Zrušte meetingy (dřív, než odrovnají vaši firmu)

Pracovní meetingy jsou problémem dlouhé dekády. Často se používají jako univerzální řešení nevyřešených problémů, chronický nedostatek disciplíny však ústí v to, že přes veškerou snahu se na nich vyřeší jen máloco. 

Dnes, ve světě postpandemické práce na dálku, kde je běžná hybridní práce a flexibilní pracovní doba, se schůzky v mnoha firmách mění v něco jako trvalou krizi. Škodí produktivitě i morálce zaměstnanců. A přestože mnoho lidí pracujících na dálku tvrdí, že se cítí izolováni, panuje mylný dojem, že řešením je ještě více meetingů.

Jak připojit odpojené

Spokojený zaměstnanec může být i na home office. Je tu však i problém, o němž všichni vědí, ale nikdo ho nechce řešit. Mnoho takových zaměstnanců se cítí osaměle, odtrženě od kolektivu i od poslání společnosti. Je to víc než jen pocit. 

Nedávný průzkum společnosti Gallup zjistil, že pouze 28 % zaměstnanců pracujících na dálku cítí propojení s posláním svého zaměstnavatele, což je nejnižší úroveň od koronavirové pandemie. Výsledky průzkumu zní jako pádný argument ve prospěch návratu do kanceláře a proti trendům práce na dálku. Ukázalo se však i to, že u zaměstnanců pracujících v kancelářích toto procento není nijak výraznější, činí 33 %.

Řešením by se zdálo být víc meetingů, ne? Ovšem pozor.

Mluvil jsem s Molly Sandsovou ze společnosti Atlassian, vedoucí laboratoře Team Anywhere, která navrhuje na datech založená řešení pro fungování místně roztroušených týmů. 

„Meetingy jsou zdaleka nejvíce nadužívaným nástrojem,“ říká. „Lidé je používají ke všemu a příliš často. Není to však nový problém.“ Problematičnost meetingů se zdá zjevná: podle Sandsové 80 % dotázaných lidí tvrdí, že by byli produktivnější, kdyby na schůzkách trávili méně času. „Víc, než polovina lidí říká, že pracuje přesčas, protože mají tolik schůzek, že během dne nemohou dělat svou práci.“ 

Podle Sandsové přitom neexistují žádné důkazy o tom, že by se lidé díky meetingům cítili více propojeni.

Hybridní meetingy, méně propojení

Část problému spočívá v tom, že aktuální svět meetingů – které se obvykle odehrávají v reálném čase prostřednictvím videokonferenčních nástrojů, jako jsou Zoom, Cisco Webex, GoToMeeting, Google Meet, Microsoft Teams nebo BlueJeans – posiluje propojení méně než osobní setkávání. 

Propojování lidí globálně zároveň vytváří nový problém: požadavek na to, aby dva, několik nebo hodně lidí věnovalo stejný čas schůzce v reálném čase, zatěžuje některé zaměstnance víc než jiné, v závislosti na jejich časovém pásmu. (Hovor ve 14 hodin v Kalifornii je pro Německo hovor ve 22 hodin – a v Japonsku v 6 hodin ráno.)

To podkopává pracovní flexibilitu, která je pro spokojenost zaměstnanců klíčová. Člověk, který pracuje z domova a potřebuje pružný pracovní rozvrh, tuto flexibilitu nezíská, pokud se polovina jeho dne skládá z meetingů v reálném čase.

Dalším způsobem, jakým revoluce práce na dálku ovlivnila práci v kanceláři, je to, že i u lidí v kancelářích se mnohem větší procento schůzek koná s kolegy, kteří nejsou přítomni na pracovišti. Pracovníci v kancelářích tak tráví spoustu času tím, že jsou připojeni na meeting s těmi, kteří nejsou fyzicky přítomni. Výsledek je ten, že se obě skupiny cítí stále více odloučeny a zároveň zatěžovány meetingy.

Průzkum Molly Sandsové ukázal, že kromě několika krátkých aktualizačních schůzek týdně je klíčem k úspěchu asynchronní písemná a video komunikace zaměřená na priority a ocenění. Společnost Atlassian za tímto účelem vyvíjí komunikační nástroj Loom coby flexibilní řešení náhrady některých schůzek. Psychologicky působí jako osobní schůzka, ovšem bez nutnosti synchronizace v reálném čase a ztráty zbytečného času při protahování meetingů.

„V současné době díky technologiím existuje mnoho lepších způsobů, jak sdílet informace a jak se spojit,“ říká Sandsová.

Nejlepší na tom podle mého názoru je, že jsme teprve na začátku.

Rozšířené nebo virtuální prostory pro setkávání?

Rozšířená realita a zobrazování v prostoru slibují vytvořit ještě lepší pocit propojení prostřednictvím holografických avatarů. To znamená, že mnoho interakcí v kancelářích, které podporují pocit spojení, bude možné provádět téměř kdekoli. „Pop-in“ může být nahrazen „pop-up“ hologramem a konverzace u kávovaru spojená se spontánním brainstormingem se může odehrávat ve virtuálním prostoru.

Nástroje umělé inteligence pro změnu slibují revoluci v interní komunikaci, pomohou firmám vyvolat pocit propojení, překonat komunikační bariéry a vyjevit správná data pro lepší rozhodování.

Schopnost nástrojů generativní umělé inteligence pitvat obsah znamená, že komunikaci lze servírovat tak, aby odpovídala stylům učení příjemců, informačním potřebám a specifickým jazykům. Tu samou zprávu od nadřízeného může jeden zaměstnanec obdržet v detailní složitosti, jiný v podobě odrážek a další jako hlasovou zprávu. Umělá inteligence může pomoci odbourat bariéry a sdílet více informací z celé organizace, aniž by byli zaměstnanci přetěžováni časově náročnými schůzkami.

Nástroje GenAI mohou také shromažďovat rozsáhlé soubory vnitropodnikových informací a provádět analýzu nálad, která nadřízeným podrobněji popíše místa, na nichž dochází k frustraci, zmatku nebo nedostatku orientace. AI nástroje mohou dokonce posloužit k mikroškolení těch zaměstnanců, kteří něčemu nerozumějí.

Je čas na celkové přehodnocení meetingů

Sečteno a podtrženo, nyní je ideální čas přehodnotit všechny aspekty každodenních meetingů. V současnosti jsou příliš časté, příliš dlouhé a příliš neefektivní. Je čas přejít na asynchronní a pokročilé formy komunikace, které nabízí řada nových nástrojů a nových manažerských postupů.

Vaši přetížení a nestíhající zaměstnanci vám poděkují.