Bezpapírový svět EDI komunikace na vzestupu

Výměna dat prostřednictvím datového formátu EDI (z anglického Electronic Data Interchange) je desítkami let vyzkoušený a aktuálně nejpoužívanější způsob realizace obchodních transakcí na světě. Ani Česko nezůstává v tomto ohledu pozadu a počet firem, které dávají přednost EDI, setrvale roste. Důvodem je postupný rozvoj elektronizace dokumentů, o níž se hodně mluví, ale pouze procesně zvládnutá elektronická výměna dokladů je schopná dosáhnout na očekávané přínosy.
E-fakturace pouze zlomkem

Dobře je to vidět třeba na elektronické fakturaci. Pokud firma odesílá ze svého systému fakturu na protistrany ve formátu, který není protistrana schopna přijmout do svého systému, sice si urychlí odchod faktury z firmy, ale nejde tak o žádnou úsporu papíru a už vůbec ne o procesní zefektivnění obchodních scénářů.

Fakturaci pomáhá pozvolný rozvoj formátů jako ISDOC, který z iniciativy českých dodavatelů ERP systémů umožňuje přenos až do systémů protistrany. Používání PDF s datovou vrstvou nebo speciálních formátů nadnárodních ERP systémů v praxi často přináší komplikace v rozšiřitelnosti o další partnery. E-fakturace je však pouze zlomkovou částí toho, co nabízí plnohodnotné EDI, zejména procesní integrace s vazbou na objednávky a další obchodní a logistické doklady.

Zavádění EDI komunikace se v dnešní době stává vyžadovaným standardem obchodu a schopnost EDI komunikace je dokonce součástí uzavíraných smluv s obchodními řetězci. Elektronická výměna dat je v dodavatelsko-odběratelských vztazích významným faktorem konkurenceschopnosti, proto řešení EDI u daného podnikového informačního systému může být velmi relevantním kritériem při výběru nového nebo změně současného informačního či ekonomického systému.

Hnacím motorem je obchod a logistika
Trend je neúprosný a dokladuje jej trojnásobný meziroční nárůst počtu předaných zpráv přes řešení EDI Orion, které je nejrozšířenější na českém trhu. V současnosti se společnosti snaží zefektivnit i další podnikové procesy, a proto zavádějí další EDI zprávy. Zatímco dříve tvořily téměř 100 % celkového objemu komunikace zprávy objednávka a faktura, dnes už tvoří pouze něco málo přes polovinu celkového objemu přenášených zpráv.

Největší nárůst pozorujeme u zprávy o dodání zboží (DESADV), která navazuje na proces objednání zboží, a následně pak v avízu u přijetí zboží na sklad odběratele – zprávě RECADV. Obě zprávy se týkají fyzického doručení zboží, a tedy klíčového momentu logistiky. U avíza o dodání zboží (DESADV) jde třeba o zaslání údajů pro alokaci místa, sdělení informací o šaržích, exspiracích nebo i o SSCC kódech, které mohou přepravní balení provázet i v EDI zprávách. Avízo příjemky pak zase významně zvyšuje kvalitu a přesnost fakturace a úspory, které z jejího zpracování může dodavatel získat, jsou velmi zajímavé.

Specifické přínosy mají například zprávy ORDRSP (Order response), jež slouží k potvrzení objednávky, kterou maloobchodní řetězce komunikují s dodavateli čerstvých potravin, kde je kladen vysoký důraz na přesnou a rychlou informaci vzhledem k povaze dodávaného zboží.
Jaké EDI? Proč ne XML?

Pokud si kladete otázku, proč se vlastně zabývat EDI komunikací, když jsou novější technologie než „klasické“ moduly EDI, je odpověď vcelku jednoduchá. Přestože je stále mnoho definic, které kladou rovnítko mezi EDI a normu EDIFACT či x.400, stačí chápat EDI jako obecný princip výměny dokumentů či dokladů mezi informačními systémy bez nutnosti interakce uživatele.

Nejde tedy o tvar nebo podobu, v jaké jsou data strukturovaně popsána (XML, EDIFACT, TXT), či o způsob, jak se přenášejí (x.400, x.435, FTP, HTTPS aj.), ale o to, že existuje samotný strukturovaný popis dat, jednotné číselníky, které dokumenty popisují a které se již mnoho let používají. Vůbec při tom nezáleží, zda je výsledná datová zpráva ve formě EDIFACT nebo XML.

Vlastními silami, nebo VAN?
Řešit EDI vlastními silami má opodstatnění snad jen v tom případě, že jedinou protistranou je partner, který nabízí „volné“ rozhraní ve formě např. XML a komunikace přes internet. Jakmile je perspektiva komunikace s více partnery nebo s partnerem, který využívá jako jediné datové rozhraní některého z VAN operátorů, je vhodné nebo dokonce nezbytné obrátit se na specializovaného poskytovatele těchto služeb. Využívání služeb tzv. VAN operátorů (Value Added Network) je dominantní. Zajišťují distribuci zpráv v datových sítích x.400 a rovněž jsou schopny nabídnout spojení s protistranami např. protokolem AS2.

