Jak vybrat správný systém pro spolupráci?

Je výběr sady pro spolupráci neobvykle náročný? Vypadá to tak, protože to tak pro mnoho IT manažerů skutečně je. Přinášíme návod, jak si vhodnou platformu vybrat chytře.

Jak vybrat správný systém pro spolupráci?


Zabývám se oblastí systému pro firemní spolupráci téměř dvacet let, takže všechny tyto nástroje znám – a přesto i pro mne je výběr té nejvhodnější poměrně náročný, tvrdí Alan Lepofsky, analytik společnosti Constellation Research.

Vysvětluje, že nedávný vzestup zájmu o softwar pro spolupráci vyvedl z míry mnoho uživatelů a osob odpovědných za využití technologií, protože mobilní aplikace, sociální média, cloudové a virtuální týmy a pracoviště stále mění způsob a místo spolupráce, a s nimi pochopitelně i software, který se k tomu používá.

Výběr vhodné sady pro spolupráci není jen náročný, ale je také velmi důležitý. Téměř sedm z deseti IT profesionálů tvrdí, že spolupráce je pro jejich organizaci důležitá nebo nezbytná, jak uvádí nedávný průzkum společnosti Lifesize, která je dodavatelem videokonferenčních systémů.

Přinášíme proto informace, které vám mohou pomoci dobře vybrat sadu či soubor nástrojů pro spolupráci.

 

Konec nudy

Mnoho let byl trh se softwarem pro spolupráci „poněkud nudný“ a převládaly v něm platformy jako Lotus Notes (nyní IBM Notes), uvádí Lepofsky. Rané sady pro spolupráci se vyvíjely z e-mailu, vysvětluje, protože e-mail byl první komunikační software všeobecně používaný v rámci organizací.

Počátkem první dekády nového tisíciletí začaly do firem pronikat nástroje pro zasílání rychlých zpráv (instant messaging) a nástroje pro webové konference a hned změnily situaci. To přinutilo hráče v oblasti spolupráce, jako jsou IBM a Microsoft (s platformou Outlook a Exchange), aby podobné prostředky do svých řešení přidali, ačkoli tento proces trval roky a podniky je přijímaly relativně pomalu.

V polovině první dekády nového tisíciletí pak blogy a wikiportály od start-upů jako Socialtext a PBWiki začaly nabízet způsob, jak mohou zaměstnanci sdílet obsah namísto pomocí e-mailu. Zpočátku podniky používaly software od těchto start-upů, ale blogy a wiki portály se staly běžným rysem i v klasických systémech spolupráce.

Odhlédneme-li od platforem Facebook a Twitter, začaly start-upy jako Jive, Yammer a SocialCast nabízet nástroje pro spolupráci v podobě sociálních sítí pro podniky zhruba před šesti až osmi lety. Potom je také IBM, Microsoft, Salesforce, Oracle, SAP a další následovaly ve svých sadách pro spolupráci.

Odtud se podniková spolupráce vyvíjela díky start-upům pro sdílení souborů včetně Boxu a Dropboxu, službám pro řízení projektů, jako jsou Trello, Asana, Wrike a Workfront, a díky nové generaci aplikací a služeb pro spolupráci jako zejména Slack a HipChat, které obsahují zasílání zpráv, videochat, sdílení souborů a další nástroje.

Růstový potenciál

V současné době je podnikový trh pro spolupráci různorodý, rychle se mění a zároveň je ale i roztříštěný, což způsobuje, že organizace žonglují s více softwarovými platformami a nástroji pro vedení, spolupráci na dokumentech, řízení spolupráce, podnikovou spolupráci, jednotnou komunikaci a týmové zprávy, jak uvádí studie Forresteru z konce loňského roku.

Oblast spolupráce je připravena i nadále růst. U trhu lze očekávat 13% průměrné roční tempo růstu (CAGR, Compound Annual Growth Rate) mezi roky 2016 až 2024 s překročením hodnoty 8,5 miliardy dolarů do roku 2024, uvádějí analytici Global Market Insights. Studie společnosti ReportLinker rovněž dospěla k podobnému závěru s odhadem CAGR 13,2 %.

