Jak na efektivitu provozu tiskového parku?

Koupit? Pronajmout? Něco mezi tím? Jakým způsobem co nejekonomičtěji pořídit tisková zařízení? Rozkrýt tyto otázky pomůže audit tiskového prostředí firmy. Jednak odhalí nešvary, jako je například zbytečný barevný tisk anebo neefektivní vytížení některých tiskáren, a jednak navrhne správné rozložení strojů i způsob jejich pořízení a provozu.

Jak na efektivitu provozu tiskového parku?


(Partnerský příspěvek)

 

Je vlastnictví nejvýhodnější?

Tradičním a nejjednodušším modelem pořízení tiskového parku je nákup strojů do majetku firmy. Tento model dnes řada firem odmítá, protože s sebou nese jistou zátěž. Například v případě závad je nutné dopravit stroj do servisního centra nebo, pokud zákazník zvolil tzv. on-site záruku, v rámci které má nárok na servisní zásah v místě jeho sídla a to hned do druhého dne, kontaktovat servis. Stejně tak se někdo z firmy musí postarat o pravidelnou údržbu a doplňování spotřebního materiálu. Řada nákladů, zejména těch, které jsou spojené se servisem strojů, přitom není možné přesně predikovat.  

 

Na půl cesty

Stále populárnější se proto stává řešení, které stojí jakoby na půl cesty mezi nákupem a pronájmem. Tím je nákup zařízení do vlastnictví firmy kombinované s uzavřením servisní smlouvy na opravy a údržbu s externí firmou. Na jejím základě se servisní organizace stará o dodávky veškerého spotřebního materiálu, tonerů, papírů a dílů, které se musí po čase vyměnit, stejně jako o řešení případných oprav. Ve smlouvě je stanovena cena za vytištěnou stránku, takže si firma může jednoduše spočítat náklady, které ji v souvislosti s tiskovými potřebami čekají. I když firmě odpadá celá řada starostí, zůstává u tohoto modelu stále jedna nevýhoda, a sice vysoká vstupní investice firmy na pořízení tiskových zařízení.

 

Pronájem – stačí kliknout a starosti jsou pryč

Pro firmy, které se chtějí vyhnout počáteční investici do pořízení tiskových zařízení, existuje možnost vzít si stroje do pronájmu - podle domluvy s dodavatelem se může jednat o nový nebo starší stroj. Následná platba se pak skládá ze dvou částí – první tvoří paušální částka za pronájem hardwaru a druhá je za vytištěné strany podle ceníku servisní smlouvy.

Nejobvyklejším modelem pronájmu se v poslední době stává tzv. „click-all-in“ – zákazník neplatí ani vstupní investici, ani pronájem, platí pouze smluvně domluvenou cenu za každou vytištěnou stránku. V její ceně jsou rozpuštěné všechny poplatky za hardware, služby i spotřební materiál. V pravidelných intervalech se fakturuje počet vytištěných stran násobený sazbou za černobílý a barevný klik.

Jedná se o plný outsourcing, kdy zákazník přenechává péči a zodpovědnost za bezporuchový provoz na dodavateli tiskových služeb. Ten zároveň poradí i s přesným uspořádáním tiskového parku a výběrem konkrétních strojů. Před uzavřením smlouvy je proto velice důležité důkladně vyspecifikovat všechny požadavky a aspekty, které firma od tiskových zařízení i od dodavatele očekává.

 

Analýza přináší nemalé úspory

Ve všech případech by si firmy měly ujasnit, jaké jsou jejich potřeby, finanční možnosti a jaký je předpoklad budoucího vývoje využívání podnikového tisku. Při správném vyhodnocení výsledků vstupní analýzy a po provedených úpravách a změnách v tiskovém parku včetně správného modelu pořízení a provozu tiskového parku a zavedení kvalitního tiskového řešení dosáhne firma minimálně 30% úspor provozních nákladů. A to už stojí za přemýšlení.

Autor článku je marketingový manažer firmy Janus

Úvodní foto: Kyocera










Komentáře