Nejsilnějším argumentem pro tento krok je skutečnost, že EDI poskytovatelé nabízejí znalost prostředí a požadavků protistran (které se přes existující standardizaci často liší), a dále pak zajištění kvality a vysoké dostupnosti služby, jež je obvykle na přenos klíčových zpráv, jako jsou objednávky, kladena.

Zajímavým motivem pak je statistický údaj: téměř 70 % uživatelů EDI zahájí do roka až dvou komunikaci s nějakým dalším partnerem. Z tohoto důvodů je vhodné řešit EDI systémově tak, aby firma byla připravena na další požadavky, které budou na obchodování kladeny v budoucnu.

Co je potřeba?
Kdy se integrace EDI komunikace do ERP systému firmám vyplácí a co je potřeba? Již u nižších počtů (desítek) dokladů měsíčně je užitečné z důvodu zamezení chybovosti uvažovat o integraci a u stovek dokladů měsíčně bývá zpravidla již nutností. Řešení pro EDI komunikaci se obvykle skládá z  komunikačního softwaru, konvertoru pro překlad zpráv, softwaru pro elektronický podpis a samozřejmě také datového rozhraní v ERP systému, chybět by neměl důvěryhodný archiv dokladů. Je však otázkou rozhodnutí, zda tohle chce každý sám řešit na své straně nebo outsourcovat službou.

Pokud výše uvedené části budete řešit využitím specializovaného EDI poskytovatele, budete volit jednu z následujících možností:
1. Řešení s vlastním konvertorem, komunikátorem a řešením pro podpis a archivaci (vše obvykle dodá poskytovatel EDI, který dále zajišťuje také distribuci zpráv).

2. Využití služby s outsourcingem, kdy zpracování (konverzi) a distribuci zpráv prostřednictvím nejrůznějších komunikačních gatewayí zajišťuje poskytovatel. Na své straně pak řešíte pouze integraci inhouse zpráv (zpráv ve formátu, kterému rozumí váš systém) do informačního systému.
EDI formou služby vítězí

Při volbě druhu řešení je vhodné obvykle zohlednit nejen přímé jednorázové a provozní náklady, ale také náklady na odborný personál, který musí zajišťovat dohled na řešení či výdaje na pozdější rozšiřování komunikace apod. Z tohoto pohledu je obvykle výhodnější dodávka EDI jako komplexní služby (SaaS), při které se významně redukují úvodní výdaje na řešení a současně se také snižují provozní náklady a roste kvalita služby.

Tento trend dokládají také čísla prodejů a dodávek, které jsou už několik let na vzestupu, a dále stále častější využití EDI služeb u společností, které využívaly klasická EDI řešení s vlastním konvertorem. Trend potvrzuje, že na SaaS přecházejí malé stejně jako největší firmy z hlediska objemu komunikace, a také nejvýznamnější poskytovatelé EDI takové služby nabízejí.

Nejdůležitější na závěr
Po výběru formy EDI přijde na závěr to nejdůležitější, a to integrace EDI do používaného informačního či ERP systému. Kvalita a komfort integrace často rozhodují o úspěchu implementace celého EDI a často jsou nejvíce podceňovány. I zde se jako výborný katalyzátor osvědčuje využití komplexní EDI služby. Protože poskytovatelé těchto služeb si obvykle „vydělají“ tím, že zákazník jejich služby používá, je zainteresován na tom, aby implementace proběhla navýsost dobře a provoz byl pro společnost natolik přívětivý, že bude mít zájem využívat EDI maximálně. Navíc u těchto služeb bývá vyšší míra pružnosti a přizpůsobivosti, takže při integraci nemusíte být odkázáni na jeden pevný formát inhouse souboru, ale bývá nabízeno kompletní portfolio datových struktur.

Praxe ukazuje, že ti nejmenší producenti informačních systémů jsou často schopni díky spolupráci s vhodným EDI poskytovatelem zajistit velmi rychle a často za příjemnou cenu podporu EDI do svých produktů. Rostoucí počet informačních systémů pak již tuto podporu standardně obsahuje jako přídavné moduly, a integrace EDI tak je mnohdy snadnější, než se na počátku zdá.

Pokud pak EDI zavedete, je možné využít služeb poskytovatele nejen pro komunikaci s partnery, kteří EDI mají, ale také například pro e-fakturaci prostřednictvím elektronicky podepsaných zpráv s partnery, jež třeba EDI nemají a nikdy mít nebudou, ale mají internet a příjem daňového dokladu v  elektronické podobě jim nečiní problém.

Autor je členem expertních skupin ICT Unie a dalších oborových asociací a ředitelem pro strategický rozvoj CCV Informační systémy.