Jak zefektivnit komunikaci a spolupráci ve firmách?

V dnešním článku se podíváme blíže na to, do jakých technologií stojí za to pro zefektivnění komunikace zainvestovat či o nich alespoň uvažovat.

Základem pro komunikaci je kvalitní konektivita, která je v Česku na poměrně vysoké úrovni. Podle aktuálních výsledků průzkumu Connectivity Scorecard 2010 si ČR opět polepšila a mezi ekonomikami založenými na inovacích se posunula již na 19. místo v žebříčku z loňské 20. pozice a nechala za sebou státy jako třeba Španělsko či Itálie. Tento průzkum, jehož kompletní výsledky lze nalézt na adrese www.connectivityscorecard.org, navíc nebere v úvahu jen technickou podobu komunikační infrastruktury, ale i její využití, a výsledkem je jakási užitečná konektivita. Právě využívání dostupných technologií je podle průzkumu tím, kde má ČR ještě co zlepšovat.

Důraz na pokles cen
VoIP, neboli hlas přes internetový protokol, má podle analytiků obrovský růstový potenciál, zejména díky zajímavým cenám, které za hovory obvykle nabízí. Přesto v uplynulých letech tato technologie narážela na spoustu překážek, jako jsou nedůvěra ze strany korporací ve srovnání s tradičními telekomunikacemi, odpor některých velkých operátorů či obavy (často i zcela neopodstatněné) o bezpečnost tohoto typu komunikace. Klíčový pro její rozvoj byly podle analytiků společnosti Current Analysis protokol SIP, který přispěl ke standardizaci v této oblasti, dále vznik nových aplikací, schopných využívat komunikaci přes IP protokol (např. jde o služby typu click to call, videokonference a podobně), a také zvýšení bezpečnosti a spolehlivosti. Důležitá je pochopitelně i podpora operátorů.

S tím, jak se datový provoz stále více přesouvá mezi mobilní zařízení, poroste i podíl využívání VoIP na mobilních přístrojích a analytici Gartneru očekávají, že v roce 2019 bude již více než 50 % hlasového provozu z mobilních zařízení tvořit právě VoIP. Podle analytiků Gartnetu bude důležitým bodem pro masovou adopci mobilního VoIP nástup 4G sítí, což nelze očekávat dříve než kolem roku 2017. Jakmile se tak stane, přesun k mobilnímu VoIP nabere na obrátkách, zejména díky finančním úsporám i pohodlí, které tato komunikace přinese, a například při nasazení technologie LTE se počítá primárně s přenosem hlasu jako dat přes IP protokol. Hlavní konkurencí pro mobilní VoIP pak podle Gartneru zůstanou textové zprávy a e-mail, neboť uživatelé budou tato média preferovat zejména z důvodu, že jsou méně rušivé, ne tolik emotivní a nespotřebují tolik času.

Nárůst efektivity práce při nasazení VoIP pak lze očekávat až při integraci s podnikovými IS, pokud bude tato technologie chápána jen jako náhrada tradičních telekomunikací, pak sice může přinést finanční úspory, nic míň, ale obvykle ani nic víc.

Prolínání pokračuje
Dalším klíčovým prvkem pro zefektivnění komunikace ve firmách je rostoucí konvergence dříve samostatných řešení. Podle některých komentátorů je smělou ukázkou budoucí podoby konvergence textových a hlasových služeb Google Voice, představený ve druhé polovině srpna, který přináší možnost telefonování přímo z e-mailové schránky, a umožňuje tak uživateli zvolit si způsob komunikace, jenž je pro danou situaci vhodnější. Nový Hotmail pak pro změnu integruje do e-mailové schránky kontakty z instant messagingových služeb, zprávy ze sociálních sítí a přináší také propojení s on-line kancelářskými aplikacemi.

I když Google Voice zatím není k dispozici v USA ani pro oficiální použití v korporacích, považuje ho Vincent Paquet, produktový manažer Googlu, za službu, která v budoucnu může firmám ušetřit množství financí a je důležitou součástí celkové hlasové strategie Googlu. Spojení s videem pak může být zajímavé zejména pro menší firmy, které nechtějí investovat do komplexnějších telekonferenčních či videokonferenčních řešení.

