Zvládněte chaos v tiskových službách (2.)

Dokončení včerejšího článku...

Vyhodnocení
Potenciální poskytovatel služby nebo nezávislá firma vyhodnotí využití tiskáren a spotřebního materiálu pro celou organizaci, aby nalezl ekonomický model pro daný tiskový objem a předloží doporučení ke zvýšení efektivity. Ideální je, když má poskytovatel služby informace o zátěži, aby mohl srovnat náklady na tisk ve vaší společnosti s jiným subjekty ze stejného oboru.

Je důležité nalézt poskytovatele, který bude schopen udržet krok s tempem vašeho růstu, zejména jste-li velká společnost s národní nebo celosvětovou působností. „Čím větší úspory nastávají, tím více takové řešení nasazujete v rámci celé korporace,“ tvrdí Boydová.

LeClair radí společnostem, aby si spíše zaplatily vyhodnocení od poskytovatele služby MPS na celopodnikové úrovni namísto využití bezplatné analýzy od nějakého dodavatele. „Když za vyhodnocení zaplatíte, zachováte si svou nezávislost, abyste mohli zvažovat nabídky i od dalších dodavatelů,“ vysvětluje. Najděte si poskytovatele se širokou řadou hardwarových produktů – od stolních zařízení až po špičkové kancelářské systémy. „Dodavatel MPS by také měl být schopen nabízet údržbu produktů mimo své portfolio, a to přímo, nebo přes svého partnera,“ radí Boydová.

Mnoho poskytovatelů MPS nabízí kromě samotné správy zařízení také poradenství pro zlepšení pracovních postupů a procesů. Například by mohli pomoci odstranit použití papíru z oblasti procesů fakturace a ohlašování výdajů tím, že by doporučili skenovat dokumenty namísto jejich kopírování, tvrdí LeClair. Takovým způsobem se podle něj „zkrátí čas zpracování, odstraní se skříně se šanony a ušetří se čas zaměstnanců“.

„Dejte pozor na to, aby optimalizované prostředí neobětovalo s vidinou úspory nákladů samotnou produktivitu, varuje Boydová. Může totiž například dojít k odstranění tolika tiskáren, že zaměstnanci začnou mít potíže se zvládnutím své práce. V tomto směru lze zvažovat dva aspekty: jedním je maximalizace úspor nákladů a druhým pak vyváženost mezi produktivitou zaměstnanců a úsporou nákladů, radí. „Prostřednictvím smluv SLA, částí kontraktu a zavádění programu se poskytovatele ptejte, jak hodlají zajistit, aby došlo ke zlepšení produktivity zaměstnanců, a nikoliv jen k jejímu zachování,“ dodává Boydová.

Odstranění starých návyků
Když se ve firmě ukáže poskytovatel služeb MPS a zaměstnancům řekne, že se budou muset vzdát svých osobních tiskových zařízení, lze očekávat značný odpor, upozorňují zkušení provideři MPS. Mnoho z nich nabízí podnikům experty pro řízení změn a nástroje pomáhající zákazníkům s přechodem do nového prostředí.

„Například ve firmě P&G se lidé v některých odděleních obávali, že snížení počtu zařízení by mohlo také vést ke zmenšení jejich produktivity,“ uvádí Basynová. „Je zajímavé, že jakmile byla změna hotova, stejní vedoucí byli schopni tvrdit opak. Nemusejí se zajímat o žádný spotřební materiál a produkty jsou mnohem spolehlivější. Máme nyní hodnostu provozuschopnosti na výši 99,2 %.“

Společnost P&G představila služby MPS svým zaměstnancům prostřednictvím kombinace přesvědčivých argumentů propagujících centralizovaný provoz. „Víme, že se názory liší podle osobností a každý člověk slyší na jiný typ argumentů,“ tvrdí Basynová. Firma P&G nejprve vše představila jako projekt podporující udržitelnost životního prostředí a poté použila argument, že přinese rovněž značné úspory nákladů. Tato společnost také využila soutěživost svých obchodních jednotek, a to zveřejněním toho, jak každá divize využívá MPS a jak si vedou ve vzájemném srovnání.

Ideální je, když poskytovatel MPS také doporučí zásady, které pomohou zajistit, aby se zaměstnanci už nevrátili ke svým starým návykům.„Pokud nemáte vytvořeny zásady a nevynucujete je,“ upozorňuje Boydová, „manažeři oddělení nebo zaměstnanci koupí osobní tiskové zařízení bez vašeho vědomí a vše běží jako dříve.“

Společnosti P&G a Rent-A-Center považují své poskytovatele MPS za strategické partnery. „Úspěch s konkrétním partnerem měříme tak, že jakmile začne diskuze, slovo kontrakt už nikdy nezazní,“ uvádí Basynová. S Xeroxem se u podrobností projektu nerozebíraly žádné malichernosti: „Měli jsme na všechno zcela shodný názor.“

Konsolidace je velmi důležitá
Konsolidace není jen záležitost odstranění nadbytečných a drahých zařízení. Kombinace více zařízení do jednoho multifunkčního produktu také pozitivně ovlivní základní oblasti. Odstraní nevyužité zásoby papíru a dalšího spotřebního materiálu, sníží se energie spotřebovaná zařízeními až o 40 procent a zvýší se zabezpečení díky ztížení tisku, kopírování a faxování potenciálně citlivých informací.

Navíc v případě podniků s menšími vzdálenými pobočkami umožňuje konsolidace proaktivní řízení dražší práce. Když se pokoušíte snižovat objemy tisku a šetřit náplně, zahrnuje to vyčlenění nejintenzivnějšího provozu mimo barevné tiskárny.

Optimalizace a konsolidace bude pravděpodobně vyžadovat větší a přímé zapojení personálu IT do tiskové infrastruktury, aby byla zajištěna vyšší úroveň kontroly.