ERP systémy pod ekonomickými tlaky zažívají radikální proměnu

Do jaké míry lze očekávat naplnění těchto vizí v tuzemských podmínkách? Svůj pohled nám sdělil Vladimír Bartoš ze společnosti Minerva Česká Republika.

Opatrnost podniků při výběru nových informačních systémů je na místě. Jen v ČR je na trhu odhadem padesát systémů, které si říkají ERP. Po nepříliš hlubokém zkoumání zákazník vidí pouze základní podporu většiny svých podnikových procesů, která se u většiny konkurentů neliší. Zůstává v něm pak jen dojem a design jednotlivých aplikací, podle nichž se rozhoduje. Přitom zdaleka nejdůležitější je rozvinutá funkcionalita, která mu při implementaci nabízí i znalosti, jak dané problémy nejlépe řešit. Čím pečlivější a opatrnější při výběru informačního systému podniky v roce 2011 budou, tím větší šanci na úspěch mají oborové ERP systémy.

Analytici hovoří o očekávání většího důrazu na organizační změny při implementaci systémů. Tato okolnost opět nahrává více kvalitním dodavatelům se zahraničními systémy. Ty lokální informační mají méně zkušeností a funkcionality, proto sázejí na dovyvinutí všeho, co si jen bude klient přát. Přínosem je pak maximálně automatizace některých činností. Zavedení ERP systému s prověřeným know-how dodavatele někdy vyžaduje organizační změny, ale efekt je několikanásobně vyšší než při pouhé automatizaci dosavadní praxe.

Pro analýzu návratnosti investic ERP systému, která je stále důležitější, je vhodné využít tzv. tvrdé a měkké metriky. Tvrdé metriky vyjadřují jasné veličiny typu pokles zásob, snížení pohledávek, rozpracovanosti a zkrácení průběžné doby výroby. Měkké pak kvantifikují spíše pocitové záležitosti typu snadnost ovládání a míra podpory. U obou metrik se v rámci projektu vytvoří nultý snímek na výchozím informačním systému a pak několik časově posunutých snímků po spuštění nového systému. Je velmi zajímavé sledovat vývoj. Měření přínosů však vyžaduje hodně práce navíc jak od dodavatele ERP systému, tak i od klíčových uživatelů klienta. Přitom pokud při přípravě projektu dobře stanovíte slabiny firmy a cíle implementace vedoucí k jejich odstranění a celý projekt pak směřujete ke splnění stanovených cílů, pozitiva se dostaví zcela jistě stejně jako při náročných měřeních. Příliš detailně měřené přínosy na projektech považuji spíše za exces směřující k publikacím v odborných časopisech a obsazování různých žebříčků rádoby úspěšných IT projektů.

Hovoří se také o tom, že možná dojde k dalšímu snižování rozpočtů na IT, což povede k zastavení problémových projektů a žalobám na neúspěšné dodavatele. Už aby to bylo! Vidím kolem sebe mnoho projektů, které ani zdaleka nesplnily očekávání, náklady na implementaci mnohonásobně překročily původní rozpočet a provozní výdaje jsou vysoko nad původně prezentovanými ročními poplatky maitenance (údržby) při výběrovém řízení. Přesto se nic neděje. Je to způsobeno tím, že lidé, kteří se v takových podnicích prokazatelně špatně rozhodli, sedí stále na svých místech a nechtějí přiznat chybu. Přitom každý další rok tohoto nic nedělání způsobuje jejich podniku obrovské ztráty.

Analytici také předpovídají růst poptávky po CRM, BI a diagnostických nástrojích. CRM systémy jsou skutečně potenciálem pro růst efektivity prodeje, případně výnosů ze servisních činností. Zpravidla neobsahují složitou funkcionalitu, ale problém spočívá ve  správné implementaci a udržení jejich dlouhodobého využívání. Hlavními uživateli jsou totiž prodejci, kteří nebývají ze své přirozenosti systematičtí a nechtějí se podřizovat pravidlům. Navíc jimi evidované informace nemají další tvrdé návaznosti, jako je tomu u ERP, které by ihned odhalily nekorektnost uživatelů. Proto dodavatel CRM i klient musí věnovat velkou pozornost nastavení procesů a přípravě funkcionality jako přínosu jednotlivým uživatelům.

Dobře naimplementovaný ERP systém poznáte podle toho, že pokrývá všechny klíčové podnikové procesy, využívá jej dennodenně mnoho uživatelů, a obsahuje tudíž obrovské množství informací. V podstatě se začíná chovat jako internet v podniku. Je pokladnicí znalostí a informací důležitých pro rozhodování. Jak ale v té hromadě informací uložených v jakési databázi najít ty méně běžné údaje? Jak formulovat dotaz? Technologie nejlepších ERP systémů se posouvá ke schopnostem, které dříve patřily výhradně do oblasti business intelligence. Umožňují vyhledávat nestrukturované informace jako Google prohlížeč. Dovolují definovat metriky a ukazatele, poskytují informace o jejich plnění. A to je moc důležité pro zdravý vývoj podniku. V něm se totiž stále více rozprostírá rozhodování z dříve úzkého kruhu top manažerů i na střední management, tedy přirozené uživatele ERP systému. Top manažer určuje směr, strategii, definuje strategické cíle. Ty se rozpadají na taktické a dílčí cíle středních manažerů a dokonce i koncových uživatelů bez řídicích funkcí. Moderní ERP systém tento trend musí podpořit.

Autor pracuje jako ředitel podpory prodeje ve firmě Minerva Česká republika.