Ze studie Future of Work, kterou vytvořili odborníci firmy Xerox, vyplývá, že i v hektickém pracovním tempu lze šetřit čas a zvládnout zahlcení informacemi.
Již více než 30 let se zabývají vědci společnosti Xerox tím, jak zaměstnanci komunikují, organizují si svůj čas a jak pracují. Byli prý také mezi prvními, kdo se zabýval etnografií, která sleduje chování a zvyky lidí během dne, tzn. i v pracovní době.
Z jejich studie Future of Work vzešlo devět rad, jak šetřit čas a zvládnout zahlcení informacemi.
1. Nadechněte se. Možná to zní jednoduše, ale dost lidí si na to nenajde čas. Naplánujte si přestávky ve své každodenní práci. Zvýšíte tím produktivitu - stačí si na chvíli odskočit od svého stolu. Krátký spánek pak pomáhá zregenerovat se a zvýšit produktivitu.
2. Zjednodušte svůj rozvrh. Zkuste naplánovat všechny své schůzky na vybrané dny a mít tak více času ve dnech bez schůzek, kdy zpracujete obdržené informace. Je mnohem lehčí koncentrovat se, když nemáte za 20 minut další schůzku.
3. Zálohujte. Nemít žádné informace je horší, než jich mít příliš mnoho. Ujistěte se, že pravidelně zálohujete svá data.
4. Ukliďte si pracovní plochy (obě). Zakládejte nebo vyhazujte papíry co nejdříve po jejich obdržení. Důležité dokumenty si raději naskenujte a uložte, než abyste je zařazovali do složek. Snížíte tím množství dokumentů na stole. Ve svém počítači uvažujte o sloučení jednotlivých složek a využívání vyhledávacích nástrojů pro nalezení konkrétních informací.
5. Pracujte s informací jen jednou. Často ztrácíme čas tím, že stejnou informaci zpracováváme opakovaně. Reagujte proto co nejdříve, uložte informace na příslušné místo nebo je vymažte či zlikvidujte po prvním shlédnutí.
6. Zapomeňte na informace zdarma. Vyplatí se to (s ohledem na nevyžádané e-maily a nabídky). Upřednostňujte kvalitu nad kvantitou. Spravujte své účty online a používejte filtry proti nevyžádaným voláním a e-mailům.
7. Používejte své nástroje. Naučte se používat svůj telefon, abyste dostali správnou informaci ve správný okamžik. Nemusíte například ztrácet čas tiskem map, když k nim máte přístup ze svého telefonu. Telefony s GPS mají tu výhodu, že vám poskytnou správnou informaci s ohledem na vaši aktuální polohu.
8. Využijte RSS. Zaregistrujte se a používejte agregátor, který vám pomůže vidět všechny informace na jediném místě.
9. Zvládejte mobilní šílenství. Používejte mobilní zařízení s podporou e-mailů, abyste i v čase stráveném mimo kancelář zůstali produktivní. Sledování e-mailů během dne vám pomůže lépe naplánovat si práci a vyřídit menší projekty, jakmile se objeví. Je to lepší, než vše odkládat a pak bojovat s velkým množstvím e-mailů.
„Vypořádat se s informačním zahlcením je pro většinu globálních společností důležité dnes, zítra a bude i za pět let," řekla Jenny Perotti, etnografka divize Xerox Innovation Group. „Naše zjištění pomohou lidem po celém světě lépe využívat dostupné nástroje a plánovat strategie a techniky, které umožní efektivní spolupráci a správu informací v budoucnosti."
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU