Pro profesionální archivaci dat na dlouhou dobu je nutno splnit následující požadavky: bezztrátová čitelnost dat (ta se zajistí opakovanou migrací na nové platformy a média), ochrana proti falšování dat (ta se zajistí kontrolou přístupu k datům a vedením protokolů o změnách) a dostupnost daného formátu dokumentu (lze zajistit přes muzea hardwaru či softwaru, emulací, uchováním dat a interpreteru do archivu).
Pro obyčejného uživatele je nutné zajištění bezztrátové čitelnosti dat, ochrana proti falšování je samozřejmě v nějaké rozumné míře rovněž vítána. Data by tedy měla zůstat úplná a v plné kvalitě, případné změny by měly být důsledně sledovány a zaznamenány. Naproti tomu uchovávání původních formátů není většinou pro uživatele nezbytné. Všechny v článku uvedené příčiny možné ztráty dat tedy ve smyslu jejich ochrany vedou ve svém důsledku k následujícím více či méně triviálním pravidlům, která by měl každý uživatel dodržovat:
1. Od všech důležitých souborů potřebujete minimálně jednu kopii, nebo ještě lépe dvě kopie, které umístíte na dvě na sobě nezávislá média. Jedna záloha by dále měla být umístěna na jiném místě než původní soubory, a to buď u příbuzných, kteří žijí v jiném domě nebo bytě, popřípadě u některého z poskytovatelů prostoru na webu (viz bod 13).
2. Pro archivaci vašich souborů dávejte přednost pevným diskům, a to zejména v externím provedení. Je k tomu několik důvodů. Obecně jsou z dlouhodobého hlediska spolehlivější než CD a DVD, cenově vyjdou levněji než streamer a na rozdíl od sekvenčních pásků nabízejí přímý přístup k jednotlivým souborům (do zálohy tedy můžete velmi snadno přidávat nové soubory nebo vyměňovat verze jednotlivých souborů za jiné). V neposlední řadě vám při použití pevných disků odpadne díky jejich velké kapacitě spousta práce s organizací záloh (jejich číslování nebo výměna). Právě dva stejně velké pevné disky, jež navíc mají stejný systém souborů, dramaticky minimalizují práci a riziko výskytu chyb při archivaci. Jinak rovněž platí, že 3,5palcové pevné disky jsou spolehlivější než jejich 2,5palcové varianty.
3. Pokud provádíte archivaci na externí pevný disk, který poté uložíte na bezpečné místo a dále nepoužíváte, pak doporučujeme tento pevný disk minimálně jednou za půl roku připojit k počítači. Pokud se pevné disky dlouho nepoužívají, mohou jim zatvrdnout kapalinová ložiska.
4. Pokud používáte pevné disky v zapojení diskového pole RAID 1 nebo RAID 5, kdy se zapojují dva, popřípadě čtyři pevné disky, pak se sice provádí zrcadlení dat, ale má rovněž své nevýhody. Záloha není uložena na pevném disku, který by byl na jiném místě než samotný počítač, a kromě toho se při zrcadlení zrcadlí i chyby. V tomto případě je potom nutné vytvořit ještě další, v pořadí třetí kopii dat.
5. Jednoznačně si určete, které úložiště (soubor, složka, disk) bude obsahovat původní data, a na toto úložiště umisťujte data ze zálohy pouze tehdy, pokud se toto úložiště poškodí. Bezplánovitá synchronizace dat mezi dvěma nebo více úložišti dříve nebo později způsobí to, že se vám některá data buď ztratí, nebo budete mít na několika úložištích zbytečně mnoho stejných záloh.
6. Informace v elektronické podobě se mohou snadno ztratit, aniž byste si toho vůbec všimli. Vzhledem k tomu, že při obrovském množství dat není v lidských silách provádět důkladnou kontrolu dat, měli byste před každým porovnáním dat použít funkci zobrazení dat, jež by byly při synchronizaci zkopírovány. Touto funkcí disponuje prakticky každý program pro synchronizaci dat a dokonce již i nástroje, které jsou standardní součástí operačního systému (Xcopy a Robocopy – parametr /L), nebo zdarma dostupné nástroje jako například Microsoft Synctoy (funkce Preview).
