více přenášení informací prostřednictvím Internetu, přesto velice důležitou
formou nadále zůstává předávání zpráv faxem. I proto je požadavek na faxovou
podporu v současných komunikačních systémech zcela oprávněný. Bohužel však ani
v jednom ze dvou nejrozšířenějších komunikačních nástrojů, MS Exchange Server a
Lotus Notes, není přímo v síťové podobě podporován, čímž se plně otevírají
brány jiným výrobcům softwaru, nabízejícím svá řešení faxové komunikace.
FaxChange 3.0 - základní informace
Je obzvláště potěšující, že jeden z velice zajímavých produktů tohoto určení je
dílem ryze české firmy Datasys, s. r. o. Skutečnost, že jde o vysoce
profesionální řešení potvrzuje i udělení certifikátu "Designed for Microsoft
BackOffice". Poslední dostupná verze produktu nese označení FaxChange Server
3.0 a kromě této původní varianty je aktuálně k dispozici také inovovaná verze,
rozšířená o Service Pack 1 (SP1), řešící některé drobné problémy. V případě
zájmu o demonstrační verzi programu lze bezplatně využít především služeb
firemní WWW stránky, stejně jako k získání zmíněného opravného kódu, dále řady
rad k odstraňování známých problémů, přístup k aktuální verzi dokumentace a
rovněž pro některé další služby. WWW prohlížeč je také základním nástrojem pro
používání dokumentace, která je i na dodávaném CD disku v podobě HTML stránek.
Z hlediska zaměření produktu je třeba uvést, že jde o faxovou podporu určenou
výhradně pro MS Exchange Server, nabízející možnost obousměrné faxové
komunikace jak v malých firmách, tak i rozsáhlých společnostech se značným
objemem faxového provozu. Klientská část nabízí podporu pro Windows 95/NT a
rovněž přístup pomocí WWW prohlížeče. Z hlediska administrace vyniká produkt
především velmi jednoduchou instalací a správou, z uživatelského hlediska pak
nenáročností na používání. V současné době by mělo být k dispozici více než 10
jazykových mutací programu. Pro test byla samozřejmě zapůjčena poslední česká
verze produktu, tedy včetně SP1.
Z technického hlediska je produkt nabízen ve 2 provedeních, a to "Standard" a
"Enterprise", lišících se některými základními vlastnostmi. Hlavní rozdíly jsou
např. v počtu podporovaných linek, kdy Standard zajišťuje provoz pro 2, zatímco
Enterprise pro 99 linek. Verze Enterprise je dále schopna pracovat paralelně na
více počítačích (clustering), což vede k rozložení zátěže a tím zvýšení výkonu.
Obě varianty však mohou obsluhovat neomezený počet uživatelů, dovolují
vzdálenou správu, nastavování pravidel pro automatické odesílání, použití
vlastních krycích (čelních) stran s řadou proměnných parametrů, automatický
tisk faxů (příchozí i odesílané), tisk potvrzení, adresaci příchozích zásilek
do veřejné složky a archivaci faxů. Zde verze Standard umožňuje pracovat pouze
s databázovými soubory typu MS Access, zatímco Enterprise podporuje i MS SQL.
Obě verze dále umožňují přímé směrování příchozích faxů do poštovních přihrádek
dle linky, CSID odesílatele či virtuální faxové linky každého z uživatelů PABX/
/DTMF, bez zásahu administrátora. Řada dalších vlastností je k dispozici v
podobě doplňkových modulů jako v případě administrace přes WWW, analýzy
provozu, sady knihoven s API pro další programování, modulů pro přímou
komunikaci s vybranými ústřednami apod. Zajímavá je rovněž funkce FaxRouter,
dostupná pro obě verze, a dovolující společnostem se sídly v různých regionech
výrazně snížit náklady na faxový provoz. Odesílání faxů je při použití tohoto
nástroje optimalizováno tak, aby se pokud možno jednalo o spojení s co nejnižší
sazbou, přičemž mezi jednotlivými uzly jsou data přenášena prostřednictvím
Internetu. Kromě vlastního faxového serveru je součástí systému i řada
konfiguračních a administrátorských utilit pro usnadnění správy, o nich se však
zmíníme dále.
