Důvěryhodný archiv elektronických dokumentů

(PR článek)

Součástí kanceláří jsou stohy papírů a police plné šanonů. Elektronické dokumenty jsou pak uloženy v souborových systémech, e-mailových schránkách či dokonce jen na lokálních discích počítačů jednotlivých zaměstnanců. To vede k nepřehlednosti evidencí, neschopnosti najít požadovaný dokument, k jejich opakovanému vytváření a v krajních situacích i možné ztrátě. Takový stav je pro organizaci dlouhodobě neúnosný. Proto většina společností volí cestu využití systémů pro správu dokumentů. Příkladem mohou být systémy označované jako DMS či ECM nebo systémy spisové služby. Ty mohou pomoci s organizací dokumentů, jejich rychlým vyhledáváním či řízením oběhu. Otázkou však zůstává samotná důvěryhodnost a trvalá hodnota elektronických dokumentů jako právně relevantních nosičů informací.

Řešením je archiv elektronických dokumentů, který zajišťuje jejich uložení tak, aby byla zaručena důvěryhodnost takto zpracovaných informací po celou dobu životního cyklu dokumentu, tedy od jeho vzniku až po případnou skartaci. Současný stav české legislativy však elektronickým dokumentům příliš nepřeje. Proto je důležité stavět na legislativních a technických normách Evropské unie, které Česká republika i ostatní státy EU postupně adaptují do svého právního systému.

Elektronický archiv

Elektronický archiv OBELISK Archive zajišťuje důvěryhodnost digitálních dokumentů a její kontinuitu prostřednictvím elektronického podpisu a časových razítek tak, aby i po vypršení jejich platnosti byla zajištěna jejich legislativní platnost. Tento způsob je v souladu jak s českou legislativou, tak evropským právem a mezinárodními normami pro správu a archivaci elektronických dokumentů, které jsou již dnes nezpochybnitelné a prakticky nezávislé na příštím vývoji legislativních upřesnění.

Pro tvorbu archivních balíčků (AIP) s jedním či více dokumenty využívá flexibilní standardizované formáty rozšířeného elektronického podpisu (AdES) definované v normách ETSI. Díky nim jsou v každém AIP obsaženy bezpečnostní prvky, čímž je umožněna nezávislost dokumentů na úložišti (tzn. snadný export dokumentů jako důkazního materiálu i migrace celého archivu do jiného úložiště). Součástí řešení je i ověřování platnosti elektronických podpisů a časových razítek vkládaných dokumentů, které zajišťuje validaci pravosti dokumentů napříč celou Evropou,

OBELISK Archive, obdobně jako DMS systémy, poskytuje vhodné nástroje pro snadnou a rychlou dohledatelnost dokumentů (elektronických i listinných) a jejich zpřístupnění uživateli. Tyto nástroje jsou snadno konfigurovatelné, takže umožňují aplikovat spisový plán, skartační řád a další pravidla pro správu dokumentů jakékoli organizace.

Součástí OBELISK Archive je rozhraní pro vstup dokumentů do archivu, a to jak webové určené pro uživatele systému, tak ve formě webových služeb určené pro automatické ukládání dokumentů ze zdrojových informačních systémů. Do OBELISK Archive můžete vkládat samostatné dokumenty, skupiny dokumentů, ZFO zprávy obsahující nebo dokumenty a jejich metadata ve formální XML struktuře. Aplikace umožňuje rychlou a snadnou integraci s dalšími informačními systémy v rámci organizace. OBELISK Archive je možné využít jako samostatný archiv, nadstavbu DMS (komerční organizace) nebo spisových služeb (státní organizace).

Důvěryhodné úložiště

Základní funkčnost řešení OBELISK Archive pro dlouhodobou archivaci elektronických dokumentů lze efektivně kombinovat s nejmodernějšími principy pro bezpečné ukládání dat, které nabízí garantovaná hardwarová úložiště. Kombinací výhod těchto řešení dochází k zajištění legislativní platnosti, důvěryhodnosti a bezpečnosti uložených dat a dokumentů na logické i fyzické úrovni. Prvním takovým řešením je propojení OBELISK Archive s Hitachi Content Platform, které vzniklo ve spolupráci společnosti SEFIRA a autorizovaného distributora Hitachi Data Systems v České republice, společnosti DNS. Spojení důvěryhodného elektronického archivu OBELISK Archive a inteligentního úložiště Hitachi Content Platform přináší ideální řešení pro elektronickou archivaci i pro ty nejnáročnější zákazníky.

Autorem článku je Robert Kuzma, marketingový manažer, SEFIRA