Archivace e-mailů chrání před problémy s kapacitou i se zákonem (2.)

Pokračování včerejšího článku...

Prakticky všechny pluginy Outlooku poskytují tutéž funkcionalitu – tj. schopnost zobrazit archivované zprávy jasně jako zastoupené a obnovit je bezešvým způsobem z archivu, jestliže uživatel na e-mail dvakrát klikne, aby jej otevřel. Tím tyto systémy v podstatě činí proces stubbingu transparentním vůči koncovému uživateli. Obvykle také přidávají schopnost vyhledávání na archivačním serveru v rozhraní Outlooku, takže poskytují totéž rozhraní, na jaké jsou uživatelé zvyklí při práci s poštovním klientem, ale s řádově lepšími časy odezvy při prohledávání rozsáhlých schránek.

Pluginy nabízené různými výrobci se v mnoha případech nijak výrazně neliší z hlediska funkcionality či jednoduchosti rozhraní, rozdíly lze však nalézt v úrovni granularity, s jakou může administrátor kontrolovat, ke kterým funkcím mají uživatelé přístup. Například tak může povolit nebo odepřít možnost označovat zprávy pro archivování, obnovovat nechtěně smazané e-maily či až desítky dalších specifických funkcí.

Někteří z výrobců dále nabízejí formuláře pro Exchange a pro Internet Information Services, jež poskytují stejnou úroveň transparentního uživatelského přístupu jako v Outlooku s pluginem také v rámci rozhraní Outlook Web Access (OWA). To neznamená, že by ostatní výrobci práci v OWA nepodporovali, avšak uživatelé musejí vždy kliknout na odkaz v otevřeném archivovaném e-mailu, aby měli přístup k původnímu obsahu. Instalace formulářů však může být pro administrátora komplikovaná, neboť tento proces si vynucuje pracovat s ne zcela jasně srozumitelným správním systémem Microsoftu (což není nutně chyba výrobců archivačního softwaru) a produkuje méně transparentní úroveň funkcionality. Následně je pak zobrazována odlišná ikona pro identifikaci archivovaných zpráv a za účelem načtení úplného obsahu je vyžadováno kliknutí navíc uvnitř zprávy.

Kromě uživatelského přístupu hrají nemalou roli také možnosti správy schránek z administračního hlediska. Je třeba si ověřit, zda splňují vaše požadavky na flexibilitu enginů pro správu politik, jež umožní vytvářet i velmi sofistikovaná archivační pravidla. Moduly politik vám kupříkladu mohou dovolit archivovat pouze zprávy, které si uživatel ponechá po více než 30 dnů, e-maily se specifickými klíčovými slovy v řádce předmětu či ty, jež obsahují přílohu.

Samozřejmostí by měla být schopnost vyhledat a importovat PST soubory z pracovních stanic uživatelů za účelem konsolidace veškeré pošty, což IT pracovníkům, kteří dříve nutili uživatele archivovat poštu v lokálních PST souborech na jejich PC, dovoluje vrátit zprávy zpět na mail server a zajistit, aby byly náležitě archivovány a zálohovány. Přitom možná oceníte, že někteří z výrobců nabízejí kromě základních funkcí importu také speciální nástroje pro vyhledávání PST souborů na lokálních počítačích, jejich konsolidaci a automatický import.

Také funkcionalita určená pro správu schránek může být rozdílná z hlediska hloubky a granularity nastavení jednotlivých funkcí, přičemž opět platí, že požadavky na ni se odvíjejí mj. i od velikosti firmy.

E-discovery: Najděte, co hledáte
E-discovery je v podstatě zpopularizovaný termín pro pokročilé vyhledávání archivovaných e-mailů. Pokud bude většina produktů využívat tutéž SQL databázi, rychlost vyhledávání bude u všech velmi podobná, přičemž výkon se bude lišit pravděpodobně spíše podle toho, na jakém systému bude archivační server nainstalován a na rychlosti připojených úložných mechanizmů.

Diferenciátorem produktů je tak opět především granularita, s jakou může IT personál přidělovat přístup k vyhledávacímu enginu a jeho výsledkům. Tato jemnost nastavení musí uživatelům dovolit neomezující přístup k jejich vlastní poště a zároveň rozšířit práva na auditory, aby mohli vyhledávat v e-mailech náležejících různým skupinám či uživatelům; musí umožnit produkovat adekvátní reporty; a pomoci definovat, jak lze se zprávami nakládat, jakmile jsou nalezeny – například zda mohou být exportovány do PST souborů nebo předány jiným pracovníkům k vyhodnocení.

Přístup k vyhledávacímu stroji je v principu dostupný všem uživatelům pro jejich vlastní schránku, a to jak prostřednictvím pluginu Outlooku, tak přes webový portál pro všeobecnější hledání. Rozdíly ve funkcionalitě tohoto typu jsou mezi většinou produktů z hlediska koncového uživatele velmi malé.

Pokud jde o funkcionalitu pro audit, otázkou je ale nejen to, nakolik granulární kontrolu poskytuje software nad tím, co všechno může auditor provádět, čí e-maily si může prohlížet, jaké typy hledání využívat a co provádět s vyhledanými e-maily, ale také možnosti vytváření rolí se specifickými omezeními.

Pokud se zaměříme na sféru vyhledávání v poště napříč více či všemi uživateli, zde většina produktů dovoluje, aby byla určena jedna osoba, jako je například auditor či administrátor pošty, která bude vytvářet vyhledávací úlohy. Pak může být určena druhá osoba pověřená, aby skutečně prohlížela a vyhodnocovala takto nalezené zprávy. Zvláště velké organizace, kde jsou bezpečnostní, HR a právní role rozčleněny v extrémní míře, ale možná ocení detailnější možnosti nastavení, kdy budou moci auditorovi poskytnout pouze schopnost přečíst si hlavičky e-mailů bez možnosti otevírat zprávy, nebo otevřít zprávy, ale bez možnosti prohlížet přílohy atd.

Rozdíl mezi dobrými a opravdu vyspělými produkty spočívá v počtu dostupných bezpečnostních voleb – solidní produkty obecně nabízejí několik předdefinovaných rolí, jako je auditor či administrátor. Ty vyspělejší umožňují IT oddělení definovat si vlastní, zákaznické role s přesně nastavenými možnostmi. Mnohé systémy poskytují schopnost vyhledávat e-maily kupříkladu v marketingové a inženýrské skupině a prohlížet si e-maily z marketingové skupiny, ne však z inženýrské; nebo používat speciální vyhledávací šablony například pro kontrolu obtěžování (které nenáleží mezi šablony pro sledování shody se zákony typu Sarbanes-Oxley Act atd.).

Dokončení článku vám přineseme zítra...