„Jsme v období přechodu,“ uvádí Jim Lundy, výkonný ředitel společnosti Aragon Research. „Stále závisíme na e-mailu a mobilní zasílání zpráv se v podnicích zatím ještě neuchytilo. V důsledku toho mnoho společností spoléhá na více nástrojů pro spolupráci pro konkrétní účely a není k dispozici žádné řešení, které by se hodilo pro všechny.“

Devadesát dva procent IT profesionálů, kteří se účastnili průzkumu Spiceworks/Lifesize buď nasadilo, nebo uvažuje o nasazení několika nástrojů pro spolupráci a používají v průměru 4,4 různého nástroje nebo platformy od tří různých poskytovatelů.

Není překvapením, že nutnost zvládnout více systémů vytváří vysoké nároky na management, bezpečnost, kvalitu služeb a další výzvy pro IT profesionály.

 

Sada vs. nejlepší nástroj

Na vysoké úrovni musí podnikový IT personál volit mezi sadami pro spolupráci vs. vytvoření vybraného souboru různých produktů patřících mezi nejlepší svého druhu.

Komplexní sady pro spolupráci jsou pro podniky vhodné, protože je jejich nákup často jednoduchý, nabízejí úspory z objemu a těsnou integraci mezi různými funkcemi a nástroji, uvádí Ryan Kennedy, architekt poradenské společnosti Kickdrum, která nabízí technologické poradenství a vývoj zakázkového softwaru a aplikací.

Mezi nejznámější dodavatele platforem podnikové spolupráce patří Microsoft (Outlook, Exchange, Office 365, SharePoint a Skype for Business), IBM (Collaboration Solutions); Cisco (Spark a související software pro spolupráci) a Google (G Suite a další nástroje).

Nejlepší nástroje svého druhu pro spolupráci, jež nabízejí rozhraní API a interoperabilitu a které kolem sebe mají vybudovaný rozsáhlý ekosystém nástrojů od nezávislých dodavatelů, jsou obvykle vhodnější pro malé a středně velké firmy, uvádí Kennedy.

Takové nástroje, třeba od firem Trello a Atlassian, nabízejí větší flexibilitu než tradiční sady pro spolupráci, což dává týmům zkušenost podobnou službě IFTTT.

IFTTT (If This Then That) je softwarová služba, která propojuje dva odlišné nástroje, aby spustila automatizovanou interakci mezi nimi. Například Trello se dokáže dobře integrovat s dokumenty Google Drive, vysvětluje Kennedy, takže aktualizace na platformě Trello mohou automaticky aktualizovat dokument platformy Google Doc.

Mezi novějšími nástroji pro spolupráci to vypadá, že dominanci získává Slack, uvádí Kennedy. Je vhodný pro virtuální, rozptýlené a podle potřeb sestavené týmy, které se staly normou, často přidává nové funkce a je již v jádru mobilní.

„Pro desktopově zaměřené nástroje pro spolupráci se mobilita zohledňuje často až jako dodatečný rys,“ popisuje Kennedy. Mobilně nativní nástroje jako Slack tak podle něj získají brzy převahu.

Slack také nedávno expandoval do podnikové sféry pomocí služby Grid. Mezitím by se mohl stát významným hráčem na trhu spolupráce Amazon Chime a komplikovat úspěch více zavedených společností, jako je například Microsoft, předpovídá Lundy. Nepřekvapí tedy zprávy, že Amazon údajně zvažoval koupit Slack.

Dalším důležitým hráčem je Salesforce, protože dokáže snadno integrovat nespočet aplikací třetích stran, uvádí Lundy. „Pokud máte oprávnění používat aplikaci třetí strany, můžete ji začít používat během několika minut, aniž budete muset něco programovat,“ prohlašuje.

Nepřehlédněte také Workplace od Facebooku, upozorňuje Lepofsky. Protože je to software od Facebooku, mnoho uživatelů už ho umí používat. Navíc je „kompletně na podnikové úrovni“ a nabízí integraci se službami Microsoft Active Directory, Salesforce a dalšími podnikovými nástroji.  

 

Správný výběr

Stejně jako při nákupu libovolné jiné technologie by se měla volba softwaru pro spolupráci řídit disciplinovaným procesem:

  1. Soustřeďte se na problém, nikoli na technologii

Je snadné se nechat svést technologií, ale mnohem důležitější je soustředit se na problémy, které se snažíte vyřešit, připomíná Lepofsky. „Myslete na to, proč hledáte nový software pro spolupráci.Má podpořit úspěch týmu prodeje? Zvýšit efektivitu vašich marketingových kampaní?“

Odpovědi na takové otázky vám pomohou „zjistit, co potřebujete,“ tvrdí Lepofsky. „Pokud mi někdo řekne, že by měli používat Slack, ptám se jich: Proč byste ho měli používat?

