Zoptimalizujte si náklady na BYOD (1)

BYOD se už stalo uznávanou praxí. Gartner předpovídá, že do roku 2017 bude polovina všech zaměstnavatelů vyžadovat, aby jejich pracovníci pro práci používali svá osobní zařízení. Přesto existují neurčité zprávy o tom, zda BYOD skutečně podnikům šetří peníze.

V roce 2012 Aberdeen Group zjistil, že společnost s tisícem mobilních zařízení utratí v průměru navíc čtyři miliony korun ročně za BYOD ve srovnání s náklady, pokud by pracovníkům poskytovala firmou vlastněné telefony – a to hlavně v důsledku problémů s řízením skrytých nákladů.

Potom se ale vynořily další příklady firem jako VMware či Intel, které ukazují, jak hodně lze zavedením programů BYOD ušetřit.

Takže je BYOD levnější než používání telefonů a tabletů vlastněných firmou, nebo není? Záleží na tom, jak se BYOD implementuje a na způsobu, jak se počítají a řídí náklady a přínosy.

Dobrou zprávou je, že od doby, ze které pochází zpráva Aberdeen, se podniky dozvěděly více o možnostech efektivní správy BYOD. Například lze dosahovat nižších průměrných měsíčních náhrad výdajů zaměstnanců a také větší efektivity při jejich zpracování.

Správa náhrad výdajů

Zpracování náhrad bylo možná jedním z nejpřekvapivějších nákladů spojených s BYOD. Manuální správa, obvykle prostřednictvím různých žádanek o proplacení výdajů jednotlivých zaměstnanců, může ve finálních nákladech na interní pracovní sílu stát i stovky korun za jednu žádanku, uvádí Hyoun Park, hlavní konzultant společnosti DataHive Consulting.

„Je to černá díra správy nákladů,“ vysvětluje Park. A to podle něj především kvůli tomu, že se náhrady zaměstnaneckých výdajů za BYOD dotýkají různých oddělení – závazky a pohledávky, ekonomické oddělení i oddělení IT – součet všech jejich hodin představuje další peníze navíc.

Některé organizace však zjistily, jak se tyto náklady dají snížit. Například v Delawaru mají pracovníci, kteří se rozhodnou využít výhody BYOD, nárok na náhradu výdajů za bezdrátové služby ve výši tisícikoruny měsíčně.

Aby takovou náhradu výdajů získali, musí předložit své účtenky prostřednictvím příslušného formuláře. „Požadujeme, aby je nepředkládali častěji než čtvrtletně,“ uvádí Bill Hickox, tamější provozní ředitel. Cílem je omezit náklady, které vznikají při zpracování takových požadavků.

„Máme spoustu lidí, kteří všechny své účtenky předkládají jen jednou ročně,“ což podle jeho slov dále snižuje náklady. Plán BYOD u nich využívá přibližně 600 lidí.

Brunswick, což je společnost zaměřená mj. na fitness, svůj proces náhrady výdajů pro své zaměstnance zjednodušila ještě o něco více. Její pracovníci mohou dostávat měsíčně navíc až tisíc korun podle své pracovní pozice.

Brunswick si vytvořil interní systém, ve kterém mohou jednotliví pracovníci podávat žádost o náhradu výdajů, zodpovědět otázky o svých cestách a vznést další požadavky. Oddělení IT ale nerozhoduje o tom, zda má ten či onen zaměstnanec na něco nárok.

„Nebylo možné to uhlídat,“ uvádí Mike Tegtmeyer, ředitel síťových služeb v Brunswicku. Rozhodují o tom nadřízení zaměstnanců.

Pracovníci, kteří nárok mají, dostanou náhrady každé čtvrtletí automaticky. Pro zpracování těchto plateb sbírá Tegtmeyer data z interního systému, který zaměstnanci používají k žádostem o proplacení náhrady výdajů BYOD, a srovnává je s informacemi od personálního oddělení, zda jsou dotyční lidé stále v pracovním poměru.

Pokud jsou, náhrady se schválí a proplatí se, aniž  musejí zaměstnanci vyplňovat jakékoli další formuláře.

„Vytvoření reportu a jeho konverze do čistého formátu, který zasílám mzdovému oddělení, mi každé čtvrtletí zaberte jen půl hodiny,“ popisuje Tegtmeyer. Platby podle něj odcházejí přibližně 1 400 lidem.

Udává, že zavedením programu BYOD u nich poklesly výdaje za mobilní telefony ze tří milionů korun měsíčně na zhruba polovinu. Zahrnuje to náhrady výdajů zaměstnanců, některé měsíční platby za služby (podnikové telefony stále ještě používá 200 pracovníků) a jeho čas při zpracování náhrad.

Další úspory vznikly, když se jeden ze zaměstnanců firmy Brunswick, který se staral o podnikem vydávaná mobilní zařízení, přeřadil na jinou práci.

V Brunswicku nevzniká v souvislosti s programem BYOD mnoho další režie. Pro kontrolu firmou vlastněných zařízení využívají řešení od společnosti AirWatch. K zabezpečení e-mailů pracovníků, kteří jsou zapojeni do progamu BYOD, se spoléhají na ochranu vestavěnou do softwaru Lotus Notes Traveler.

Brunswick může v případě budoucích potřeb zařadit přístroje zapojené do BYOD přímo pod správu AirWatch nebo na jinou platformu, popisuje Tegtmeyer.

Protože většina podnikových nákladů souvisí se správou podnikem vydávaných zařízení, například s provozem BlackBerry Enterprise Serveru, jsou výdaje spojené se správou mobilních zařízení (MDM) pomocí produktů, jako je zmíněný AirWatch, skutečně zanedbatelné, uvádí Park ze společnosti DataHive.

Příště se podíváme na to, jak vypadá centrálně spravované řešení BYOD, které ve své firmě nasadil  Intel a také se podívámě na další metody snižování nákladů.

Tento příspěvek vyšel v Computerworldu 2/2015.