7. Nastavte pro svá data taková přístupová práva, abyste k nim měli přístup a mohli je měnit pouze vy a nikdo jiný. Tato práva můžete podle své volby nastavit buď pouze u originálních souborů, nebo u souborů zálohovaných, popřípadě u obou typů.
8. Před přechodem na novou verzi aplikace nebo operačního systému si pečlivě zjistěte, zda tímto přechodem neztratíte přístup k souborům zálohy. Pokud po přechodu nebudete moci archivované soubory přečíst nebo nebudete moci spustit některý dříve používaný software, pak je nutné soubory před přechodem převést do nového formátu. Pokud zmíněné opatření neprovedete, budete později odkázáni na firmy, které sice tuto konverzi provedou, ale ani zdaleka to nebude zadarmo.
9. Speciální problém při přechodu z jednoho operačního systému na jiný představují systémy souborů. Pevné disky se systémem souborů HFS+ operačního systému Apple jen tak pod Windows nebo Linuxem nepřipojíte. Souborový systém ext2 z operačního systému Linux zase nepřipojíte ani pod Windows, ani pod MacOS. I v tomto případě se tedy vyplatí včasné zkopírování dat na disk s kompatibilním systémem souborů – bude-li třeba, použijte systém souborů FAT(32), s nímž si rozumí všechny operační systémy.
10. Při přechodu na nový hardware se rovněž můžete dostat do potíží v okamžiku, kdy budete potřebovat přístup k archivovaným souborům. Nebudete-li mít vhodný hardware pro přečtení archivovaných souborů, pak je to stejné, jako kdybyste žádnou zálohu dat neměli. Můžete se třeba dostat do situace, kdy nebudete mít na počítači disketovou mechaniku, a než připojíte k počítači externí pevný disk, uplyne doba životnosti těchto disket. Na počítači Mac nebo na novém počítači PC zase nenajdete paralelní port, takže data uložená na disketách ZIP jsou vám také k ničemu. Na novějších počítačích začíná být problém i s pevnými disky s rozhraním IDE. Ty v tomto případě často připojíte pouze přes externí adaptér a rozhraní USB. I zde vám včasné překopírování dat na hardware kompatibilní s nejnovějšími počítači ušetří spoustu námahy, rozčilování, dodatečných nákladů a v nejhorším případě i ztracená data.
11. Pro ukládání důležitých dat používejte co možná nejméně odlišné formáty. Ideální jsou otevřené a standardizované formáty, jako je kupříkladu ODF (Open Document Format), PDF, TIFF nebo OGG. Bezproblémové jsou i velmi rozšířené proprietární formáty jako DOC, XLS nebo MP3. Platí ovšem, že čím více stejných nebo podobných formátů používáte, tím jednodušší bude v případě potřeby později hromadná konverze do jiného formátu v případě, že by některý z formátů zanikl.
12. Vyhněte se datům chráněným technologií DRM. Například u hudebních formátů chráněných DRM lze vždy bez problémů vypálit data na hudební CD a poté převést kupříkladu do otevřeného formátu OGG nebo alespoň do formátu MP3, který žádnou ochranu typu DRM neobsahuje.
13. Uložením zálohy svých dat na on-line úložiště splníte podmínku z bodu 1 (umístění zálohy na jiné místo). Na internetu najdete řadu poskytovatelů, kteří na svých serverech nabízí diskový prostor. Navíc tím péči o svá data svěříte do rukou profesionálů. Na druhou stranu umístěním dat na servery poskytovatelů, kteří poskytují prostor zdarma, jako například Google, se musíte smířit s tím, že záruka na dostupnost dat a jejich ochranu není téměř žádná. Rovněž kapacita, kterou poskytovatelé nabízejí, není nijak závratná, ani rychlost uploadu nepovažujeme právě za dokonalou. Nesmíte zapomenout ani na ochranu proti neoprávněnému přístupu dat (šifrování). V opačném případě vám nezbývá nic jiného, než správcům serveru poskytovatele (poněkud slepě) důvěřovat.
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU