Zpracování formulářů a interaktivních dokumentů (2.)

Dokončení včerejšího článku…

Ke klíčovým aspektům patří pokrytí běžných firemních procesů a jejich optimalizace zavedením bezpapírového oběhu dokumentů ve společnosti. Za tímto účelem by mělo dané řešení disponovat nástrojem pro řízení oběhu formulářů či dokumentů, v jehož rámci je obvykle potřeba mít možnost nastavit základní procesy pro oběh různých typů dokumentů. Uživatel může k dokumentu přistupovat obvykle buďto prostřednictvím odkazu doručeného e-mailem, nebo z klientské aplikace a následně by měl mít možnost provádět základní úkony, jako jsou schválení či zamítnutí, schválení s určitou podmínkou nebo předání jinému pracovníkovi. Velmi často používanou a prakticky zcela nezbytnou funkcí je také připomínkování či vkládání komentářů. Vše by mělo být podřízeno platným oprávněním jednotlivých pracovníků a jejich rolím.

Na vyspělosti systému pak závisí, jakou flexibilitu v rámci celého procesu workflow nabízí. V běžné každodenní praxi má význam například to, jaký počet schvalovacích kroků je možné stanovit pro určitý typ formuláře, neboť v mnoha případech nestačí pouze jeden. V běžných schvalovacích procesech je samozřejmostí určení termínu a eskalace, pro případ nenadálých událostí by pak mělo být možné určit zastupování, případně i provádět změny termínů. Čím komplexnější procesy a workflow firma využívá, tím důležitější je, aby měl uživatel možnost sledovat oběh dokumentu – díky tomu totiž může zjistit, v jakém stadiu se jeho zpracování nebo schvalování právě nachází, potažmo na kom v daném momentě závisí.

Systémy pro zpracování formulářů se, pokud jde o správu jejich oběhu, mohou lišit v několika dalších oblastech. Ne každý například dovoluje, aby sám zákazník mohl měnit workflow nebo vytvářet nové procesy bez pomoci dodavatele. Vyspělejší formulářová řešení pak podporují například také dynamická či skupinová workflow. V prvním případě jsou cesta oběhu dokumentu a počet kroků jeho zpracování či schvalování závislé na obsahu formuláře – tyto možnosti mohou výrazným způsobem přispět k automatizaci a urychlení zpracování sesbíraných formulářů a uplatní se zejména tam, kde je potřeba směrovat dokumenty pro další zpracování podle údajů respondenta, například jména či IČ apod. Skupinové workflow pak například dovoluje, aby byl formulář v určité fázi zpracování (kroku) rozeslán všem pracovníkům týmu nebo oddělení, kteří mají oprávnění jej schválit – jestliže tak učiní jeden z nich, ostatní už do tohoto procesu nemohou zasahovat a oběh dokumentu pokračuje dalším krokem.

Mluvíme-li o oběhu dokumentů, mnoho firem již v minulosti implementovalo různé systémy, jež podporu workflow obsahují, kupříkladu řešení pro správu dokumentů nebo podnikového obsahu, takže může vzniknout požadavek, aby byly tyto aplikace schopny přenášet formuláře v příslušném formátu v rámci vlastního workflow.

Bezpečnost a podepisování
Stejně jako v ostatních oblastech firemního IT, i na poli zpracování interaktivních dokumentů a formulářů je kriticky důležitá otázka zabezpečení, neboť tyto nástroje slouží ke sběru, přenosu a zpracování často velmi citlivých obchodních informací, osobních údajů atd. V nejednom případě navíc podléhá jakákoliv manipulace s takovými daty přísným legislativním požadavkům.

Řešení podnikové třídy musí v první řadě disponovat adekvátními nástroji pro detailní správu uživatelských práv, s jejichž pomocí je možné definovat a omezit, kteří z pracovníků mohou pracovat s jakými daty či dokumenty a co s nimi mohou provádět – tj. zdali je mohou vyplňovat, modifikovat a schvalovat v závislosti na jejich pracovním zařazení. To je dnes samozřejmostí u většiny vyspělých systémů, některé však poskytují prostředky pro kompletní řízení životního cyklu uživatele od založení nového přes změny podle aktuálního pracovního zařazení až po zrušení uživatele při jeho odchodu z firmy bez rizika, že dojde k jakémukoliv opomenutí, jež by mohlo vést k potenciálnímu ohrožení bezpečnosti.

