aplikací ve stylu Word a Excel také program pro práci s prezentacemi ve stylu PowerPointu. K dispozici je i možnost pracovat s více verzemi dokumentu, nicméně správa dokumentů je stále ještě na poměrně nízké úrovni. Zřejmě proto Google koupil Jotspot (www.jotspot.com), což je wiki systém aplikací, a chce tak podle svého mluvčího svoje produkty dostat na úroveň systémů pro správu dokumentů. Jako obvykle sice Google zatím neuvedl žádné bližší informace, ale již nyní je víceméně jasné, že zmiňovaný systém bude nasazen právě do aplikací Googlu pro zpracování textu a tabulek.
Uchovávání a třídění obrázků
Není tomu až tak dávno, kdy ještě nebylo po pořádných digitálních snímcích ani památky. Lidé měli od každého motivu pouze dva obrázky, a to bylo vše. Ostatně ani pořízení snímku nebylo zadarmo. Nyní, v době digitálních fotoaparátů, je vše daleko jednodušší: fotografovat lze prakticky kdykoliv a cokoliv, a poté získané snímky velice jednoduše přenesete z paměťové karty do složky na počítači. Najít ale potom ten správný snímek mezi stovkami jiných je přímo nadlidský, ne-li nemožný úkol – zvláště v případě, pokud ani přesně nevíte, kdy jste snímek pořídili.
Velice užitečnými pomocníky při správě obrázků mohou být speciální programy, mezi něž patří kupříkladu Picasa. Tento program najdete . Picasa vyhledá všechny obrázky, jež se nachází na discích a v složkách ve vašem počítači. Pokud si to budete přát, může ovšem prohledávání omezit pouze na určité složky nebo diskové oddíly. U nalezených obrázků poté program nastaví datum. Dále se dají jednotlivé snímky označit štítky, v tomto programu nazývané výrazem label. Tyto štítky mohou obsahovat informace o tématu, k nimž se snímek váže (kupříkladu dovolená nebo narozeniny), popřípadě do nich můžete zadat i jiné údaje – třeba „vyfotografováno pomocí blesku“ nebo „Projekt 2008“.
Velmi praktické je i to, že Picasa provádí všechny změny najednou, a to až ve chvíli, kdy jste se vším hotovi. Pracujete-li však s většími soubory fotografií, není od věci vsadit na placený produkt. Velmi výkonnou aplikací je v tomto oboru Photoshop Elements od firmy Adobe. Třicetidenní demoverzi programu najdete i .
Program pracuje s tzv. inteligentními alby. To znamená, že každému obrázku je možné přiřadit několik různých tagů (klíčových slov), jež se následně dají i vzájemně kombinovat. Některé tagy lze přiřazovat i automaticky díky datům EXIF – jedná se kupříkladu o typ fotoaparátu nebo datum. Photoshop Elements bez problémů zvládá i zobrazování obrázků v nejrůznějších podobách, aniž by musel být soubor v tomto formátu přítomen fyzicky na disku.
Obrázkové série: Již zmíněný program od firmy Adobe pracuje s tzv. virtuálními balíčky. Jde o to, že pokud máte od jednoho motivu více snímků, pak je můžete sloučit do jednoho balíku. Zvláště povedené snímky pak můžete označit jako oblíbené. Program rovněž umožňuje vyhledávání navzájem podobných snímků.
Photoshop Elements nás přesvědčil svým velmi rychlým vyhledáváním. Zaned-batelné není ani dobré ovládání – uživateli opravdu pomohou průvodci nebo on-line nápověda. Z těchto důvodů lze Photoshop Elements doporučit zejména uživatelům, kteří s ním nebudou pracovat denně, ale spíše příležitostně.
Drive Scan: disky pod dohledem
Ještě zákeřnější než pevné disky s obrovskou kapacitou jsou disky DVD. Na 25 kusů těchto médií se vejde více než 100 GB dat. Kdo však má vědět, co se na kterém disku DVD zrovna nachází a kde právě je ona skladba ve formátu MP3, kterou si právě chci poslechnout? Velmi užitečným pomocníkem se vám v těchto chvílích určitě stane aplikace Drive Scan Plus, kterou vám jako 21denní demoverzi nabízíme i . Tento sharewarový program stojí za povšimnutí už i kvůli své nízké ceně – 8 eur. Nejprve je nutné každé médium (CD, DVD, disketu nebo jiné vyměnitelné médium) jedenkrát načíst, což je otázkou několika sekund. Poté utilita provede katalogizaci obsahu. Tento obsah se ukládá centrálně do jednoho jediného souboru nezávisle na tom, jakým způsobem jsou data uložena. Pro hudební CD načítá Drive Scan potřebné informace z internetové databáze FreeDB (www.freedb.org), u souborů ve formátu MP3 využívá utilita pro identifikaci tagy ID3. Velmi praktické je i to, že utilita dokáže pracovat v síti a může ji současně používat několik uživatelů. Samotná data lze rovněž uložit na síťový disk. Pokud se obsah média změní, lze velmi snadno provést v programu aktualizaci dat. Užitečná je i funkce umožňující vytváření poznámek. Do nich můžete kupříkladu zadat, že jste médium někomu půjčili nebo jste jej odnesli do práce.