Příprava k instalaci
Výše uvedené určení produktu samozřejmě předpokládá použití operačního systému
MS Windows NT, nejlépe verze 4.0, doplněného alespoň o SP3. Pokud je instalován
i WEB Server (IIS) s podporou Active Server Pages (ASP), lze rovněž jako v
případě samotného MS Exchange Serveru uvažovat o instalaci podpory zasílání
faxů odkudkoli ze světa pomocí WWW prohlížeče. S ohledem na některé speciality
MS JavaScriptu však výlučně pomocí MS IE verze 3.02 nebo vyšší. Druhým
nezbytným krokem je samozřejmě instalace MS Exchange Serveru nejméně verze 4.0,
lépe však 5.5, a případně i doplnění o WWW přístup k poštovním schránkám, který
následně umožní i WWW faxování. Protože FaxChange podporuje v poslední verzi
jak faxmodemy typu Class 2, tak i karty BrookTrout, Gammalink a ISDN, je třeba
znát jejich konfigurační parametry a nastavení. Dále je třeba zvolit formu
archivace (ODBC ovladače), instalovat a především nakonfigurovat klienta
elektronické pošty (Exchange nebo Outlook), doporučena je rovněž instalace
používané verze kancelářského balíku MS Office, k čemuž se však ještě vrátíme.
Z hlediska hardwarových požadavků by ve většině případů neměly nastat sebemenší
problémy, neboť je doporučen alespoň procesor 4866/66, 32 MB RAM a cca 60 MB
volného prostoru na pevném disku. S ohledem na reálné nároky vlastního
operačního systému a MS Exchange Serveru, zvláště při aktivaci některého z
dodávaných konektorů do jiného poštovního systému, jsou uvedené požadavky již
předem splněny. V případě použití faxmodemů je nutné dodržet požadavek na plnou
podporu Class 2 nebo 2.0, jinak nebude vůbec možné spustit obslužný servis pro
ovládání faxu.
Instalace serveru
Ve verzi 3.0 byl instalační program radikálně vylepšen a jeho obsluhu zvládne i
méně zkušený uživatel. V nejjednodušší "expresní" instalaci je obsluha vyzvána
k zadání aktivačního klíče, který obsahuje kód pro verzi produktu, podporované
komponenty, počet uživatelů a případně časové omezení. V několika dalších
krocích je nutné zadat poštovní účet administrátora, informace o státě,
předvolbách a podporovaném jazyku. Podle použitého hardwaru je následně třeba
např. zadat sériový port pro připojený modem, identifikační řetězec CSID našeho
faxu, způsob vytáčení, kvalitu linky a případně i provolby pro přístup do
veřejné telefonní sítě. U konfigurace BrookTrout, Gammalink karet a ISDN se
dialogy v jistém směru liší, ale opět jednoduše vedou ke správné konfiguraci.
Po úspěšném dokončení instalace a restartu systému lze FaxChange začít
využívat. Ještě předtím je však nutné dokončit konfiguraci importem seznamu
uživatelů a některými další kroky dle pokynů instalačního programu.
Náročnější "volitelná" instalace má shodný postup, až na možnost volby cílového
adresáře a podporovaného databázového systému s případnou konfiguraci SQL
přístupu.
Nejobtížnější "pokročilá" instalace dovoluje zmíněné rozložení zátěže formou
instalace některých komponent na jiné počítače. Jeden ze strojů samozřejmě musí
být primární, kde poběží hlavní servis FaxChange. Ostatní stroje jsou
sekundární a mohou nezávisle na sobě obsahovat obsluhu linek, konvertory, apod.
Součástí průběhu všech typů instalací je i vytvoření serverové faxové tiskárny,
k jejíž funkci se ještě vrátíme v části věnované odesílání a konverzi
dokumentů. Doplňková podpora pro zpracování faxů přes Web je umístěna v
samostatném adresáři na instalačním CD disku a instaluje se tedy nezávisle na
samotném FaxChange serveru. V podstatě pouze rozšíří již dříve instalovanou WWW
podporu MS Exchange Serveru, která je nezbytnou podmínkou funkčnosti.
Instalace klientů
Tento krok patří k nejjednodušším vůbec, neboť všechny potřebné soubory a
formuláře se na klientské stanice instalují zcela automaticky při zpracování
prvního faxu, ať již přijatého nebo odesílaného. Součástí klientské instalace
je mimo jiné např. i zavedení speciálního prohlížeče formátu TIFF a instalace
klientské faxové tiskárny. Ta zajišťuje lokální konverzi dokumentů z libovolné
aplikace do TIFF formátu, který pak je použit jako připojený soubor k faxu. V
poslední verzi dovoluje tento ovladač zpracování i více samostatných dokumentů
do jediného faxu. V případě přístupu k poštovní schránce přes WWW prohlížeč se
však není nutné obávat jakékoli instalace na straně klienta, což zaručuje
možnost bezproblémového použití kdekoli na cizím počítači.