 

  1. Vyhýbejte se zavádění „nejmodernějšího“ nástroje

Nechat se mást humbukem spojeným s novými nástroji pro spolupráci je běžná chyba podniků, radí Jerry Evangelista, architekt IT řešení v Sungard Availability Services.

„Jenom to, že je nějaká sada pro spolupráci skvělým řešením pro nějaký start-up, ještě neznamená, že je vhodná také pro středně velkou nebo velkou organizaci. Je zodpovědností IT oddělení organizace rozumět potřebám vlastní společnosti a vybrat řešení, které takovým potřebám nejlépe vyhovuje.“

 

  1. Použijte nástroje, které uživatelé milují

Uživatel si často nainstaluje zkušební verzi cloudového nástroje pro spolupráci, jako je například Slack, protože je to snadné, uvádí Kennedy. Takový pracovník se může do softwaru zamilovat a přesvědčit zbytek svého týmu k jeho používání.

Kdykoli je to možné, nechte členy týmu používat nástroje, které mají rádi, protože jejich nadšení pravděpodobně zvýší produktivitu.

 

  1. Prověřte bezpečnostní funkce

Stejně jako u každého nového softwaru si u nástroje pro spolupráci ujasněte jeho bezpečnostní funkce, možnosti a funkce správy, radí Lundy. Nabízí například nástroj skupinového chatu šifrování typu end-to-end?

U nástrojů pro spolupráci je také důležité, aby nabízely vícefaktorovou autentizaci, a ještě důležitější je, aby oddělení IT vyžadovalo její používání. Překvapivě vysoký počet podniků včetně vládních úřadů se tím zatím neobtěžuje.

Je důležité, aby váš software pro spolupráci nabízel snadný způsob přidávání a odebírání uživatelů, tvrdí Kennedy. „Nové zaměstnance potřebujete přidat do týmu rychle a stejně tak potřebujete okamžitě vypnout jejich přístup, když pro vás přestanou pracovat.“

Pomoci může integrace s nástroji, jako je služba Active Directory.

 

  1. Zjistěte si celkové náklady na vlastnictví (TCO)

Při zjišťování TCO softwaru vaší společnosti používejte holistický pohled, radí Bobby Beckmann, technologický ředitel firmy Lifesize.

Jaká infrastruktura je potřebná k podpoře nové sady nebo souboru nástrojů? Má vaše síť potřebnou šířku pásma? Jaké budou pravděpodobné náklady na řešení problémů IT a koncových uživatelů? Jaké budou náklady na nasazení a bude se vyžadovat školení uživatelů?

Znalost TCO je důležitá, ale není obvyklá, popisuje Beckmann. V průzkumu jejich firmy mezi osobami s rozhodovací pravomocí v oblasti IT uvedlo 56 % respondentů, že u řešení pro konference a spolupráci vlastně neznají náklady na předplatné a licence. „A to je jen jedna část TCO,“ upozorňuje.

 

  1. Zajistěte interoperabilitu a kompatibilitu

Ujistěte se, že sada či soubor nástrojů budou dobře spolupracovat s dalšími softwarovými systémy nasazenými v celém vašem ekosystému, radí Beckmann.

„Pokusy o nesystematická různorodá řešení nevyhnutelně vedou k nedostatečné kompatibilitě,“ a jsou obvyklou chybou. Ujistěte se, zda je software kompatibilní se všemi zařízeními, která zaměstnanci používají, zejména s těmi mobilními.

 

  1. Vytvořte kontrolní seznam funkcí

Zeptejte se uživatelů, které funkce by jim pomohly k větší produktivitě, radí Kennedy. Zvažujte softwarové nástroje, jež nabízejí užitečné funkce, které jiné produkty nemají, jako je například sledování pracovního času, jež vám pomohou zjistit produktivitu a skutečné náklady na pracovní sílu.

Zajistěte, aby měla sada pro spolupráci robustní funkci sdíleného kalendáře. „Schopnost zadat data projektů, termíny, plán dovolených a milníky vývoje – vše na jednom místě – vypadá jako samozřejmá funkce, ale mnoho řešení pro spolupráci to moc dobře neumí,“ dodává Kennedy.

 

Tento příspěvek vyšel v Computerworldu 12/2017. Časopis (starší čísla i předplatné těch nadcházejících) si můžete objednat na adrese našeho vydavatelství.

 

Úvodní foto: © strels - Fotolia.com



Vyšlo v Computerworldu 12/2017








Komentáře