Obzvláště v rozsáhlejším podnikovém prostředí s větším počtem uživatelů je pak výhodné, pokud je formulářový systém schopen spolupracovat s externím řešením pro správu identit od některého z předních hráčů na tomto trhu. V praxi to znamená podstatné ulehčení života správcům, neboť data o nových zaměstnancích a jejich rolích stačí zadávat pouze jedenkrát centrálně a podle pracovního zařazení či rolí se pak řídí všechny podnikové aplikace včetně formulářového řešení. Vedle celkového zjednodušení a zefektivnění správy, díky němuž nemusejí správci udržovat si přehled o přístupových oprávněních k několika různým systémům je zřejmou výhodou také eliminování rizika možného opomenutí odebrání přístupu apod.

Z hlediska současných trendů a požadavků je důležité, zda řešení umožňuje také bezpečný vzdálený přístup pro uživatele pracující v terénu nebo ve vzdáleném pracovišti. Oblast bezpečnosti se ale dotýká také přenosu dat a zpracování samotných formulářů. Samozřejmostí proto je, že vyspělý systém umožňuje šifrovaný přenos formulářů pomocí dostatečně silného algoritmu a podporuje elektronické podepisování. Elektronický podpis hraje klíčovou roli pro zajištění integrity dokumentu, ale také pro autentizaci uživatele. To má význam jak při vyplňování a odesílání důležitých obchodních dokumentů či komunikaci s úřady, tak také během procesu schvalování formuláře oprávněnými osobami.

V rámci toho lze narazit na některé důležité detaily: Zatímco některým zákazníkům bude pro některé typy dokumentů a formulářů postačovat možnost zaručeného podepisování jako taková, v mnoha případech bude vyžadován kvalifikovaný elektronický podpis dle české legislativy, takže je dobré se o této možnosti přesvědčit. Dále mnohé podnikové procesy předpokládají vícestupňové schvalování a během něj je výhodné, pokud systém dovoluje podepsat pouze část formuláře, tedy oblast, za niž je zodpovědný daný uživatel – za tímto účelem by řešení mělo dovolovat tzv. parciální podpis. Pokud je třeba prokázat také datum a čas vyplnění či schválení, měla by být k dispozici možnost opatřit podpis také časovým razítkem.

Archivace a zpracování dat
Další oblastí, již je třeba při hledání řešení pro zpracování formulářů a interaktivních dokumentů zohlednit, je funkcionalita týkající se ukládání a archivace dat.

Pro účinné řízení celého životního cyklu formulářů a dat by měl systém disponovat vlastním úložištěm dokumentů, je ale výhodné, když zároveň dovoluje ukládat data také do externího úložiště, aby s nimi mohly přímo pracovat další aplikace.

Aby bylo možné využít data z vlastního úložiště formulářového řešení k dalšímu zpracování, je vhodné, aby systém dovoloval přistupovat přímo k samotným datům – s ohledem na to je třeba se ptát, jakým způsobem se k datům přistupuje, neboť na tom závisí, nakolik snadno se k nim dostanou existující podnikové aplikace.

Skutečně efektivní pokrytí podnikových procesů většinou není možné realizovat izolovaně v rámci formulářového řešení, takže je často potřeba jej hlouběji integrovat do firemního prostředí, aby mohla být data vyplněná a uchovávaná v rámci formulářového systému zároveň ukládána do jiných systémů. Opět hraje roli zejména to, na jaký podnikový software lze vůbec formulářový systém napojit a jakým způsobem. Některá řešení jsou připravena na integraci s podnikovými aplikacemi, informačními systémy či databázemi předních hráčů na trhu, jako jsou SAP, Oracle, Microsoft atd., nebo podporují standardy jako XML, protokoly webových služeb atd. Ideální je, pokud je možné tento požadavek splnit bez potřeby programovat rozhraní, což by mohlo zvýšit náklady i dobu potřebnou k implementaci.

Pro dlouhodobé uchování dat jsou pak nezbytné funkce pro archivaci. Je užitečné, pokud systém dovoluje archivovat také starší verze dokumentů a formulářů, aby bylo možné se k nim v případě potřeby vracet. Při archivaci důležitých dokumentů je i s ohledem na dodržení shody s legislativou vhodné, aby řešení dokázalo ukládat dokumenty ve formátu PDF/A, tedy verzi odpovídající ISO standardu zaručujícímu spolehlivé uchování informací a kompatibilitu se softwarem pro jeho zpracování.