Zvyšování efektivity – Čtyři tipy na úspory v IT

Přestože takzvané nízko visící ovoce ve snaze o zvyšování efektivity IT v organizacích se zdá být očesané, stále ještě zůstávají možnosti, kde ušetřit, aniž dojde k výraznější redukci přínosu IT. Bohužel leckde si to neuvědomují a zbytečně omezují funkcionality IT. Takové snižování nákladů však přijde draho, protože na odvrácené straně každé takto dosažené okamžité úspory je úbytek konkurenceschopnosti organizace.

Tempo, jakým společnosti snižovaly náklady na IT v jednotlivých odvětvích, je dramatické. Z výsledků globálních průzkumů Gartner IT Metrics vyplývá, že celkový pokles výdajů na IT projektovaných pro rok 2012 oproti nákladům na IT z roku 2009 se pohybuje v rozmezí od 28 procent (retail a velkoobchod) až 37 procent (poskytovatelé zdravotní péče). Průměrný pokles výdajů na IT v uvedeném období za všechny obory je 35 procent.

Průzkumy mezi klienty agentury Gartner ukazují, že rozdíly mezi průměrnými organizacemi a těmi, které jsou v dané oblasti mezi nejlepšími, jsou i po všech dosavadních etapách ořezávání nákladů propastné. Například u storage jsou náklady na jednotku uložených dat u nejefektivněji fungujících organizací o 44 procent nižší, než je průměr. V oblasti vývoje aplikací jsou rozdíly v jednotkových nákladech 53 procent a u aplikační podpory je to 55 procent. U výdajů na unixový server je rozdíl mezi nejlepšími a průměrnými organizacemi dokonce 62 procent. Celkových náklady na IT tvoří rozdíl mezi nejlepšími a průměrnými 38 procent.

Zajímavým dílčím důvodem pro nedosažení na možné úspory je neschopnost (čti: neochota) odčlenit ty části IT, které by jako samostatné jednotky byly na trhu IT služeb životaschopné. S tím souvisí problematika transparentnosti nákladů na IT. To už je obecný problém, který má mnoho dopadů včetně toho, že neschopnost vyčíslit přesně interní náklady brání outsourcingu. Zjednodušeně: když organizace do nákladů na danou IT službu nezahrne všechny výdaje (typicky jde o personální náklady, které bývají často podhodnocované nebo přímo opomíjené), vychází interní náklady tak nízko, že business case na outsourcing prostě nemůže vyjít.

S neprůhledností nákladů na IT souvisí také nedostatečné vymezení pravomocí a odpovědností za IT. Překážkou pro zvyšování efektivity je také nedostatečné provázání IT a byznysu, hlavně neschopnost IT prosadit své slovo při tvorbě podnikových strategií.

Čtyři oblasti šetření
Nákup IT
Příležitostí k úsporám je v oblasti nákupu hodně. A nemusí jít o tak zásadní kroky, jako je outsourcing (kde je v případě offshoringu reálné kalkulovat s úsporami v rozmezí 10–40 procent). Za zvážení stojí přechod k modelu dodávky „softwaru jako služby“ (SaaS), kde mohou úspory dosáhnout až 80 procent. Alternativou může být využití open source softwaru, kde existují příklady úspor celkových nákladů ve výši 75 procent. Možnosti skýtá i optimalizace vztahu s existujícím dodavatelem: vyjednávání může snížit cenu podpory o 20 až 50 procent.

Uvedená rozmezí pro možné úspory jsou velmi široká. Výše skutečně dosažitelných úspor závisí na mnoha faktorech, z nichž nejdůležitější je, jak dlouhá doba uběhla od předešlé iniciativy.

Úspory v rámci IT
Klasickým příkladem úspor v rámci IT jsou virtualizace a konsolidace datových center, kde nejsou výjimkou finanční efekty na úrovni ROI ve výši 30 procent v horizontu devíti měsíců. Optimalizací v oblasti řízení aktiv je možné snížit jednotkové náklady o 8 %–10 % ročně, opakovanou využitelností částí aplikací při vývoji je možné snížit náklady na vývoj v pětiletém horizontu o asi 18 %. Stranou pozornosti by neměly zůstávat ani tak jednoduché možnosti, jako je spotřeba energie osobních počítačů. Aplikace best practices v této oblasti umožní snížit náklady o cca 43 % oproti organizacím, které žádnou politiku nezavedly.

Společné aktivity IT a byznysu
Redukce portfolia aplikací může typicky přinést snížení nákladů na aplikační podporu okolo 20 procent. Výdaje na zrušený projekt bývají nižší o 75 procent, pokud se projekt zruší včas v souladu s best practices pro řízení projektů. Významné náklady může ušetřit také například teleworking (zhruba 20 % nákladů na provoz kanceláří).

Zlepšení procesů, restrukturalizace byznysu, inovace
Typickým projektem této kategorie jsou implementace technologií BPM (Business Process Management), které mají ROI typicky 18%. Na straně úspor stojí za pozornost projekty sdílení IT služeb, kde je možné snížit náklady až o 40 % (typickým výsledkem je 15 – 20 %). Na straně podpory byznysu je vzorem zavedení nástrojů pro on-line marketing a řízení obchodních případů, kde klienti Gartneru hlásí nárůst tržeb typicky kolem 20 procent.

Autor je analytikem společnosti Gartner