Všechny firemní dokumenty, ať už ty písemné, nebo elektronické, mají svůj životní cyklus, a občas i tak trochu žijí svým vlastním životem. Někdo pomůže dokumentu na svět, jiný ho upravuje, pak přichází kolečko připomínkování, až dokument dozraje ke svému schválení nebo zaslání adresátovi. Papírový dokument se následně ocitá v archivu, a když se čas nachýlí, ukončí jeho putování skartovačka. Chcete-li mít v konkrétní moment po ruce aktuální verzi, stojí to značné úsilí a nemálo drahocenného času. Ani u elektronických dokumentů to často není o moc jednodušší, jen nehledáte v archivu fyzickém, ale v elektronické složce.