Příjem zpráv
Pokud se zpráva objeví v poštovní přihrádce adresáta, ať již zmíněným přímým
směrováním nebo postoupením od osoby pověřené tříděním faxů, lze ji mimo jiné
opět postupovat dalším adresátům, včetně doplňování komentářů. Přitom je možné
buď dodržet originální formuláře FaxChange, nebo ji odeslat jako klasickou
zprávu MS Exchange Serveru s připojeným TIFF souborem. Tím lze snadno předávat
zprávy i do jiných systémů a záleží pouze na uživateli, jaký nástroj zvolí pro
prohlédnutí přiloženého souboru.
Odesílání a konverze zpráv
Z hlediska uživatelského je tato partie asi nejzajímavější. Jako adresáta faxu
lze použít jakýkoli záznam z "Kontaktů" Outlooku, "Osobního adresáře" MS
Exchange nebo faxového "Custom recipenta", definovaného přímo na MS Exchange
Serveru. Podporovány jsou přitom jak formáty faxových čísel ve tvaru "+Stát UTO
Číslo", např. +420-2-123456, tak i formáty Microsoftu ve tvaru "+Stát (UTO)
Číslo", např. +420 (2) 123456. Možné je samozřejmě použít i částečný tvar, kdy
je vynechán Stát nebo případně i UTO. To ovšem omezuje možnosti využití
faxového čísla při lokálním faxování z notebooku na cestách. Pro jednorázové
zadání faxové adresy je možné podobně jako u všech typů adres systému MS
Exchange Server využít univerzální způsob zadání ve tvaru "Zobrazované jméno
[FAX: +420 (2) 123456]", kde údaj v hranatých závorkách je skutečná adresa.
Důležitá je zvláště návěst "FAX:", protože jinak není adresa vůbec zpracována.
V případě, že adresát disponuje více faxovými čísly, lze je zadat za sebe,
oddělené čárkami. FaxChange server pak automaticky zkouší postupně vytáčet
jedno po druhém, dokud neuspěje. V případě, že na jedno faxové číslo směřuje
více zpráv, jsou spojení navazována postupně pro každou z nich samostatně. To
sice prodlužuje dobu potřebnou pro zpracování všech faxů, ovšem zajišťuje, že
každý dojde skutečně samostatně a lze s ním nezávisle manipulovat a postupovat
pouze určené osobě. Vytváření faxových zpráv je z hlediska uživatele klienta MS
Exchange nebo Outlooku velmi snadné. V té nejjednodušší podobě jde o běžný
dopis, který je pouze směrován na faxovou adresu a doplněn o přednastavenou
nebo vybranou krycí stránku. Stejně jako u všech jiných typů zpráv ji lze dávat
na vědomí i jiným adresátům. Tito nemusí být nutně také faxovými adresáty, ale
může se jednat o uživatele MS Exchange Serveru, internetové nebo jakékoli jiné
z podporovaných typů adres. V původní verzi FaxChange, a to včetně testované se
SP1, však nastávaly problémy s prezentováním "Custom" adresátů např. do Lotus
Notes a následně nedocházelo vůbec ke zpracování faxu. Zde je nutné opět
odkázat na WWW stránku, kde lze nalézt opravený soubor faxové brány, který již
funguje zcela bez problémů. Chování zprávy i vzhledem k FaxChange serveru je
možné ovlivnit před jejím odesláním. V rámci možností dialogového okna
"Vlastnosti zprávy", lze totiž tlačítkem "Možnosti odesílání" aktivovat další
úroveň dialogu, kde je možné, díky automaticky instalované klientské podpoře,
určit vlastnosti z hlediska faxu. Jednotlivá rozhodnutí se mohou vázat buď jen
na aktuální zprávu, nebo i na všechny další, ovšem samozřejmě vždy dle
povolených práv uživatele, viz dále. Lze tak individuálně změnit přednastavenou
krycí stranu, zaslání náhledu, případně i způsob zúčtování a některé další
parametry, mezi nimiž nechybí ani odložení odesílání na vhodnější dobu. Po
odeslání zprávy a většinou krátké odmlce se standardně objeví v přihrádce
odesílatele zpráva s připojeným souborem, který představuje náhled na odesílaný
fax. Formulář náhledu obsahuje tlačítka pro potvrzení odeslání, respektive pro
stornování zprávy. V případě, že se jedná o "faxmailing" s mnoha adresáty, jde
samozřejmě o náhled pouze prvního z nich. V dalších faxech jsou použita
samozřejmě data následujícího adresáta. Tento postup tak zajišťuje plnou
kontrolu kvality nad odesílanými zprávami a přitom výraznou úsporu objemu
zpráv. V aktualizované verzi FaxChange lze nastavit i podmínky pro faxmailing,
tedy hromadné rozesílání faxů od jediného odesílatele. Lze tak zajistit, že
pokud je obesíláno více než zadaný počet adresátů nejednou, je automaticky
snížena priorita odesílaných faxů, aby i jiní uživatelé měli šanci faxovat.
