Jak zvýšit bezpečnost své kanceláře?

Únik tajných informací o dlouho chystané novince, vyzrazení tajné receptury nebo strategie expanze na nové trhy. Může k tomu stačit jediný neuhlídaný dokument a důsledky mohou sahat od citelných reputačních a finančních ztrát až v krajním případě i ke konci podnikání.

Jak zvýšit bezpečnost své kanceláře?


Jak se účinně bránit zneužití citlivých dat novými cestami, které umožňuje postupující digitalizace a k nimž nejčastěji dochází při práci s papírovými dokumenty?

Propojená zařízení dnes pracují i v kancelářích, tiskárnách a multifunkčních strojích. Internet věcí (IoT) už nejsou jen senzory pro domácnost, volný čas či dopravu. Počet chytrých „věcí“ na síti přitom rychle roste – podle Gartneru z 8,4 miliardy v roce 2017 na 20 miliard v roce 2020.

Jenže digitalizace kanceláří přináší kromě nesporných výhod i značná bezpečnostní rizika. Podle průzkumu Lloyd´s Bank přišlo ve Velké Británii v uplynulých pěti letech o citlivá data 92 procent firem.

Ochrana obchodních údajů je proto pro 75 procent podniků prioritou, jak uvádí studie Boston Consulting Group a DLA Piper, a pro 86 procent dokonce větší, než je kvalita nabízeného produktu, tvrdí Symantec.

„S pokračujícím rozvojem IoT je každá firma méně odolná proti virtuálním rizikům. Digitální kontakt mezi dodavateli, partnery a zákazníky přináší řadu nových kybernetických hrozeb,“ vysvětluje Jan Všetička z firmy Canon CZ.

Cílem zneužití citlivých dat se nejčastěji stávají důležité dokumenty obsahující nové produkty, obchodní smlouvy, fakturace či HR informace. Konkurence tak může získat dokonalý přehled o strategii podniku.

K většině úniků dochází v souvislosti s papírem, tedy tiskem a skenováním. Postihují celosvětově až 63 procent organizací. Firmy i instituce proto musejí věnovat velkou pozornost zabezpečení dokumentů a kancelářských zařízení.

A firmy si to samy dobře uvědomují a hojně navyšují investice do ochrany svých dat. Zatímco v roce 2004 měl globální trh s kybernetickou bezpečností hodnotu 3,5 miliardy dolarů, nyní se jeho hodnota odhaduje na více než 120 miliard dolarů, uvádí Cybersecurity market report 2015-2021.

 

Bezpečnost dokumentů i zařízení

Světoví výrobci kancelářské techniky se stále více zaměřují na dvě základní oblasti: bezpečnost dokumentů a bezpečnost zařízení. V prvním případě je cílem zajistit, aby se citlivé dokumenty dostaly pouze do rukou pověřených osob, ve druhém potom, aby nepověřené osoby nemohly se zařízením manipulovat a proniknout tak k potenciálně citlivému obsahu.

Například některý software nabízí pro zabezpečení dokumentů přehled o obsahu všech dokumentů, které projdou tiskovým zařízením – tedy možnost prohledat i provedené kopie nebo odeslané faxy a v textu zachytit klíčová slova, která si klient dopředu vytipuje a nastaví.

Na zařízení samotném je také k dispozici celá řada bezpečnostních nástrojů. Jde o osobní autentifikaci, šifrování dat, která se ukládají na HDD, i kódování tiskových úloh při přenosu mezi pracovní stanicí, serverem a tiskárnou.

Disk lze certifikovaně přemazávat, zálohovat a v případě opravy i fyzicky dočasně vyjmout a pak ho zase vrátit zpět. Multifunkční zařízení rovněž umožňují zablokovat přístup k službě „Uložit na USB“, omezit nebo zcela odstranit funkce „Odeslat sobě“ či znemožnit uložení do osobní složky.

Úvodní foto: © koltukov - Fotolia.com










Komentáře