Bezstarostná správa tisku pro malé a střední podniky

Přestože společnosti stále více digitalizují své kancelářské procesy, ve většině z nich přetrvává potřeba uchovávat papírové dokumenty a mnoho zaměstnanců práci s informacemi na papíře dokonce upřednostňuje. Spolehlivé fungování tiskových, skenovacích a kopírovacích úloh svěřují firmy do rukou tiskových řešení.

Bezstarostná správa tisku pro malé a střední podniky


Kritéria pro výběr a nasazení tiskového řešení

Jedním z důležitých parametrů je velikost společnosti. Instalace ve velkých firmách mívají značné nároky na robustní místní hardware (tiskový server), který musí zajistit plynulé proudění úloh pro velké množství uživatelů s různými právy, správné účtování nákladů a především detailní reporting. A to vše na stovkách strojů různých značek a velikostí. Tématem tak bývá správné propojení početné tiskové flotily s místní infrastrukturou a její centrální ovládání.

Situace je jiná u malých a středních podniků (SME). U menších provozoven, prodejen či výroben bývají nároky na tisk nižší a počet tiskových zařízení jde spíše do jednotek, ojediněle nižších desítek. To však neznamená, že by SME měly přenechat tisk „napospas“ běžnému propojení počítače s tiskárnou. Kvalitní software pro správu tisku zajistí jednotné ovládání tiskáren v síti a zároveň jejich řádné zabezpečení. Mnoho uživatelů totiž podceňuje důležitost ochrany tiskových dat, která mohou obsahovat citlivé informace, ale také zranitelnost tiskového hardwaru, který se může stát vstupní branou pro hackerský útok. Nezapomínejme také na detailní přehled o objemu tisku a skenování, na který není žádná firma moc malá.

 

Vyplatí se tiskové řešení malé firmě?

Pro SME může být pořízení a údržba tiskového serveru velkým výdajem, na který jim nezbývá místo v rozpočtu. Existují ale řešení, jež dokážou velký tiskový server suplovat a poskytnout pohodlnou práci s dokumenty i pro menší instalace, nejlépe pomocí napojení na cloud.

První alternativou jsou edge technologie. Zastupují server a posílají data do tiskového řešení umístěného v místní síti. Příkladem edge technologie je třeba MyQ Easy Box, který byl představen již v roce 2013 pro potřeby menších firem. S edge řešeními nicméně stále neodpadá starost o (byť redukovaný) lokální hardware a kromě jiného může snadněji dojít k jeho odcizení.

Jako další bezserverovou alternativu nabízejí poskytovatelé tiskového softwaru i mesh technologie založené na uživatelských PC. Toto řešení funguje na principu sdílení tiskových úloh v rámci vnitřní infrastruktury společnosti pomocí tzv. uzlů, které představují právě počítače jednotlivých uživatelů. Namísto tiskového serveru jsou tedy tiskové úlohy přenášeny momentálně dostupným místním hardwarem. Z této sítě pak putuje část tiskových dat do cloudu, kde je převezme tiskové řešení a zpracuje je.

Tak sice odpadá potřeba tiskového serveru, nicméně sdílení v rámci osobních počítačů může vést ke snižování jejich výkonu, a tudíž k nevítanému zpomalení. Otázkou může být také zabezpečení dat, která jsou, byť zašifrovaná, sdílena s jinými uživateli.

 

Přesun řešení z lokálního hardwaru do cloudu

Pokud firma již využívá ke správě dat privátní cloud, je možné jej použít také pro umístění tiskového softwaru, a ušetřit tak místo na lokálním serveru. Například tiskové řešení MyQ X lze kompletně přesunout do privátního cloudu Microsoft Azure a propojit ho se službou Univerzální tisk od Microsoftu, která mimo jiné umožňuje uživatelům pracujícím z domova odeslat tisk na dálku bez nutnosti VPN připojení.

Nabízí se i zcela nová cesta, jíž se mohou SME při volbě moderního tiskového řešení vydat. Nyní totiž mají možnost ho kompletně přesunout do veřejného cloudu a flexibilně ho využívat jako službu (SaaS), kterou si škálují podle aktuálních potřeb. MyQ Roger je unikátní chytrý virtuální asistent pro digitální pracoviště, který k tisku a skenování nepotřebuje žádný místní tiskový server ani jiný hardware, a firmám tak po jeho implementaci odpadá starost o lokální zařízení ke správě tisku.

 

Čas ušetří IT oddělení i uživatel

Dalším významným plusem, který ocení všechny společnosti bez specializovaného IT oddělení, je, že s MyQ Roger firmě ubude celá řada úkonů spojených s tiskem, a to nejen již zmíněná péče o server, ale také instalace ovladačů, propojení s místní infrastrukturou či zdlouhavé aktualizace. MyQ Roger je coby SaaS poskytován formou měsíčního předplatného a firma nemusí nic složitě instalovat. Pouze si přidá dedikovanou MyQ Roger aplikaci na panel multifunkční tiskárny (platí za každou multifunkční tiskárnu s aplikací) a uživatelé mohou začít pohodlně pracovat s dokumenty také ze svých smartphonů, čímž je eliminován kontakt s panelem tiskárny.

Mobilní aplikaci MyQ Roger lze používat k přímému cloudovému skenování i tisku, nastavit si zde intuitivní zkratky a mít svou mobilní kancelář všude s sebou. MyQ Roger je ideálním moderním společníkem pro všechny podniky, které hledají flexibilní a bezpečné tiskové řešení bez starostí.

Více informací najdete na https://roger.myq.cloud.

Úvodní foto: MyQ










Komentáře