Deset tipů, jak hladce implementovat informační systém

Během implementace informačního systému prochází každá firma mnoha změnami a procesy. Některé jsou náročné časově, jiné organizačně, mnohé dokonce lidsky. Na konci této cesty má být úspěšně implementovaný a fungující informační systém, který firmě pomůže efektivně podnikat a neplýtvat zdroji. Jak na to, aby firma implementací hladce proplula a byla s jejím postupem i výsledkem spokojena?

Deset tipů, jak hladce implementovat informační systém


Sepsali jsme pro vás deset tipů, které se ABRA Software za více než 29 let spolupráce se zákazníky osvědčily.

 

1. Komunikujte otevřeně

Zdá se to samozřejmé, ale klíčem k úspěchu je především jasná formulace očekávání, pozitivní i negativní zpětná vazba a aktivní výměna informací mezi zúčastněnými stranami po celou dobu spolupráce – od výběrového řízení po předání (i během následné údržby či rozšiřování).

 

2. Nahlížejte na implementaci jako na projekt

Zavedení nového systému obnáší mnoho dílčích úkonů, fází a kroků a předpokládá efektivní řízení lidí i správné načasování – ostatně jako každý jiný projekt.

 

3. Dívejte se do budoucna

Informační systém vám pomůže posunout se v podnikání dál. Co od firmy a lidí v ní očekáváte za pět nebo za deset let? Již před výběrem dodavatele pro vás může být plánování implementace skvělou příležitostí revidovat některé procesy ve firmě a ujasnit si, co pro vás má nový systém udělat. Nebojte se i odvážných vizí, informační systémy dnes mají opravdu široké možnosti a umějí zvládnout i velmi specifické požadavky.

 

4. Buďte realističtí

Systém může vyřešit mnoho zdánlivě neřešitelných potíží. Někdy však může být lepší na začátku maximálně využít to, co zvolený informační systém již umí v základu, než zadání překombinovat. Promyslete také, kolik uživatelů bude se systémem skutečně pracovat a kolik licencí tedy potřebujete. Pokud již nějaký systém používáte, sepište si výhody, které chcete zachovat, a nevýhody, jež vám komplikují práci.

 

5. Nespěchejte

Komplexní řešení firemních procesů zabere čas. Je to investice do budoucna, která vám má přinést úspory a větší radost z podnikání. Po konzultaci vašich očekávání a plánů s dodavatelem si určete reálný časový horizont a počítejte také s časovou rezervou pro případ možných zdržení.

 

6. Vyberte dodavatele, který vám rozumí

Implementace může být dlouhodobý proces a váš nový systém bude firmu a podnikání provázet mnoho let. Je tedy důležité zvolit partnera, ze kterého máte dobrý pocit, který zná či dokáže snadno pochopit vaše potřeby, je proaktivní a umí přijmout odpovědnost za svoji práci. Preferujte spolupráci s jedním dodavatelem, který má a dobře zná vlastní systém, případně jej umí propojit s ostatními aplikacemi, programy a systémy, které používáte.

 

7. Pověřte řízením implementace za vaši firmu projektového manažera

Vyberte stabilní, silnou a lidskou osobnost, která je dobře obeznámena s chodem firmy i jejími plány do budoucna a má špičkové organizační schopnosti. Kvalitní řízení může proces implementace významně usnadnit, zrychlit a také zpříjemnit. Může představovat také značnou úsporu financí, protože odpadá mnoho prostojů nebo možných nedorozumění.

„Z mého pohledu jsou nejdůležitější vyzrálá osobnost a lidské hledisko. Projektový manažer je takový hromosvod mezi poskytovatelem a svými ovečkami ve firmě. A to musí ustát,“ doporučuje Marie Staňková, která řídila projekt implementace ERP ABRA Gen v Nakladatelství C.H. BECK.

 

8. Nepanikařte

Během implementace takřka vždy dojde k větším či menším komplikacím, nečekanému vývoji, zdržení či nedorozumění. To jsou přesně chvíle, kdy oceníte kvalitního projektového manažera na obou stranách. Případné nástrahy zkuste vnímat jako příležitost vyjasnit si další postup.

 

9. Testujte

Zkoušejte, jestli je vše, jak má být, a případné návrhy na zlepšení co nejdříve řešte. Nic však neuspěchejte, testovat napůl hotovou práci by zákonitě vedlo pouze ke zklamání a zmatkům.

 

10.  Školte

Nechte svoje kolegy a zaměstnance důkladně proškolit, aby s novým systémem uměli zacházet a využili celý jeho potenciál. Kvalitní dodavatel nabízí školení pokrývající veškerou firemní agendu.

Zajímají vás podrobnosti, jak projektově řídit celý proces implementace? Stáhněte si zdarma našeho detailního Průvodce implementací.

Úvodní foto: Abra



Vyšlo v Computerworldu 7/2019
Celý článek najdete v Computerworldu 07/2019. Koupit si ho můžete hned zde.








Komentáře