Podobné služby mohou zcela přeskočit tradiční telekomunikační operátory, kterým tak mohou zvláště na vyspělých trzích nastat poměrně kruté časy, neboť budou muset počítat s poklesem příjmů z hlasových služeb a s rostoucími nároky na mobilní datové přenosy. Podle analytiků Goldman Sachs se pak možnost volání z hlasových schránek stane hrozbou zejména pro sociální sítě, jako je Facebook.

Samotné videokonferenční technologie pak směřují nejen k využívání HD rozlišení, ale podle informací, které zazněly ve druhé polovině srpna na konferenci Emerging Display Technologies v kalifornském San José, počítají výrobci v budoucnu s nasazením i 3D a holografických projekcí. Důležitým předpokladem ale bude zdokonalení RGB laserů.

Co se týká sjednocené komunikace Unified Communications, UC), která je klasickým zástupcem konvergovaných systémů, tu také podle analytiků Gartneru čeká ještě řada proměn. Podle Nicka Jonese, viceprezidenta Gartneru, je hlavním problémem dnešní UC to, že jde většinou o mix mnoha technologií v jednom balíčku, které ne vždy odpovídají potřebám zaměstnancům a při výběru řešení je potřeba důkladně zvážit právě jeho technologickou stránku. Dále je podle něj důležité zohlednit licenční poplatky, které jsou s řešeními sjednocené komunikace spojené.

Nick Jones je přesvědčen, že sjednocená komunikace bude muset zažít inovaci, aby byla více konkurenceschopná vůči rychle se rozmáhajícím sociálním sítím jako Facebook a Twitter nebo třeba proti Skypu, se kterými firmy poměrně intenzivně experimentují zejména z důvodu nízkých nákladů a velkých možností, a proto zažívají takový nárůst. V následujících letech očekává Jones, že na poli UC dojde k souboji několika velkých hráčů jako Microsoft či Cisco, kteří se budou snažit získat si firmy na svoji stranu.

Další analytik Gartneru, Steve Blood, při hodnocení sjednocené komunikace zdůrazňuje zejména její přínos ohledně vyšší produktivity zaměstnanců, zkvalitnění služeb zákazníkům a celkové rychlosti komunikace, což jsou pro konkurenceschopnost na trhu klíčové vlastnosti. Dalším benefitem, jenž se rychle dostaví, bývá i redukce nákladů.

Síťový model spolupráce
Základní stavební jednotkou ve firmách již nejsou podle analytiků Gartneru jednotlivci, ale stále častěji to budou rychle se měnící týmy či doslova „roje“. V nich bude kladen důraz na velmi hladkou spolupráci (i na dálku) a tento komunitní model si doslova vynutí adopci řešení groupware a sociálních sítí ve firmách, které tak mohou nejen sdružovat aktuální tým pracující na určitém projektu, ale mohou se při propojení s elektronickými archivy stát současně i jakousi knihovnou pro uchovávání know-how.

Při investici do nového komunikačního řešení je tedy potřeba vždy zvážit, zda je schopno plně podporovat tento komunitní model spolupráce či nikoliv.

Nabídka v cloudu
Díky nástupu modelu cloud computingu také firmy mohou začít využívat komunikačních řešení jako služby (CaaS, Communication-as-a-Service), jež jsou dostupné v rámci cloudu a jsou nabízeny třetími stranami. Zde mají nejen větší flexibilitu v tom, jaké řešení zvolit bez nutnosti přizpůsobovat vlastní IT infrastrukturu, ale také dynamicky škálovat využití, zatímco když firma nakoupí drahý hardware a licence a nakonec zjistí, že v praxi polovina zůstává nevyužita, již tuto investici zpět nezíská.

Mezi další výhody patří to, že by firma vždy měla získat službu na nejvyšší možné úrovni s lepší možností správy a snadnou možností upgradu podle jejích potřeb.