Jak a proč optimalizovat IT infrastrukturu ve firmě

Nicméně i přesto bývají informační technologie často vedením firmy vnímány jako nákladová položka a případná „optimalizace“ směřuje zejména k nízkým cenám provozu. Tento pohled ovšem může konkurenceschopnost naopak výrazně snížit, což v dnešní době může mít pro firmu katastrofální následky. Zaměříme se proto, jak při optimalizaci postupovat a jaké možnosti se nabízejí.

Podněty pro optimalizaci
Cílem dobře fungující IT infrastruktury je dosáhnout prostředí, které uživatelům nabídne bezpečný a rychlý přístup k funkcionalitě, kterou potřebují pro svoji práci. Pojem IT infrastruktura zahrnuje velké množství oblastí a témat pro řešení, od  počítačů a softwaru přes sítě, datová centra, řízení a správu, bezpečnost, efektivní tisk až třeba po zálohování a obnovu dat. Optimalizace je pak v každém případě individuální, neboť při vytvoření modelu se u každé firmy ukáží slabé stránky její infrastruktury a místa, na jejichž optimalizaci je potřeba zapracovat. A to jak z hlediska nákladů na provoz, tak i z pohledu flexibility, výkonu a bezpečnosti.

Právě neustálé požadavky na zavádění nových technologií může pro firmy znamenat výrazný problém s provozem jejich IT infrastruktury, který se snaží řešit různými iniciativami – od konsolidace přes nasazení osvědčených postupů a praktik až po kompletní outsourcing, kdy všechny starosti se svojí infrastrukturou přenechají partnerské firmy. Vzhledem k tomu, že podle řady celosvětových průzkumů je zhruba 70 % rozpočtů IT oddělení ve firmách zaměřeno na provoz a údržbu současného prostředí, zatímco do rozvoje a inovací jde nanejvýš zbylých 30 %, staví tato situace IT profesionály do nelehkého postavení, zvláště ve společnostech, pro které není IT oblast jejich podnikání.

Proměna infrastruktury
Důležitým krokem pro optimalizaci je připravení dlouhodobé strategie, která je v souladu s obchodními cíli společnosti, a ne se pokoušet o osamocené kroky a pokusy o dílčí změny, které jsou v rozporu s principem pohledu na IT prostředí jako na komplexní systém.

Optimalizace infrastruktury je spojována se vznikem dynamického prostředí, které nahrazuje dříve roztříštěné procesy a služby takovými, jež fungují efektivněji, opakovatelně a vzájemně na sebe navazují. Dynamičnost je také v pružnosti změn, pokud je potřeba je v infrastruktuře provádět. Tento model lze chápat jako rámec, který zahrnuje ve firmě jak lidi, tak i procesy a technologie. Proces optimalizace lze chápat jako posun od chaotické podoby infrastruktury přes standardizovanou a racionalizovanou podobu až po zmíněnou dynamickou formu, což je spojeno se zralostí procesů v korporaci. Nastíněné rozčlenění vychází ze studie analytické společnosti Gartner, která na základě svých průzkumů rozdělila infrastrukturu ve firmách právě do těchto čtyř úrovní.

1. Základní podoba infrastruktury
Analytici Gartneru ve svém průzkumu identifikovali, že 63 % zkoumaných firem mělo svoji infrastrukturu na této nejnižší, základní úrovni, což výrazně redukovalo efektivitu jejich fungování. V této fázi často ani nebývá rozpoznána příčina špatně fungujících procesů a služeb, protože nejsou k dispozici nástroje, které by tuto skutečnost odhalily. Pro základní infrastrukturu je typické manuální a nestandardizované provádění postupů s nedostatečnou centrální správou a řízením včetně chybějících pravidel pro oblast IT. Řešení incidentů často jen na úrovni dovedností a vlastních znalostí jednotlivých pracovníků se dá přirovnat k hašení požárů a následky incidentů pak mohou být katastrofické. Změny infrastruktury na této úrovni bývají nákladné a komplikované, celkové fungování nedostačující. Pokud je tento stav ve firmě identifikován, pak jej lze považovat za alarmující podnět ke změnám.

2. Standardizovaná infrastruktura
Tato úroveň již překonává prvotní chaos zaváděním pevných postupů, standardů a kontrol. Začíná se uvažovat o spolupráci jednotlivých částí infrastruktury, jednotné správě a vynucování bezpečnostních zásad. To samo již může zefektivnit základní běh IT, nicméně chybí zde proaktivní přístup a problémy a incidenty jsou řešeny zejména reaktivně, opět s velkými náklady a negativními důsledky pro fungování byznysu firmy. Pokud je firma již v tomto stadiu a má k dispozici informace o provozu IT infrastruktury, většinou se její vedení začíná ptát, jak její fungování co nejvíce zdokonalit.

3. Racionalizovaná infrastruktura
Na této úrovni se začínají brát technologie ne již jako nákladová položka, ale jako spojenec pro samotný předmět podnikání. Nasazují se řešení, která nevyžadují přímou interakci a neustálou připravenost pracovníků, klesají náklady na provoz počítačové infrastruktury, zásady a postupy jsou již zažité a v případě problémů jsou ihned vyvolávány již osvědčené a předem připravené postupy. Nákupy nového hardwaru a softwaru jsou realizovány s ohledem na existující stav, což je usnadněno i existujícími inventáři těchto elementů.

4. Dynamická infrastruktura
Nejvyšší úrovní je již zmíněná dynamická infrastruktura, kdy firma již přímo chápe technologie jako svoji obchodní výhodu a dokáže plně využít jejich potenciálu pro získání náskoku nad konkurencí. Typickým rysem pro tento stav jsou kontrola nákladů, pokročilá integrace, nabídka plnohodnotných služeb pro mobilní zaměstnance a plná automatizace procesů, které jsou měřitelné a spravovatelné a jakékoliv změny v nich jsou rychlé a relativně levné. Vyšší kvalita interních služeb a spolehlivost pak umožní firmě nabízet služby na vysoké úrovni a ke spokojenosti svých zákazníků.

Jak postupovat
V případě, že je identifikována některá z nižších úrovní infrastruktury, jsou k dispozici dvě hlavní cesty, jak tuto situaci řešit. První je snaha o zdokonalování vlastními silami, což může být zvlášť pro menší firmy obtížným úkolem. V případě, že IT oddělení takovéto společnosti se dosud skládalo ze zaměstnanců, jejichž hlavním cílem byla údržba původních technologií, je potřeba počítat s pověřením některého pracovníka či s přijmutím odborníka, který by se přímo věnoval strategii pro dosažení co nejvyšší zralosti. Je také vhodné využít dostupných konzultačních služeb, zejména pro celkovou tvorbu dlouhodobé IT strategie, neboť ta musí co nejlépe odrážet aktuální stav a kroky, které povedou ke změnám. Druhou variantou je pak již uvedený outsourcing, kdy jsou nakupované služby obvykle nabízeny již na nejvyšší úrovni, a tímto způsobem může jakákoliv společnost získat prakticky okamžitě vyspělé, fungující prostředí s profesionální správou. Jen je potřeba v tomto případě zvolit toho správného partnera.