Druhou formou tvorby faxů je posílání zpráv s připojenými soubory. Pokud
připojené soubory náleží rutinně používaným aplikacím MS Office, které jsou
zároveň instalovány i na serveru, jak bylo doporučeno výše, je po zadání
faxového adresáta a případném doplnění komentáře standardně odeslána zpráva na
server. Zde je pomocí tamní instalace programů a serverové faxové tiskárny
zkonvertována a podobně jako v předchozím případě zaslána zpět k náhledu.
Protože konverze na serveru probíhá na základě asociace extenzí souborů k
aplikacím, lze vhodnou instalací dalších programů zajistit podporu i jiných
typů souborů. Nepříjemnou chybou je, když tzv. "Velký konvertor" nefunguje.
Tento problém nastává, pokud při instalaci aplikačního vybave ní bylo použito
jiného uživatelského konta, než které je určeno pro spouštění servisů
FaxChange. Na základě informací na WWW stránkách však lze podobné situace
snadno řešit.
Poslední běžnou formou tvorby faxů je tisk přímo z aplikace na pracovní
stanici. Tento způsob je určen pro prostředí s pestrým složením aplikačního
vybavení stanic, kdy by instalace všech programů i na server nebyla únosná. V
podstatě opět dochází k odesílání zpráv s přiloženým souborem, přičemž tento je
již na stanici převeden ovladačem faxové tiskárny na požadovaný soubor typu
TIFF, který není nutné dále zpracovávat. Znamená to však delší zaneprázdnění
vlastní pracovní stanice. Po odeslání zprávy pak opět následuje náhled a volba
dalšího postupu.
Krycí stránky
U faxových zpráv je zcela běžné, že čelní stránku tvoří tzv. Cover Sheet, na
kterém bývají zobrazeny informace o firmě, odesílateli i adresátovi apod.
Vícejazyčná podpora FaxChange se projevuje i v této oblasti. V příslušné
adresářové struktuře lze nalézt podadresáře s názvy dle kódu podporovaných
zemí. Jedno grafické provedení krycí stránky je tak možné připravit v řadě
jazykových mutací a umístit do příslušných adresářů. Pomocí hlavní
administrační utility lze stanovit parametry meziměstských a mezistátních
volání a k příslušné státní provolbě přiřadit některý z podporovaných jazyků.
Systém FaxChange pak zcela automaticky dle aktuálního předčíslí státu použije
odpovídající jazykovou verzi čelní stránky. Takto lze připravit celou řadu
krycích stránek s různými zobrazovanými poli a vytvořit jejich jazykové verze.
Bohužel však během předávání informací o adresátovi při použití "Kontaktů"
Outlooku není v této verzi FaxChange možné do formuláře převzít název firmy
adresáta. V připravované verzi 4.0, na které se pracuje, by již tento problém
měl být řešen. Při použití adresáta definovaného přímo na MS Exchange Serveru
však žádné problémy nenastávají.
Z hlediska tvorby krycích stran je možné použít soubory ve formátu RTF ovšem
nikoli z MS Wordu, kde jde o rozšířenou verzi, lze použít např. WordPad.
Možnosti jsou ale tímto dosti omezeny. Druhý a lépe formátovatelný typ krycí
strany tvoří soubor typu CVS, který se skládá z kombinace TIFF podkladu a polí
kódů pro slučování. Instalace FaxChange serveru proto zahrnuje i nástroj pro
tvorbu a editaci krycích stran, který lze právě pro druhý typ krycích stran
využívat.
Administrace
Jak dosud popsaný rozsah funkcí napovídá, jde o velice propracovaný nástroj,
který vyžaduje odpovídající administrační nástroje. V zásadě jsou pro řízení
celého provozu potřebné 2 hlavní utility. První z nich "fxCfg" slouží k
nastavení chování systému k chybovým stavům, vlastností pro odesílání zpráv, a
to jak z hlediska počtu pokusů, provoleb, odkládání odesílání dle priority
zprávy a cílové stanice (ADS). Lze zde však umožnit i zmíněný automatický tisk
faxů a potvrzenek, chování při překročení práv uživatelem, způsoby archivace
došlých i odesílaných zpráv, posílání náhledů a chování při jejich nezpracování
odesílatelem. Je tak např. možné určit, že pokud do zadaného času odesílatel
nerozhodne o dalším osudu faxu, je zpráva automaticky zrušena a nezabírá místo
na serveru. O tomto úkonu jsou samozřejmě jak správa sytému, tak i odesílatel
informováni. A právě v tomto nástroji lze definovat podmínky odesílání pro
jednotlivé země, jak z hlediska nákladů na minutu, tak i jazyka pro výše
uvedenou automatickou volbu krycí stránky.
Druhá stěžejní utilita nese název "fxUserM" a je určena pro nastavení práv a
výchozích nastavení pro jednotlivé uživatele, zařazení do faxovacích a
zúčtovacích skupin. Při první aktivaci je nutné synchronizovat databázi
uživatelů s MS Exchange Serverem, jejich další přidávání však probíhá zcela
automaticky. Tento nástroj dovoluje specifikovat zmíněné automatické směrovaní
příchozích faxů dle linek nebo virtuálních faxových čísel. Z hlediska
licenčních práv je zajištěna automatická ochrana, neboť v případě přiblížení se
limitu počtu uživatelů nebo dokonce jeho překročení je správa systému
informována o tomto stavu formou varovných zpráv do poštovní přihrádky. Ve
druhém z případů dojde k zastavení činnosti FaxChange serveru do doby, dokud
není počet oprávněných uživatelů opět upraven na povolenou hodnotu.
Další pomocné nástroje
Kromě těchto dvou základních nástrojů je po instalaci k dispozici ještě několik
dalších. Jen stručně uveďme, že např. "fxCover" slouží pro aktivaci krycích
stran v systému, "fxArch" pro prohlížení archivní databáze došlých i odeslaných
faxů, "fxQueue" pro sledování a správu fronty odesílaných faxů a "fxCostM" pro
ekonomické pracování faxového provozu.
Z hlediska odcházejících zpráv jsou zajímavé možnosti, které nabízí právě
nástroj "fxQueue". Ten kromě pasivního sledování fronty dovoluje rušit faxy z
fronty, oddalovat jejich odeslání, měnit prioritu a dokonce i na poslední
chvíli upravit faxové číslo. To zvláště v případě chyby při zadávání může
ušetřit čas odesílateli. Tento nástroj je však instalován pouze na serveru. Aby
však i běžní uživatelé měli možnost sledovat zpracování zásilek a přitom
"neohrožovali" provoz faxové brány, je pro ně k dispozici jednodušší varianta
prohlížeče fronty, který dovoluje pouze pohled na její aktuální stav bez
možnosti ovlivňování zásilek.
Druhý velice zajímavý nástroj je "fxCostM", který dovoluje na základě
nadefinovaných tarifů, přiřazení uživatelů do zúčtovacích skupin a zadaných
časových úseků sestavit přehled nákladů jak z hlediska celku, tak i pro
jednotlivá oddělení nebo dokonce až pro jednotlivce. V případě jednotlivců lze
i odesílat elektronickou poštou informace o jejich účtu za dané období.
Přesnost tohoto nástroje však samozřejmě závisí na správné tarifikaci, zadávané
v rámci výše uvedeného programu "fxCfg". Dovoluje to však velice efektivně v
rozsáhlých společnostech s mnoha odděleními rozpočítávat reálné náklady na
faxový provoz.
Závěrem
Jak ukazují uváděné vlastnosti produktu, jde skutečně o velice kvalitní
programové vybavení, které z pohledu českého uživatele doplňuje ještě výhoda
domácí autorské dílny. V této souvislosti se domnívám, že je vhodné vyzdvihnout
i schopnost firmy Datasys, velmi operativně řešit nově objevené problémy.
Podpora je totiž poskytována v několika úrovních dle obchodní dohody se
zákazníkem. Lze tak za příslušný poplatek získat Hotline podporu pro jistý
počet dotazů, nebo smlouvu o trvalé technické podpoře, případně ještě vyšší
úroveň, zahrnující i kompletní správu sítě a celého poštovního systému. Kromě
podpory vlastních programů je poskytován servis i k produktům Microsoft.
Protože je velmi důležitou otázkou i cena, uvedl bych pro ilustraci příklad
cenové náročnosti tohoto řešení pro 25 uživatelů. V případě verze Standard je
nutné počítat s jednorázovou investicí 22 100 Kč bez DPH za základní verzi s 5
klientskými licencemi a za zbývajících 20 licencí doplatit 22 500 Kč bez DPH,
což představuje přibližně 1 125 Kč na jednu osobu. V porovnání s náklady, které
by bylo nutné započítat při ruční obsluze faxu a s ohledem na minimální
náročnost pro zaškolení, se jistě jedná o velice zajímavé údaje.
8 1485 / or
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU