Kalendář Google pro firmy obsahuje všechny standardní funkce, které znají uživatelé běžných kalendářových aplikací, přináší však i výhody, které by uživatel u konkurence hledal jen stěží. Jednou z jeho největších předností je dostupnost z libovolného zařízení s webovým prohlížečem. Služba je použitelná prakticky na jakémkoliv operačním systému či mobilní platformě.
Firemní kalendáře jsou v rámci řešení sdílené, a to podle snadno nastavitelných pravidel. Při plánování schůzek s kolegy lze využít několik funkcí, které ho značně zefektivní. První z nich je inteligentní plánování, což je funkce, jež automaticky navrhuje termíny schůzek, nejlépe vyhovující všem členům týmu. Na boční straně kalendáře lze dokonce zobrazit okénko, které neustále signalizuje status kolegů a jejich dostupnost pro chat, hovor nebo osobní schůzku.
Aby se účastníci setkání nezapomínali připravit, je možné si nechat zasílat automatická upozornění na schůzky do emailu či na telefon. Navíc si uživatel ke každé schůzce v kalendáři může předem přiložit potřebné dokumenty a nemusí je pak hledat během jednání například v emailech. Do plánování schůzek lze stejně jednoduše jako pozvání účastníků zapojit také rezervaci zasedacích místností nebo potřebného vybavení, jako jsou projektory. Obecně lze kalendář vhodně použít pro plánování sdílených zdrojů firmy, velmi efektivně kupříkladu pro rezervaci firemních aut.
Překážkou použití kalendáře není ani momentální absence připojení k internetu. S pomocí aplikace, kterou lze integrovat do prohlížeče Google Chrome, dokáže uživatel spravovat svůj kalendář, tedy posílat pozvánky či na ně odpovídat, také v režimu offline. Po opětovném připojení použitého zařízení k internetu dojde k automatické synchronizaci provedených změn.
Samozřejmostí jsou opatření pro bezpečnost uložených dat, mezi něž patří šifrované spojení mezi servery, souběžně replikované úložiště událostí v kalendáři a integrovaný nástroj pro obnovení kalendáře v případě selhání. Data vložená do kalendáře jsou tak neustále dostupná.
Chcete se dozvědět více o řešení, které zvýší produktivitu ve vaší firmě? Potřebujete snížit náklady na firemní informační technologie a jejich údržbu? Využijte služby Google Apps s podporou Ness Technologies!
Autor Jakub Truschka
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU