Kvalitní ERP systém zvládne i vytěžování dokumentů

Nebaví vás přepisovat údaje z PDF faktur do vašeho ERP systému? Nejste v tom sami. Více než 90 % českých firem dennodenně přijímá faktury v podobě, která neumožňuje jejich další automatizované zpracování, tedy na papíře nebo v elektronickém PDF formátu. Takové doklady je pak nutné oskenovat nebo stáhnout, uložit, otevřít a kolonku po kolonce přepsat do ERP systému. Příjemce faktury tím ztrácí cenný čas a riskuje chyby vzniklé nepozorným přepisem. Je možné se této nepříjemné činnosti vyhnout?

Kvalitní ERP systém zvládne i vytěžování dokumentů


Kvalitní ERP systém to dokáže

Řešením je pořídit si takový podnikový informační systém (ERP), který kromě řady jiných „vychytávek“ zvládá i takzvané vytěžování dokumentů. To znamená, že umí převést data z PDF nebo obrázku přímo do příslušných polí v systémovém formuláři faktury. S ní pak ERP dál pracuje: dokáže ji zaúčtovat, vygenerovat k ní související doklady, uskutečnit skladové pohyby, vytvořit balíkovou průvodku... prostě cokoliv, na co je konkrétní informační systém nastavený a co od něj uživatel požaduje.

Jedním z ERP systémů, které vytěžování dokumentů nabízejí, je Solitea Byznys. „Účetní ve firmách tráví neproduktivním přepisováním faktur obrovské množství času. S pomocí vytěžování dokumentů jich ale drtivou většinu přenesou do Byznysu doslova jediným stiskem tlačítka a můžou se pak věnovat činnosti, která je opravdu důležitá: ekonomickým statistikám, plánování a rozborům,“ říká ředitel obchodního oddělení Solitea Byznys, Matěj Štochl.

 
Byznys dokáže vytěžit i problémové faktury

ERP Byznys je jedním z produktů IT kolosu Solitea. Tato rychle rostoucí společnost dodává na trh celé spektrum informačních, účetních, mzdových a pokladních systémů a při jejich vývoji zúročuje obrovské know-how stovek vývojářů a konzultantů. Její velikost je zárukou stability, což je při pořízení ERP systému jedním z hlavních kritérií. Jedině silný dodavatel vám totiž dokáže zaručit, že o váš systém bude pečovat další desetiletí a že jeho produkt poroste spolu s vámi.

Jak funguje vytěžování dokumentů v ERP systému Solitea Byznys? Elektronicky přijaté faktury s PDF nebo skenem v příloze se do systému dají přijímat jak přes sběrný e-mail, tak i prostřednictvím komponenty zabudované do poštovního klientu. Pro vlastní převod údajů jsou pak k dispozici dvě možnosti:

  • U standardních faktur, kterých je převážná většina, k tomu stačí jediný stisk tlačítka v poštovním klientu. Během několika vteřin se údaje z PDF nebo obrázku převedou přímo do příslušných polí ve formuláři faktury. Program současně fakturu ve webovém klientu Byznysu otevře a nabídne k doplnění či případné úpravě údajů.
  • Data ze složitějších nebo problémových faktur se do systému dají přenášet prostřednictvím webové aplikace. Ta vám zprostředkuje ruční vytěžení, kontrolu a následný přenos dat do Byznysu. I v tomto případě se jedná o intuitivní, rychlý a velmi jednoduchý proces.

Výhody takto nastaveného převodu dat jsou evidentní.

  • Zbavíte se nudného přepisování dokladů a ušetříte významné množství času.
  • Do systému Solitea Byznys tak převedete i tisíce faktur měsíčně, aniž by vás to časově zatěžovalo.
  • Nemusíte přemýšlet, kam PDF uložíte. Originální doklad se automaticky připojí k faktuře v Byznysu.

 
Účetní neřeší rutinu, ERP systém automatizuje 90 % účetních operací

Pohodlný příjem a import faktur není jediným přínosem, který ERP software nabízí. Informační systém dokáže automatizovat až 90 % účetních operací. Jedinou podmínkou je, aby v systému byla správně nastavená pravidla pro účetnictví, kterými se daná firma řídí. Účetní pak neřeší rutinní práce.

Automatizace v účetnictví je v ERP systému založená především na sofistikovaně nastavených předkontacích a procesu workflow, který automaticky řídí činnosti navazující na příjem faktury.

Péče je náš Byznys

Informační systém Solitea Byznys je určený pro střední a větší firmy, kterým dokáže zajistit řízení všech procesů v rámci jediného celku. Jedná se o komplexní řešení pro účetnictví, daně, mzdy, personalistiku, skladové hospodářství, řízení výroby, logistiku či servis. Uživatelům dokáže zajistit i projektové řízení, finanční analýzy, statistické výkazy a reporty.

Velmi důležitou strategií společnosti Solitea Byznys je také propracovaná péče o zákazníky. Spolu s implementací systémů můžete získat i osobního konzultanta, který vám bude k dispozici vždy, kdykoliv ho budete potřebovat.

Úvodní foto: Solitea










Komentáře