Elektronická pošta je bezesporu jednou z nejvyužívanějších služeb internetu – službou, s níž se jistě setkal takřka každý jeho uživatel. Jedním z problémů souvisejících s e-mailem je způsob jeho využívání. Je lepší jej provozovat on-line, nebo off-line? Na tuto otázku se pokusíme odpovědět na následujících řádcích.
Uživatelé komunikačních infrastruktur v podnicích a v centrálně spravovaných organizacích problémem, na který se zde pokusíme najít odpověď, netrpí, neboť je vyřešen jejich administrátorem. Úplní laici, kteří používají internet příležitostně, případně pro které není médiem seriozní komunikace, ji rovněž neřeší, protože přesahuje jejich technickou úroveň. Mnozí další (studenti, někteří pracovníci a dokonce i podnikatelé) se jí nezabývají, ačkoliv by ve skutečnosti měli. Náš problém, totiž zda využívat on-line nebo off-line přístup k elektronické poště, případně jak (a zda) oba kombinovat, má kromě technického i lidský, logistický a dokonce psychologický charakter. To si ostatně hned ukážeme.
On-line a off-line?
Technologie e-mailu je založená na systému vzájemně komunikujících serverů. Pro výměnu zpráv elektronické pošty existuje celá řada protokolů, avšak prakticky se můžeme setkat se třemi. Jsou jimi SMTP určený pro odesílání zpráv, POP3 pro jejich stahování a IMAP pro vzdálenou práci s poštovními složkami. Většina běžných domácích uživatelů internetu ovšem pracuje pouze s prvními dvěma (pokud vůbec). Tyto protokoly se využívají ke komunikaci klienta, tedy aplikace, která posílá a přijímá poštu, s oním systémem serverů. Pro uživatele elektronické pošty jsou ovšem podstatné pouze v případě, kdy klienta – klientskou aplikaci – skutečně používá.
Základem drtivé většiny freemailů (a nejenom jich) je webové rozhraní. Poštovní aplikace ovládaná z webového prohlížeče je jednoduchá, intuitivní a funguje z jakéhokoliv umístění. Provozovatelé freemailů tvrdí (a nepochybně mají pravdu), že jejich webové rozhraní je rychlé, bezpečené, pohodlné. Přitom představuje přesně to, co nazveme on-line přístupem k poště. Obsah poštovní schránky je trvale uložen na serveru, odkud k němu můžeme kdykoliv a hlavně odkudkoliv přistupovat. Není k tomu potřeba žádný jiný software než standardní webový prohlížeč, e-maily jsou vždy k dispozici, často s množstvím přídavných funkcí a vlastností.
Naproti on-line přístupu k práci s elektronickou poštou ve webovém prohlížeči stojí přístup off-line. Je založen na tom, co již bylo popsáno, tedy na používání speciálního klientského softwaru. Tímto softwarem může být Microsoft Outlook, Thunderbird, The Bat! nebo některý z mnoha dalších programů pro elektronickou poštu. Princip práce s nimi je v případě využívání bezplatných poštovních schránek (a tedy s vyloučením protokolu IMAP) založen na tom, že server slouží pouze jako dočasné úložiště elektronické pošty. Uživatel se svou schránkou pracuje prostřednictvím poštovního programu. Kdykoliv se tento program připojí k serveru, odešle (s využitím SMTP) e-maily, které uživatel napsal, a pak si (pomocí protokolu POP) stáhne novou poštu. Ve výchozím nastavení většiny poštovních programů i serverů dojde následovně k jejich smazání ze vzdáleného umístění. Uživatel má tedy svou poštu po ruce lokálně: ve svém klientském programu, ve svém počítači. Výraz off-line využití tedy vyplývá z toho, že na rozdíl od webového rozhraní je v případě použití lokálního klienta možné e-maily jak psát, tak i číst bez přístupu k internetu – synchronizace se odehrává v případě, kdy je k dispozici připojení.