Ukládání webového obsahu
Internet se neustále mění – nikdy si nemůžete být jisti, zda bude informace, kterou jste dnes nalezli, ještě zítra k dispozici na stejném místě. Pokud tedy s takovými stránkami pracujete často a jejich obsah nutně potřebujete, nezbude vám, než si vytvořit aktuální kopii dané stránky, popřípadě celé webové prezentace. Přesně to dokáže utilita Web Spider, kterou najdete . Kopíruje totiž na pevný disk obsah úvodní stránky, včetně obsahů stránek, na něž původní stránka odkazuje, a to včetně případných souborů (obrázků, souborů MP3). Pro tuto operaci samozřejmě můžete nastavit příslušná omezení, například takové, že má Web Spider zálohovat obsah pouze u titulní stránky webové kolekce, popřípadě lze omezit hloubku kopírování obsahu stránek do určité úrovně vnoření odkazů. Nevýhodou všech programů tohoto druhu je skutečnost, že musíte program příslušným způsobem konfigurovat.
Daleko rychleji stejnou operaci provedete pomocí webové služby. Jednou takovou je například Furl (www.furl.net), který nejen ukládá odkazy a tematicky je třídí, ale také vytváří kopii internetové stránky. Výhody proti čistě softwarovému řešení jsou nabíledni: jednoduché ovládání, přístup k datům z libovolného počítače připojeného k internetu a prakticky žádné nároky na místo na pevném disku. Na straně provozovatele služby má naopak každý uživatel k dispozici 5 GB prostoru.
Zotero: správa odkazů a citací
Ať už jste novinář nebo student, učitel nebo inženýr – pokud pracujete s nejrůznějšími informačními prameny, budete dříve či později potřebovat nástroj pro správu svých dat či literatury. V minulosti se k tomuto účelu používaly kartotéční lístky, dnes vystačíte s počítačovým programem. Zejména pro náročnější uživatele, například vědecké pracovníky, je určen program Zotero (najdete jej
i ). Jedná se o rozšíření do internetového prohlížeče Firefox, kterým máte možnost velice jednoduše spravovat všechny možné citace, odkazy na literaturu a jiné zdroje na internetu. Jedná se o plug-in, jenž na celé řadě internetových stránek knihoven či univerzit, dále na stránkách odborných časopisů nebo v on-line knihkupectvích rozpozná všechny důležité informace, například autora a název díla, a přiřadí jim pomocí technologie drag&drop příslušný index. Každému záznamu se rovněž dá přiřadit tag (značka). Zmiňovaný plug-in Firefoxu vyvoláte pomocí klávesové zkratky
Ctrl+Alt+Z. V případě potřeby může program se stránkou automaticky zároveň ukládat i všechny soubory (třeba ve formátu PDF nebo ve formátu prezentace v PowerPointu), které se k této stránce vztahují.
Nepřemýšlejte nad aktualizacemi
Udržet na svém počítači všechny programy v nejaktuálnější verzi je poměrně složitý úkol. U většiny programů, které používáte, se totiž neustále objevují nové verze.
Přesto se nemusíte každý den pídit po tom, zda náhodou nevyšla nějaká nová verze programu. Nechte za sebe pracovat správce aktualizací. Jeho úkolem je vyhledat na počítači všechny nainstalované aplikace a poté s pomocí databáze na internetu zjistit, zda se v databázi nenachází novější verze programu, než která je nainstalována v počítači. Je zřejmé, že každý takový program stojí a padá s kvalitou databáze. Jednou z aplikací, jež vlastní rozsáhlou databázi nejrůznějších aplikací a jejich verzí, je Secunia Personal Software Inspector, který vám nabízíme i . Bohužel dokáže sledovat pouze anglické verze programů. Možná bude pro vaše potřeby vhodný spíše freewarový program Updatestar, který rovněž najdete . Ten sice rozpozná daleko méně aplikací, zato však netrvá výlučně na anglických verzích.
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU