Evidence majetku ICT tajemství zbavená

S rostoucím rozsahem a rozměry implementovaného systému ovšem správa ICT nejen nabývá na významu pro spolehlivý provoz, ale zahrnuje i další aspekty. Je ale pravdou, že mezi odborníky je správa ICT nejčastěji vnímána především jako správa a dohled provozovaných zařízení.

Nicméně jak praxe ukazuje, nelze již v rámci poměrně malých celků opomíjet ani další možné významy, jako jsou například evidence a správa ICT majetku, pohyb jednotlivých komponent, jejich životní cyklus, plánování investic do obnovy a řada dalších aspektů souvisejících právě s touto podoblastí managementu.

Koupíme, nainstalujeme a zaevidujeme
Pokud se zaměříme právě na problematiku evidence majetku ICT, na první pohled se může zdát všechno jednoduché a většina firem i organizací postupuje podobně. Nakoupí se technika či programové vybavení, vše se zpravidla obratem umístí, nainstaluje, zprovozní podle plánu či projektové dokumentace a s větším či menším zpožděním se zavede do majetkové evidence firmy nebo organizace.

Až uplyne její životnost, ať již třeba s koncem podpory od výrobce nebo technologickým rozvojem, je již nepotřebné vyřazeno z majetku, a tedy i evidence. Nic složitého, že? Nebyl by to ale svět ICT a jeho specifika, která celý tento jednoduchý klasický model evidence majetku znatelně komplikují. Na rozdíl od jiných oblastí techniky se svět ICT vyznačuje mimořádně vysokou mírou standardizace a kompatibility komponent, což má jak dopady kladné, které samozřejmě zcela zásadně převažují, tak negativní, komplikující třeba právě evidenci majetku a sledování pohybu jednotlivých komponent.

Představme si případ, kdy rozšiřující modul může být použit na různých místech komunikační infrastruktury podle aktuální potřeby. Zdá se sice, že žádný problém nehrozí, ale pokud tento modul změní během svého života své místo několikrát, navíc se odehraje i servisní zásah s výměnou za jiný nový kus a provozovaná infrastruktura má mnoho desítek či dokonce tisíců zařízení, kde může modul díky standardizaci a kompatibilitě fungovat, pak již zřejmě nebude úplně v lidských silách udržet si ve všem přehled.

Mít pak k dispozici okamžitou informaci, kde a co aktuálně je, kde to bylo před tím, pod jakou smlouvou to bylo dodáno, zda není ohlášen konec podpory výrobcem a tak dále, je často pouhou iluzí.

IT vs. majetkáři
A to byli ze hry zatím zcela vynecháni tzv. majetkáři, což je v očích pracovníků IT oddělení diametrálně odlišná kategorie lidí zabývajících se  ekonomickými otázkami, a tedy evidencí majetku v organizaci. Nejen že majetkáři pracují na jiných principech, ale jsou v mnohém svázáni i právními normami.

Když se u tohoto lidského druhu na malou chvíli zastavíme, pak lze zjednodušeně říct, že zatímco IT specialista má velice krátké reakční časy pro změny či opravy, nejednou v řádu minut či hodin, pracovník evidence majetku si v lepším případě bohatě vystačí se změnami v evidenci po čtvrtletích nebo ještě častěji jednou za rok.

Stejně tomu pak je i v případě kontrolních činností, tedy inventur, které se odehrávají jak v komerční, tak i ve státní sféře zpravidla jednou za rok. To je období, během kterého dojde ve větších celcích k mnoha i vícenásobným změnám a pohybu komponent.

Toto srovnání v žádném případě nemá vyznívat hanlivě pro majetkáře či vyzdvihovat správce ICT. Jsou to prostě dva odlišné světy a pohledy na shodné předměty zájmu, což vytváří v běžném životě nejednu kolizní situaci a dělá vrásky na čele jedné či druhé straně. Možná o to častěji, když majetkáři „roubují“ právní předpisy, zaběhlé rutiny či obecně platné postupy pro budovy, nábytek a jiná zařízení i na svět ICT.

Kupříkladu u obyčejné stolní sestavy PC se zpravidla jedná o centrální jednotku, monitor, klávesnici a myš. Avšak v případě dodávky takovéhoto celku a použití běžných postupů je to pro majetkáře vždy jeden jediný celek, kterému přidělí jedno jediné inventární číslo. Ti odvážnější či prozíravější sáhnou občas ještě po nějakých doplňkových znacích pro případné vzájemné odlišení uvedených čtyř hlavních částí. IT nejenže vždy vnímá čtyři hlavní komponenty jako samostatná a prakticky libovolně kombinovatelná (v závislosti na standardech rozhraní) zařízení, ale i v rámci centrální jednotky vidí také další sadu podobně přenositelných, samostatně použitelných komponent.

Stačí pak třeba obměnit pevný disk, ten původní umístit do jiného PC, a udělat tak něco, co je naprosto běžné v domácím prostředí. Ovšem v přísně evidovaném prostředí majetku již vytváří nesrovnalosti oproti evidenci a hodnotě přidělené do užívání konkrétnímu zaměstnanci.

A to je příklad obyčejného stolního PC, kde již povědomost o modularitě a záměnnosti komponent je i u laické veřejnosti poměrně vysoká. Co se pak děje v případě, že jde o specifická zařízení, jako jsou směrovače, přepínače a další různá technika, kde bez dobré znalosti koncepce a konstrukce zařízení nedokáže laik jednoduše říct, co lze a co nelze použít samostatně či v jiném kompatibilním zařízení? Nasnadě může být pak výsledek, kdy majetkář takováto zařízení nejčastěji eviduje jako jediný celek, a zárodek problému je na světě.

Evidujme automaticky
Protože modularita a zaměnitelnost komponent je něco, co svět ICT jen těžko opustí, spíše bude tyto vlastnosti dále prohlubovat, bude tím správným krokem asi postupná změna zvyklostí a případně i pravidel evidence majetku. Donutit ale majetkáře k průběžné inventarizaci každé změny nebude právě reálné a informatiky k ruční evidenci veškerých změn a historie také nebude snadné, protože jak ukázal příklad se stolním PC, jeví se jako optimální samostatná evidence každého konstrukčního celku, případně samostatně použitelného modulu zvlášť.

Tento významný nárůst evidence a pracnost sledování změn tak přímo míří k úvaze, zda neexistují na trhu vhodné nástroje pro sledování a evidenci změn, a co za parametr by pro identifikaci komponent bylo vhodné použít, aby byl zároveň unikátní a umožnil identifikovat například i servisní změny.

Svět ICT má svá specifika a jedním z nich je, že rozsáhlá řada produktů pro ICT je schopna sama po síti aktivně komunikovat a poskytovat o sobě i mnoho užitečných údajů. Čím dál častěji jsou to údaje o výrobci, produktovém označení a především sériovém čísle. A právě poslední dva jmenované parametry přímo nabízejí podmínky pro automatizovaný sběr dat a jejich zpracování a identifikaci jak pohybu komponent, tak i jejich servisu.

Je zřejmě vhodné, aby si majetkáři ponechali svůj princip evidence pomocí řad inventárních čísel rozšířených o možnosti rozlišování komponent. A rovněž tak správci ICT by měli mít k dispozici nástroje pro automatizovaný sběr dat a jejich provázání právě s inventárními čísly v evidenci majetku. Obě strany procesu tak budou co možná nejméně zasaženy změnou přístupu k evidenci majetku ICT.

A pokud by takovýto nástroj měl mít i o dost širší využití než pouhý sběr a organizaci dat o provozovaných zařízeních, není nabídka na trhu již zdaleka tak široká. Jaké vlastnosti by tedy měl mít a jaké parametry by měl splňovat ideální nástroj pro řešení problémů v oblasti evidence majetku ICT?   Určitě by měl být řešen jako evidenční, zobrazovací a databázový nástroj s webovým rozhraním s  vícevrstvou architekturou, která dovoluje také integraci do moderních datových center.

Systém musí být…
Vhodnou základnou pro sběr a ukládání dat je objektově orientovaná databáze, důsledně využívající možností dědičnosti. Díky tomu je možné vytvářet libovolné hierarchie objektů a atributů popisujících jednotlivá evidovaná zařízení a komponenty z oblasti ICT, případně i z jakékoli jiné oblasti.

Vhod přijdou také interní nástroje pro discovery sítí i schopnost integrovat se prostřednictvím XML standardu s libovolným jiným nástrojem. Pokud jsou sesbírané informace technického a konfiguračního charakteru ukládány do tzv. provozních objektů, mohou být využívány pro prezentaci konfiguračních a provozních parametrů a dále například pro generování schémat sítí, spojnic a zapojených zařízení. To znamená, že systém pak slouží mimo jiné i jako výkonný dokumentační nástroj prostředí ICT s možnostmi mnohonásobně převyšujícími klasickou papírovou dokumentaci.

Pokud nástroj využívá kromě provozních objektů také majetkové, je možné mezi nimi vytvořit vazbu prostřednictvím sériového čísla. Existence tohoto dvojitého pohledu na jedno a to samé zařízení přináší řadu možností. Umožňuje komplexní evidenci majetku ICT nebo existenci provozních objektů pouze pro zařízení, která jsou aktuálně v provozu.

Díky této filozofii ani pracovníci IT oddělení  neztratí průběžný přehled o zařízeních a komponentech, které jsou momentálně například na skladech a jsou k dispozici pro nasazení.

Majetkové objekty by měly obsahovat řadu informací například o způsobu pořízení a také základní popis konfigurace příslušného elementárního prvku. Rovněž mohou obsahovat aktuální hodnotu při zohlednění odpisů a veškerou historii změn spolu se zanesením informací o datu takovéto změny, změně umístění, dokladaci provedení změny, případně změny způsobu inventarizace a libovolných dalších atributů.

Taková elektronická provozní dokumentace poskytuje řešení výše uvedených problémů v evidenci a sledování pohybu zařízení a komponent v ICT a také celé řady dalších situací, které se v provozu ICT mohou objevit, jako jsou například servisní výměna zařízení, dohledatelnost libovolné části zařízení včetně umístění na sklad apod.

Systém s takovými  parametry a například ještě dostupný prostřednictvím tenkého klienta je vhodným nástrojem pro umístění celé řady dalších dokumentů a podkladů, které slouží informatikům pro provoz a správu svěřených systémů, jako jsou různé pracovní postupy, návody a schémata, ale třeba i různé revizní zprávy včetně možnosti sledování jejich platnosti a upozorňování na jejich blížící se expiraci.

Společné řešení
Nezanedbatelnou součástí systému pro evidenci IT majetku by měl být také popis služeb sítě, jejich grafické znázornění a provázání s fyzickými zařízeními na schématech nebo s popisy příslušných objektů.
Výhodou je možnost propojení jednotlivých objektů prostřednictvím aktivních odkazů, které dovoluje libovolný pohyb mezi jednotlivými zařízeními, a prakticky neomezené možnosti namodelování jakékoliv provozní, ale i majetkové struktury.

Je nasnadě, že pokud prostřednictvím XML standardu může nástroj čerpat informace z jiných nástrojů, je schopen stejnou cestou také poskytovat svá, již konsolidovaná data k dalšímu zpracování. A to například i do ekonomických a evidenčních majetkových systémů, a tím propojit ty dříve tak zcela odlišné světy ICT a evidence majetku, respektive účetnictví.

Autor pracuje jako senior consultant  společnosti Anect.