Na první pohled se může zdát, že první z obou přístupů, tedy práce s elektronickou poštou v režimu on-line, je podstatně výhodnější. E-maily jsou k dispozici vždy a odevšad. Člověk nemusí používat žádný speciální software. Svou poštu má k dispozici stejně tak doma jako na kterémkoliv jiném místě a jediné, co potřebuje, je přístup k internetu a webovému prohlížeči. Není závislý na použitém operačním systému, ani na počítači, na ničem. Nicméně tento vysoce mobilní přístup má nejméně dva nedostatky. Oba vyplývají z faktu, že obsah poštovní schránky, která může snadno obsahovat několik tisíc zpráv, zůstává trvale na serveru. Oba jsou o to významnější, používáme-li bezplatné, tedy freemailové služby.
U freemailů (a vlastně ani u komerčních řešení) není nikdo schopen dost dobře garantovat dlouhodobou integritu dat. Porucha serveru, nebo třeba jen krátkodobý výpadek mohou uživatele on-line rozhraní připravit buď o většinu jeho pošty, nebo přinejmenším o její část. Servery jsou samozřejmě zálohovány, ale přesto nejsou výjimkou případy, kdy došlo k úplné ztrátě obsahu jednotlivých poštovních schránek. Pokud se tak stane u osobního e-mailu s několika uloženými zprávami, je škoda minimální. V případě schránky využívané například pro podnikání je ale ztráta podstatně větší, nehledě na skutečnost, že vymazání e-mailů obvykle kráčí ruku v ruce se ztrátou dalších dat, zejména přidruženého adresáře.
Druhou vadou na kráse on-line přístupu k elektronické poště je problém bezpečnosti. Poštovní schránka je v naprosté většině případů chráněna pouze heslem. Přes varování provozovatelů freemailů používají uživatelé až příliš často triviální hesla a vystavují tak své e-maily nebezpečí útoku. Ani samotné webové aplikace určené pro práci s poštou nejsou stoprocentně bezpečné, takže i při nastavení dobrého hesla existuje riziko úspěšného napadení schránky. Zejména u „migrujících“ uživatelů se toto riziko ještě znásobuje tím, že přihlašovací údaje jsou ukládány v počítačích, respektive prohlížečích, a to ať už jejich vlastními funkcemi, nebo přítomností špionážního softwaru. E-mailová schránka plná zpráv, konverzací a s obsazeným adresářem je pak pro potenciálního útočníka (konkurenta, soka, zhrzeného kolegu a podobě) doslova neocenitelnou kořistí. Zatímco totiž odeslání e-mailu z účtu někoho jiného je velmi snadnou záležitostí, k níž není potřeba ani přístup ke schránce, jeho načtení je již o poznání složitějším oříškem. Kromě cílených útoků může být on-line schránka exponována i zcela náhodným návštěvníkům, ovšem s podobnými riziky.
Co je doma, to se počítá?
Používání off-line klienta a způsobu výběru pošty sice podstatným způsobem snižuje mobilitu e-mailové schránky, avšak do značné míry řeší jak problém neodhadnutelného selhání serveru, tak i riziko získání přístupu k poštovní schránce a veškerému jejímu obsahu nepovolanou osobou. Obsah uložený v klientském počítači je odolný proti selhání serveru, jeho zálohování je však přesunuto zcela na uživatele, případně na toho, kdo daný počítač spravuje. Moderní poštovní programy podporují archivaci a zálohování pomocí specializovaných funkcí. Pokud však uživatel na zálohování své schránky zcela rezignuje, jsou jeho data ve větším nebezpečí, než kdyby byla umístěna na serveru. Možnost uloupení informací pak závisí na zabezpečení daného počítače a na tom, jaké politiky jsou uplatňovány při vymezení přístupu uživatelé k němu. U PC v domácnosti či na pracovišti, kde je zpravidla využíváno jediným člověkem, je však riziko menší než v případě, kdy tento člověk vybírá e-mail přes on-line rozhraní, například z veřejně přístupného místa.
Z předchozího by mělo být zřejmé, že jak on-line, tak off-line metoda práce s poštovní schránkou (specificky tehdy, je-li využívána freemailová služba) má své přednosti i nedostatky. Proto používáme-li e-mail opravdu aktivně a je-li pro nás klíčovou technologií, lze využít některé z hned několika cest, jež umožňují oba přístupy kombinovat s udržením spolehlivosti i přijatelné míry bezpečí. Některé z nich popisujeme ve vloženém textu.
Závěr
Jak cenné jsou doopravdy naše e-maily, to zjistíme obvykle až v okamžiku, kdy o ně přijdeme. Ačkoliv bezplatné služby nebyly původně v žádném případě určeny k profesionální práci, prakticky se k ni velmi často používají. Jsou relativně bezpečné, relativně spolehlivé, relativně stabilní. To vše však doopravdy pouze relativně. Otázka, zda používat off-line či on-line metodu výběru pošty, je pro „seriozního“ uživatele freemailu poměrně významná. Z metod, které jsme popsali ve vloženém článku, můžeme doporučit použití zrcadlení, jelikož snižuje pravděpodobnost ztráty obsahu poštovní schránky, a dále IMAP, jehož pomocí lze e-mail ovládat současně z několika off-line klientů. Pro co se však rozhodnete, to je pochopitelně jen a jen na vás. 8 0376/ZAJ o
Jak pracovat s poštovní schránkou
Cesta 1: IMAP
Protokol IMAP umožňuje synchronizovat off-line klienta s on-line serverem tak, že data jsou dispozici na obou koncích spojení. Současně můžeme pracovat se složkami a zprávami na serveru z prostředí off-line klienta. Z hlediska zajištění dostupnosti dat je to velmi chytré řešení, neboť pomocí něj lze synchronizovat více počítačů současně a např. schránka dostupná z off-line klienta v zaměstnání, doma a na notebooku pak má přesně shodnou strukturu i obsah. Navíc je k dispozici i ve webovém rozhraní. Nevýhodou je, že IMAP musí být podporován našim poskytovatelem freemailu a musí být dostatečně stabilní, což nebývá úplně pravidlem.
Cesta 2: zachovávání kopií
Možnost používat off-line aplikaci pro výběr a archivaci pošty s využitím protokolu POP a současně zachovávat na serveru kopie zpráv pro on-line práci řeší možné selhání serveru. Ve skutečnosti ale u většiny freemailů vede k problémům. Stažené zprávy jsou označovány jako přečtené webovým rozhraním a obtížně se synchronizuje více než jeden počítač. Po překročení určitého počtu zpráv na serveru je stahování dalších relativně pomalým (a nepříliš spolehlivým) procesem. Tato možnost – ač mnoha uživateli běžně praktikovaná – není příliš praktická a obecně ji nedoporučujeme.
Cesta 3: zrcadlení
Zrcadlení je založeno na schopnosti většiny freemailů posílat ihned po doručení kopii každé zprávy na jiný účet. Tento účet se stává „zrcadlem“ primární poštovní schránky. Je-li primární schránka vybírána off-line aplikací, jsou všechny e-maily stále k dispozici v zrcadlovém účtu pro on-line použití. Tento účet může být u zcela jiného poskytovatele služeb, což zvyšuje jak bezpečnost dat pro případ výpadku (zprávy, které ještě nebyly staženy do off-line klienta, jsou na dvou různých serverech), tak i proti jejich ukradení. Pokud se totiž útočník dostane do primární schránky, nemá k dispozici archiv. Nutností je zde ovšem používat pro každou schránku jiné heslo.Co je on-line a off-line využívání e-mailu?
?
On-line přístup znamená, že e-maily vybíráme a píšeme s využitím webového rozhraní a prohlížeče.
?
Off-line přístup je představován klientskými programy v počítači, které poštu stahují nebo synchronizují (například jde o Microsoft Outlook).Na co si dát u off-line práce s poštou pozor?
?
Nezapomeňte zálohovat stažené zprávy na nezávislé výměnné médium.
?
Pokud váš server neumožňuje synchronizaci pomocí protokolu IMAP, synchronizujte ho jen s jedním klientem.
?
Zajistěte e-mailový program proti přístupu cizích uživatelů.
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU